Cosa significa il lavoro flessibile per le risorse umane?

L’orario d’ufficio tradizionale è morto? Sembra sempre più probabile, con il lavoro flessibile sempre presente tra gli argomenti popolari in ambito HR.

Ed è anche facile capire perché. Sebbene un certo grado di lavoro flessibile fosse già comune in molti settori, l’ascesa delle tecnologie collaborative e la pandemia  hanno accelerato la discussione su quando e dove molti di noi svolgono le proprie mansioni lavorative quotidiane. Per molti il lavoro flessibile è visto come una vera alternativa alla tradizionale giornata lavorativa “dalle 9 alle 18” ed allo spazio di lavoro convenzionale.

Ma, mentre lavorare in modo flessibile è diventato in linea di principio più facile, ci sono prove che dimostrano che sta diventando un campo di battaglia all’interno di alcune aziende. Un numero crescente di dipendenti si è visto rifiutare le richieste di lavoro flessibile, molte realtà vogliono ancora tutti i collaboratori presenti in sede.

Chiaramente, è qualcosa che i dipendenti stanno valutando sempre più come parte della loro esperienza di lavoro. Quindi, cosa significa il lavoro flessibile per le risorse umane nel 2022?

Il diritto di richiedere da subito la flessibilità

Nella primavera del 2020, quando è scoppiata la pandemia, molte persone stavano cambiando lavoro e si sono trovate ad iniziare a lavorare in una nuova organizzazione da remoto, senza mai mettere piede in ufficio. Ed ha funzionato! Certo, a livello umano è molto diverso entrare in azienda da un pc o fisicamente, stringere la mano ai colleghi, entrare in confidenza davanti ad un caffè… Ma nella pratica non si sono viste particolare difficoltà di onboarding, gli affiancamenti hanno funzionato e le persone hanno acquisito proprietà del loro ruolo nei medesimi tempi di quando entravano in presenza. In più, alle aziende che cercano talenti questo apre l’opportunità di guardare ad un bacino molto più grande perchè distribuito sul territorio e non necessariamente vicino alla sede aziendale.

Assicurati di sapere cosa significa il lavoro flessibile per la tua azienda

Questo potrebbe sembrare un punto ovvio, ma è fondamentale che la tua forza lavoro comprenda le diverse opzioni di lavoro flessibile nel contesto della tua attività.

Ad esempio, un aspetto del lavoro flessibile è stato tradizionalmente basato sull’orario di lavoro di un dipendente e su come la giornata lavorativa standard può essere adattata per agevolare un giusto equilibrio tra lavoro e vita privata. Un altro è la possibilità di lavorare da casa, almeno una parte della settimana.

Assicurati che ai dipendenti sia chiaro il tipo di lavoro flessibile che è ottimale per voi condividendo informazioni sui diversi modi di lavorare tramite portali e spazi di lavoro condivisi, il tuo software HR e le tue comunicazioni interne. E, parlando di informazioni…

Rendi chiare e trasparenti le tue politiche e procedure di lavoro flessibile

Le politiche e le procedure formali della tua organizzazione servono a proteggere sia l’azienda che i dipendenti. Se non sono aggiornati o non riflettono l’ultima legislazione sul lavoro, potresti lasciare la tua azienda aperta ad azioni sindacali o tribunali; quindi, vale davvero la pena controllare regolarmente per vedere se sono ancora adatti allo scopo.

Quando si tratta di politiche e procedure di lavoro flessibili, una cosa fondamentale da ricordare è assicurarsi che siano facilmente accessibili e totalmente trasparenti.

Avere politiche e procedure dichiarate non solo stabilirà le aspettative dei dipendenti, ma aiuterà a mantenere la conformità legislativa che salvaguarda tutti.

L’utilizzo dei portali interni delle risorse umane è un ottimo modo per rendere visibili le politiche e le procedure per l’intera forza lavoro. I portali hanno anche un altro vantaggio intelligente in quanto possono rendere più facile per le persone condividere informazioni e lavorare in modo collaborativo, ovunque si trovino, migliorando davvero l’esperienza di lavoro flessibile per tutti.

Concentrati sulla creazione di fiducia all’interno della tua azienda

Anche se il lavoro flessibile potrebbe essere diventato un luogo comune, è ancora vero che molti manager sembrano avere difficoltà a fidarsi che i propri dipendenti svolgano il proprio lavoro in un ambiente di lavoro remoto. Ad esempio, Ricoh ha intervistato 1.500 decisori aziendali in tutta Europa e ha scoperto che il 65% non si fidava completamente del personale per svolgere il proprio lavoro da casa. Inoltre, quasi due quinti (39%) hanno affermato di ritenere che il proprio personale non lavori così duramente o efficacemente a casa.

Affinché qualsiasi accordo di lavoro flessibile sia efficace, tutti nella tua azienda devono avere fiducia nei processi, nelle attività e gli uni negli altri.

Rivedi i processi di onboarding

I tuoi processi di onboarding sono adatti a una forza lavoro flessibile? È prudente verificare se le politiche e i processi di onboarding soddisfano le esigenze dei dipendenti che lavoreranno con orari non standard o in località remote.

Ovviamente, dovrai comprendere gli obiettivi alla base delle tue attuali attività di onboarding e pensare a come questi obiettivi possono essere raggiunti online o al di fuori del normale orario di lavoro, piuttosto che faccia a faccia. Per fortuna, ci sono strumenti HR disponibili per aiutare a superare le sfide sia amministrative che psicologiche dell’onboarding remoto.

Assicurati che il tuo sistema HR possa far fronte ad una forza lavoro flessibile

Il tuo software per le risorse umane dovrebbe semplificare il processo end-to-end di implementazione e gestione di pratiche di lavoro flessibili nella tua organizzazione. In effetti, dovrebbe essere in grado di fare gran parte del duro lavoro per te.

Dal punto di vista della gestione del personale, tenere traccia di chi è presente e quando può spesso essere la parte più complicata della gestione di successo di una forza lavoro flessibile. Quindi, avere calendari di team aperti, spesso già inclusi nei nuovi sistemi software per le risorse umane, è un ottimo modo per supportare la visibilità del personale per i tuoi manager e mantenere quell’importantissimo elemento di fiducia di cui abbiamo parlato in precedenza.

Le moderne soluzioni software per la gestione delle persone basate su cloud dovrebbero anche essere in grado di calcolare il diritto alle ferie retribuite in base alle ore lavorate; così come far fronte alle richieste di ore di lavoro aggiuntive. Ciò significa che i dipendenti possono essere sicuri di essere adeguatamente ricompensati per il tempo in cui lavorano.

Oltre a semplificare la vita delle risorse umane, riunire le ore lavorate e la gestione delle assenze in un unico sistema delle risorse umane va a vantaggio anche dei tuoi manager. Possono facilmente controllare la copertura delle risorse prima di accettare le richieste di permesso o vedere chi altro potrebbe essere disponibile a coprire un collega malato. Ciò semplifica l’intero processo end-to-end delle risorse quotidiane e riduce anche le incombenze amministrative.

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