Chi lavora nell’ambito delle risorse umane spesso è frenato da un pesante carico di attività amministrative. Ciò rende difficile trovare il tempo per lavorare a progetti che maggiormente impattano sui risultati economici di un’azienda. Per essere veri partner commerciali, le risorse umane hanno bisogno di tempo per costruire relazioni e comprendere le sfide che l’azienda e, di conseguenza, le persone dovranno affrontare. Le risorse umane non possono farlo se sono distratte da decine di fogli Excel di richieste ferie, moduli di valutazione delle performance, nuova documentazione per le assunzioni… e l’elenco potrebbe continuare.
I software HR come Cezanne HR sono stati creati per aumentare l’efficienza delle risorse umane, guidare il coinvolgimento dei dipendenti e generare benefici al business. * Partendo da un modulo HR di base e quindi scegliendo moduli aggiuntivi secondo necessità, le aziende che utilizzano Cezanne HR migliorano l’onboarding, la gestione delle performance, gestione delle assenze e tutti i principali processi di gestione e amministrazione delle risorse umane. Cezanne HR non si limita a liberare tempo prezioso per le risorse umane dalle attività più ripetitive, ma consente di ripensare al modo in cui le risorse umane coinvolgono i dipendenti e supportano il business.
1. È più facile trovare le informazioni di cui hai bisogno
Essere in grado di trovare i dati giusti e trarne rapidamente le informazioni che servono, è fondamentale per qualsiasi organizzazione. Il risparmio immediato sui costi per il minor tempo impiegato dai dipendenti alla ricerca di informazioni, insieme ai risparmi a lungo termine derivanti dall’utilizzo di dati accurati per supportare le decisioni aziendali, rende indispensabile per le aziende avere a portata di mano dati relativi al personale precisi e affidabili.
Cezanne HR è una applicazione software sviluppata nativamente in ambiente Cloud, quindi non solo tutti i dati sono archiviati in un unico database sicuro, ma sono anche accessibili da qualsiasi dispositivo che disponga di una connessione internet. I responsabili delle risorse umane e i manager di linea possono eseguire ricerche e salvare i report e quelli con diritti di amministratore di sistema possono realizzare e pianificare report da inviare alle persone del dipartimento risorse umane o ad altre figure in azienda a secondo della necessità.
Disporre di self-service per i dipendenti intuitivo e facilmente accessibile significa che le risorse umane non devono preoccuparsi di mantenere aggiornate le informazioni essenziali. Ad esempio, il sistema viene aggiornato automaticamente ogni volta che un dipendente richiede ferie, registra un congedo per malattia, aggiorna le proprie competenze o invia un feedback.
2. Il tuo inserimento sarà più coinvolgente ed efficiente
Le risorse umane sanno che è importante iniziare correttamente l’onboarding di un nuovo dipendente, ma essere in grado di farlo a volte può sembrare fuori dal loro controllo. Lavoratori molto giovani (neodiplomati o neolaureati) che si presentano senza aver avuto alcun contatto con il loro manager tra l’offerta e la data di inizio, il laptop che non è pronto il primo giorno di lavoro, i team della funzione IT che non hanno idea che qualcuno dovrà essere collegato ai sistemi aziendali: ci sono molti modi per demotivare un nuovo dipendente prima abbia iniziato a lavorare! **
L’utilizzo del modulo Gestione del Personale (modulo principale di Cezanne HR) e del modulo Onboarding consente alle risorse umane di implementare solidi processi di induction, assicurando che le assunzioni inizino con il piede giusto. Utilizzando lo strumento di generazione di documenti del modulo Gestione del Personale, la documentazione di nuova creazione viene facilmente condivisa tramite collegamenti, firme elettroniche richieste se necessario e tutti i documenti rilevanti archiviati in un database centralizzato e sicuro. Il modulo Onboarding semplifica la condivisione dei messaggi di benvenuto per i nuovi assunti e anche delle informazioni sul team in cui stanno per entrare. Inoltre, l’utilizzo della funzione liste di controllo in Cezanne HR consente alle risorse umane di assicurarsi che l’esperienza di Onboarding di un nuovo assunto sia ben organizzata, con una visione di chi è responsabile per tutti i documenti, chi della formazione, delle attrezzature, in modo che tutto venga consegnato in tempo.
Tutte queste efficienze fanno risparmiare tempo alle risorse umane, ai manager di linea e ai nuovi assunti, e aiutano anche nel coinvolgimento e fidelizzazione delle persone. Con l’onboarding da remoto, fonte di preoccupazione per molte aziende, è ancora più importante che le fasi del processo filino liscio
3. La produttività può essere migliorata con un modulo Time
I leader aziendali sono sempre alla ricerca di modi per aumentare la produttività della forza lavoro. È difficile scoprire nuove efficienze, senza dati solidi su come le persone stanno attualmente lavorando. Se viene chiesto alle risorse umane di tenere traccia dei carichi di lavoro e dell’orario di lavoro, è necessario che ci sia un buon sistema per raccogliere e quindi analizzare i dati di presenza. I problemi di produttività non possono essere risolti se rimangono nascosti.
