Si trabajas en el área de recursos humanos, estoy convencida de que ya conoces los beneficios que tiene para tí el sistema de «autoservicio del empleado». Menos tiempo perdido para incorporar datos o para responder a un montón de preguntas de los compañeros sobre los días de vacaciones, las bajas por enfermedad, maternidad o paternidad o sobre los procesos que se deben seguir.
Pero, ¿cómo se ve desde la perspectiva del empleado? Esta es mi opinión sobre la gestión de las vacaciones desde donde estoy ahora, en casa, con un café en la mano y conectada con la oficina.
Hace años, solicitar las vacaciones solía implicar desplazarte a la oficina y entregar el formulario correspondiente en Recursos Humanos o, bien, a tu responsable directo. Había entonces que cruzar los dedos y confiar en que se pudiera en marcha el proceso de tramitación y aprobación correspondiente, para que, en un plazo no muy largo, se consiguiera firmar y, entonces, empezar a reservar vuelos, hoteles, etc.
Hoy en día, estas cosas han quedado ya muy atrás. El interfaz móvil de las soluciones de gestión de recursos humanos, como puede ser Cezanne HR, hace que todo este proceso sea mucho más sencillo. Estos son los cuatro pasos a seguir:
Comprobar los días libres pendientes
Cuando estoy pensando en reservar algo para hacer en mi tiempo libre, da igual si es para un solo día o para un viaje más largo, rara vez me encuentro en mi mesa de trabajo o con mi portátil. Lo más habitual es que los planes de vacaciones surjan tomando una cerveza, con amigos o con mi pareja. ¿Puedo disponer de una semana de vacaciones o, incluso, de dos, y tener días libres todavía para pasar las Navidades con la familia? A mí se me plantea muy a menudo esta cuestión. Y a mucha gente que conozco, también. Responder a esta pregunta es fácil si puedo consultar los detalles a través de cualquier aplicación desde mi móvil. Con un solo click o dos, puedo saber cuántos días he disfrutado y cuántos tengo pendientes.
Comprobar los calendarios del equipo
Sin embargo, antes de reservar los billetes y empezar a comprar todas las cosas que me llevaré para el viaje, necesito comprobar que realmente puedo coger esos días que necesito. Como parte de un equipo de trabajo, tengo que saber si durante mis vacaciones, habrá compañeros que puedan cubrir mi ausencia, ya que, en el caso de no ser así, claramente mi solicitud será rechazada por el responsable. La aplicación móvil permite navegar por el calendario de todo el equipo y comprobar si existe coincidencia o no entre mis vacaciones y las de mis compañeros, o bien si estos están realizando algún curso o cualquier otra actividad durante los días que yo he elegido. Saber los días libres de todos, ayuda a planificarme mejor.
Presentar la solicitud de las vacaciones
Esta es la parte más fácil. Solo hay que buscar las fechas que quiero, seleccionarlas y darle a enviar. El sistema, automáticamente, se encarga de enviar la petición a mi responsable. Si está trabajando hasta tarde o tiene su móvil disponible en ese momento, la aprobación será sencilla. Basta con que él pulse el botón de aprobar, y el sistema actualizará el calendario mostrando los días que estoy cogiendo y los que me quedan. Yo recibiré una notificación diciéndome que todo está Ok. El resto de la tarde la tendré libre para escoger la mejor oferta para mis vacaciones. Pero, ¿qué pasa si no hay vuelos para las fechas que he reservado? Tendré que cambiar las fechas que había seleccionado.
Volver a presentar una solicitud de ausencia
Lo que podría parecer, en principio, una pesadilla, en realidad no lo es. Al entrar en la aplicación, puedo revisar mis peticiones de ausencia, o presentar una solicitud para eliminar cualquier petición que haya realizado anteriormente, si las fechas son erróneas y actualizarla con los datos correctos. También puedo incluir una nota para mi responsable, explicándole porqué necesito hacer el cambio.
En tan solo 10 minutos, he podido revisar mis vacaciones anuales sin abandonar mi reunión de amigos. Ahora solo nos queda discutir sobre nuestro plan de actividades, los modelitos que nos llevaremos o las nuevas gafas de sol que vamos a estrenar.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
