Come i manager possono contrastare il calo di produttività estivo — In breve…
Il calo di produttività estivo è un fenomeno reale e ben documentato. Le cause principali sono la concentrazione delle ferie nello stesso periodo, una copertura del personale non uniforme e dipendenti poco coinvolti. La soluzione consiste nell’avere visibilità su chi è assente e quando, pianificare il carico di lavoro in modo realistico, e assicurarsi che le persone rimaste al lavoro si sentano valorizzate, non semplicemente chiamate a coprire le assenze altrui.
Arriva l’estate, il calendario inizia a riempirsi di messaggi “OOO” e, in qualche modo, la stessa quantità di lavoro deve essere portata a termine con meno persone a disposizione.
Se ti suona familiare, non è solo una tua impressione.
La maggior parte dei line manager nota ogni estate un reale calo nella produttività e nell’energia del team.
Ma, a dire il vero, raramente è dovuto a pigrizia o mancanza di impegno. Il calo estivo della produttività è un fenomeno stagionale prevedibile, con cause altrettanto prevedibili: questo significa che puoi pianificarlo, anziché limitarti a cercare di sopravvivere. Con la giusta pianificazione, infatti, l’estate non deve necessariamente tradursi in un forte calo della produttività o dei risultati.
Questa breve guida analizza perché si verifica il calo di produttività estivo e cosa puoi fare concretamente, giorno per giorno, nel tuo ruolo di responsabile del team.
Perché, quindi, la produttività cala ogni estate?
Di solito, è la combinazione di diversi fattori che si verificano contemporaneamente.
Le ferie annuali tendono naturalmente a concentrarsi durante le vacanze scolastiche. Se hai un team composto da dipendenti con figli piccoli, può facilmente capitare che tre o quattro persone siano assenti nello stesso periodo. Questo è particolarmente probabile quando le ferie non sono state coordinate adeguatamente.
Di conseguenza, le persone che rimangono al lavoro si trovano spesso, senza troppo clamore, a farsi carico di attività aggiuntive di copertura. Se a questo aggiungiamo temperature più alte, giornate più lunghe e la sensazione generale che “tutti gli altri siano in vacanza”, anche la capacità di concentrarsi ne risente, persino per chi non è partito.
E non si tratta solo di aneddoti. Un sondaggio condotto su oltre 1.100 lavoratori britannici dalla Global Payroll Alliance, riportato da HR Magazine, ha rilevato che il 61% degli intervistati dichiara una diminuzione della produttività durante i mesi estivi, indicando come principali cause la stanchezza, le temperature scomode in ufficio e la difficoltà di concentrazione. Nonostante ciò, è emerso che solo circa la metà dei datori di lavoro adotta attivamente misure per affrontare il problema.
Tutto questo significa che il normale ritmo lavorativo annuale dei dipendenti viene alterato. E, in qualità di manager, sei nella posizione migliore per contribuire a renderlo più fluido.
Come posso gestire le sovrapposizioni delle ferie?
Il principale spreco di tempo è solitamente la mancanza di visibilità, non le ferie in sé.
Se puoi vedere a colpo d’occhio chi è assente e quando, puoi individuare una sovrapposizione prima che diventi un problema. Un calendario condiviso del team, o un sistema per la gestione delle assenze integrato con il tuo HRIS, può svolgere svolge questo compito molto meglio di un foglio di calcolo che qualcuno dimentica di aggiornare.
Vale anche la pena stabilire in anticipo una regola semplice ed equa per i periodi più impegnativi, ad esempio un limite al numero di persone dello stesso team che possono essere assenti contemporaneamente. Definisci questa regola prima che inizi la corsa alle ferie estive, non quando è già in corso, e assicurati che tutti ne comprendano il motivo.
Cosa faccio quando metà del team è assente ma le scadenze non sono cambiate?
Prima di tutto, sii realistico sulla capacità effettiva del team, invece di fingere che nulla sia cambiato.
Se sai che tre persone saranno assenti la prossima settimana, è il momento di rimandare le attività non urgenti, non di lanciarne di nuove; ridistribuisci le attività sulla base dell’effettiva disponibilità delle persone.
Inoltre, è necessario comunicare agli stakeholders tempistiche realistiche, in modo trasparente.
Anche il cross-training può molto utile. Se una sola persona sa svolgere una determinata attività, le sue ferie estive diventano un problema per tutti gli altri. Una condivisione delle conoscenze all’interno del team, sviluppata ben prima dell’arrivo dell’estate, rende molto più semplice garantire la copertura quando serve.
Come faccio a mantenere motivati i membri del team che SONO in ufficio e motivati?