Il modulo Time di Cezanne HR include sia il timesheet che le funzionalità di clock in / clock out. Con il timesheet, puoi facilmente tenere traccia delle attività e delle commesse su cui lavorano e assicurarti che le funzioni dell’azienda interessate ricevano i dati in tempo utile. Sapere su cosa stanno lavorando le persone, quando e per quanto tempo, offre ai manager le informazioni di cui hanno bisogno per guidare in modo più efficiente ed efficace i loro team. Il clock in / clock out fornisce informazioni in tempo reale su chi sta lavorando, consentendo di affrontare rapidamente eventuali assenze non giustificate.
4. Non perdere tempo a gestire il “tempo libero”
L’ultima cosa che un’azienda vuole fare è perdere tempo per gestire le ferie e rendere l’assenza ancora più costosa. Quindi, premesso che molto importante per le persone potersi riposare e godere di un periodo di riposo, l’amministrazione del processo di richiesta e autorizzazione delle ferie e permessi dovrebbe essere semplice e veloce. Ed è esattamente questo il motivo per cui Cezanne HR dispone di un modulo per gestire in modo ottimale il processo di gestione delle ferie, rendendolo più efficiente e rapido.
Gestire diversi tipi di assenza, indipendentemente dalle normative nazionali, locali e aziendali a cui devi aderire è più facile con Cezanne HR. Il modulo Gestione delle Assenze in Cezanne HR consente alle aziende di definire i propri piani di assenza in base alle proprie esigenze organizzative. A differenza di molti altri sistemi, il software HR di Cezanne si occupa anche calcoli, gestendo automaticamente i diritti di maturazione in base a tutti i fattori da considerare. Non sarà necessario ricontrollare che i giorni festivi, i riporti o i rol siano stati contabilizzati correttamente e legalmente. Se un dipendente cambia il proprio orario di lavoro ad esempio, Cezanne HR ricalcola anche le ferie spettanti e i residui.
Le assenze possono essere richieste e approvate dallo smartphone utilizzando una App, quindi il tempo di gestione del processo è ridotto al minimo. L’utilizzo di un sistema HR per gestire le assenze significa che i manager e le risorse umane possono facilmente vedere chi è al lavoro o quando sarà assente e assicurarsi che tutte le aree dell’azienda siano adeguatamente coperte tutto l’anno.
5. Individuare problemi di performance prima che abbiano un impatto sui risultati aziendali
Una delle critiche alle valutazioni annuali delle prestazioni è che non consentono di affrontare per tempo problemi di performance inadeguate. Quindi, mentre le valutazioni annuali e semestrali hanno ancora un ruolo importante in molte aziende, la gestione continua delle prestazioni, in base alla quale i dipendenti hanno feedback regolari dai loro manager, può essere cruciale per individuare e risolvere i problemi ed evitare che questi influiscano sulla produttività.
Cezanne HR supporta sia valutazioni formali che sistemi basati su feedback regolari e continui. Una combinazione di entrambi funziona bene. I manager possono affrontare i problemi prima che si intensifichino tramite incontri regolari con il personale e possono quindi esaminare obiettivi a lungo termine e opportunità di sviluppo in sessioni più strutturate almeno una volta all’anno. La funzionalità degli obiettivi nel modulo Performance di Cezanne HR semplifica la registrazione e il monitoraggio degli obiettivi, supportando la gestione dei colloqui coi dipendenti e il raggiungimento dei risultati.
6. Non dimenticare la conformità
La conformità sarà sempre una delle principali preoccupazioni per le risorse umane. Allo stato attuale delle cose, chi di occupa di risorse umane deve essere consapevole delle responsabilità in tema di sicurezza dei dati personali, di diritto del lavoro, dei nuovi problemi di salute e sicurezza derivanti dal COVID-19, delle richieste di licenziamento… e così via. L’ultima cosa che la funzione Risorse Umane vuole è che l’azienda riceva sanzioni o sia portata a gestire un contenzioso per inadempienza.
Un sistema HR, anche il più sofisticato, non può totalmente eliminare i problemi di conformità per la funzione HR. Ma Cezanne HR può aiutare molto a garantire che vengano seguiti i processi giusti, che venga mantenuta una chiara traccia e le prove che i dati siano conservati in modo sicuro e che i requisiti del GDPR, per eliminare o rendere anonimi i dati quando non più necessari, siano correttamente gestiti.
Lo scopo di Cezanne HR è aiutare chi si occupa di risorse umane ad alleggerire il carico amministrativo, rendere i processi HR come l’onboarding e la valutazione delle prestazioni più strutturati ed efficaci e fornire al management l’accesso alle informazioni di cui ha bisogno per rendere più efficiente la gestione della workforce. La flessibilità offerta dal modulo core HR di Cezanne per la Gestione del Personale e aggiungendo tutti gli altri moduli secondo necessità, ti consente di affrontare le tue sfide in ambito HR e di supportare al meglio tutta l’azienda nell’ottenimento dei risultati di business.
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