Utilizzare una piattaforma HR facilmente integrata ad altri sistemi garantisce l’accuratezza centralizzando i dati. Inoltre, gli utenti possono beneficiare di aggiornamenti in tempo reale, così come del self-service per i dipendenti. Un HR Software integrato è anche una soluzione molto più sicura rispetto all’uso di sistemi separati o processi manuali.
Ammettiamolo: la vita può spesso essere stressante. Molti di noi devono destreggiarsi tra lavoro, famiglia, il proprio benessere e molteplici impegni.
Uno studio sullo stato del payroll ha rivelato alcune statistiche preoccupanti: solo il 32% dei dipendenti ha dichiarato di aver avuto una busta paga perfetta… per non parlare del fatto che oltre un quarto dei rispondenti ha confermato di dover spesso contattare i team del payroll perché non capisce le informazioni sulleù buste paga!
Tuttavia, il payroll non deve essere un motivo di stress per il personale o qualcosa che può danneggiare la reputazione dell’azienda. Una buona gestione delle paghe può essere un fattore chiave di retention dei migliori talenti e un fattore determinante per il coinvolgimento e la produttività. Infatti, diversi studi hanno trovato chiari collegamenti tra la performance aziendale e una retribuzione corretta.
Avere un sistema HR facilmente integrato con il sistema payroll usato da chi vi fa le paghe contribuisce alla buona riuscita del processo. Vediamo perchè:
1. Dati centralizzati e aggiornati
Se il payroll è integrato con il software per la gestione del personale, il team HR può beneficiare della gestione centralizzata dei dati. Cosa significa? In pratica, questo si traduce nell’eliminazione dell’inserimento doppio dei dati, poiché le informazioni vengono condivise tra tutti i sistemi, ovvero qualsiasi dato sui dipendenti caricato viene immediatamente condiviso con il payroll. Perfetto quando cambiano dei dati come i ruoli lavorativi e i codici fiscali.
Non solo questo preclude caricamenti inaccurati (dovuti a più fasi di inserimento), ma libera anche tempo per i team HR e payroll.
2. Aggiornamenti in tempo reale
Mentre alcuni possono considerare il payroll come un’area meramente amministrativa, chi vi lavora sa che è sempre in rapida evoluzione.
I cambiamenti possono spesso essere complessi. Per questo la tecnologia serve, ma servonoanche consulenti aggiornati e preparati che vi sappiano guidare tra i cambiamenti normativi. Slo così la tecnologia potrà rispondere prontamente ai mutamenti ricorrenti.
3. Self-service per i dipendenti
Molti problemi sul posto di lavoro possono spesso essere evitati dando ai dipendenti autonomia. A volte ciò potrebbe significare flessibilità su come si svolge il lavoro. A volte significa dare ai dipendenti autonomia su come controllano i loro dati.
Il software HR, come quello di Cezanne, permette ai dipendenti di accedere alle buste paga digitali e ai dati principali in qualsiasi momento e ovunque. Ciò significa che, con un unico accesso, possono accedere, controllare e modificare i loro dati o dettagli (come indirizzo o banca), prevenendo o mitigando eventuali problemi di payroll.
Tuttavia, questo accesso non dovrebbe avvenire a scapito della sicurezza. Il miglior software HR dovrebbe permettere configurazioni di permessi per accedere a specifici dati – come dare ai dipendenti accesso solo ai propri dati ma all’HR, al payroll o ai responsabili una visione complessiva – significando che l’autonomia dei dipendenti (e la possibilità di mantenere i propri dettagli aggiornati e accurati) non avvenga a scapito della sicurezza degli altri. Ciò significa che nessuno dovrebbe essere in grado di causare errori nei dati, accidentalmente o meno.
4. Maggiore sicurezza
La sicurezza non deriva solo dalla possibilità di configurare i livelli di accesso, che è un modo per garantire l’accuratezza dei dati (dando solo agli amministratori di sistema e ai praticanti necessari la supervisione), ma un altro modo è garantire che il software sia dotato di adeguata sicurezza contro le minacce esterne.
I dati chiave per l’elaborazione del payroll (dettagli del conto bancario, numeri di previdenza sociale, informazioni personali) siano mantenuti al sicuro da manipolazioni criminali o esterne con più livelli di sicurezza.
Non solo le soluzioni di Cezanne sono conformi al GDPR, ma i dati sono anche criptati, protetti da password sicure e vengono effettuati regolari test di penetrazione da parte di una terze parti indipendenti. La certificazione ISO27001 dimostra anche che le policy e le procedure che Cezanne segue per garantire la protezione dei dati sono ineccepibili.