È questo l’aspetto che i manager spesso trascurano.
È facile dare per scontato che il team rimasto in ufficio sia produttivo perché non è quello “in spiaggia”.
Ma spesso sono proprio queste persone a sentirsi silenziosamente sovraccaricate, oppure semplicemente annoiate, se il normale ritmo di lavoro rallenta.
Piccoli accorgimenti possono fare la differenza:
- affidare alle persone un’attività stimolante, o una parte di responsabilità su un progetto mentre il ritmo è più tranquillo
- fare più check-in del solito
- riconoscere concretamente quando qualcuno ha coperto l’assenza di un collega.
Non deve essere un gesto eclatante. È sufficiente che il contributo venga notato!
Quindi, dovrei allentare un po’ le regole durante l’estate?
Molti manager scoprono che un po’ di flessibilità, come terminare prima il venerdì o adottare un dress code più informale, può avere un effetto positivo. È un segnale di fiducia, e la fiducia tende a essere ricambiata con maggiore impegno.
Detto questo, è opportuno confrontarsi con HR prima di introdurre formalmente qualsiasi cambiamento. Ricorda: la coerenza tra i team è importante, e non vuoi che un reparto operi secondo regole diverse da quelle del reparto accanto.
In che modo il software HR può rendere tutto questo più semplice?
Un buon sistema integrato per la gestione delle assenze elimina gran parte delle incertezze nella pianificazione estiva. La visibilità in tempo reale sulle assenze, la possibilità per i dipendenti di prenotare autonomamente le ferie, e i controlli automatici rispetto alle regole di copertura, significano meno sorprese e meno tempo speso a rincorrere informazioni.
La conclusione? Non prepararsi significa prepararsi a fallire!
Il calo estivo non è un problema di disciplina, e trattarlo come tale tende generalmente a produrre l’effetto contrario. È un problema di pianificazione e di gestione delle energie, ed entrambi possono essere affrontati efficacemente con un po’ di preparazione: una visibilità chiara sulle assenze, conversazioni trasparenti sulla capacità del team e un impegno concreto a far sentire valorizzate, anziché dimenticate, le persone che continuano a lavorare.
Vale inoltre la pena ricordare che le linee guida sulle ferie annuali sono chiare: pause regolari dal lavoro favoriscono il benessere, la motivazione e, in ultima analisi, la produttività. Gestita correttamente, quindi, l’estate può diventare un periodo dell’anno più tranquillo e sereno, ma comunque produttivo.
Le domande frequenti che riceviamo sulla gestione di un’estate più produttiva
Perché la produttività del team diminuisce durante l’estate?
Di solito è una combinazione di ferie sovrapposte, vacanze scolastiche, temperature più alte e un naturale rallentamento del ritmo lavorativo, piuttosto che un’unica causa.
Quante persone dovrei autorizzare ad assentarsi contemporaneamente durante l’estate?
Non esiste un numero universale. Dipende dalle dimensioni del team e dal carico di lavoro, ma stabilire in anticipo un limite o una regola equa aiuta a evitare discussioni in seguito.
È normale che le persone rimaste in ufficio provino risentimento durante l’estate?
Sì, ed è importante affrontare la questione direttamente. Dover coprire le assenze dei colleghi senza che questo venga riconosciuto è uno dei modi più rapidi per compromettere il morale del team, anche quando nessuno ha fatto nulla di sbagliato.
Dovrei consentire al mio team di lavorare con orari flessibili durante l’estate?
Molti manager ritengono che una certa flessibilità, come terminare prima il venerdì, contribuisca a creare consenso e buona volontà con costi ridotti. È tuttavia opportuno verificare prima che questa soluzione sia in linea con la policy aziendale generale.
Il software per la gestione delle assenze può davvero ridurre il mio carico amministrativo?
Sì. La visibilità in tempo reale sulle assenze e i flussi di approvazione automatizzati eliminano gran parte dei controlli manuali e degli scambi di messaggi che consumano una parte significativa della settimana di un manager.
Dovrei scoraggiare le persone dal prendere ferie in estate per proteggere la produttività?
No. Le linee guida sulle ferie annuali chiariscono che pause regolari favoriscono il benessere, la motivazione e la produttività. Scoraggiare le ferie rischia quindi di creare problemi più grandi in un secondo momento. Una pianificazione migliore è una soluzione più sostenibile rispetto a limitare il tempo libero.
Con quanto anticipo dovrebbero essere prenotate le ferie estive?
Prima possibile. Incoraggiare le richieste con largo anticipo rispetto al periodo delle vacanze scolastiche offre molto più margine per gestire equamente eventuali sovrapposizioni.
