Por qué debes querer un software HR

Si eres asiduo a la prensa, te habrás dado cuenta de que últimamente se habla mucho del papel de los robots en la industria y en la sociedad en general, y de su impacto en el plano laboral de los humanos. De hecho, ya se habla de que la clase media y los puestos de trabajo que generan los ingresos medios, corren un alto riesgo de ser sometidos al control de la tecnología. Algunos expertos dicen que el 30% de los puestos de trabajo podrían ser automatizados antes de 2025. ¿Te imaginas?

Al menos, algo que me deja un poco más tranquila es que también dicen que los empleos asociados al entorno de los recursos humanos, no están en la lista de los más asediados por los robots. (Si te interesa: suscriptores de seguros, operadores de reactores nucleares y contables o auditores, están entre los primeros puestos). No obstante, me gustaría decir que, aunque el factor humano en la gestión de personas creo que es irreemplazable, sí que es cierto que la profesión puede mejorar mucho aún, con la ayuda de la tecnología.

Te dejo mis cinco razones por las que creo que el entorno de Recursos Humanos debería apoyarse más en la tecnología:

Más tiempo para la estrategia

Francamente, no conozco a muchos profesionales de Recursos Humanos que quieran dedicar su tiempo a tramitar las vacaciones anuales o los permisos de ausencias laborales. O haciendo seguimiento de la gente que ha estado enferma y no ha rellenado los formularios precisos. Los sistemas de gestión HR más modernos permiten gestionar muchas de las tortuosas (aunque necesarias) tareas administrativas y liberar un tiempo precioso para dedicarlo a otras funciones que aporten mayor valor a la compañía. Menos tiempo procesando el trabajo administrativo, suma más horas para invertir en funciones de primer orden, más estratégicas y para encontrar la manera de ayudar a la organización a conseguir sus objetivos y, también, apoyar a los managers para que puedan obtener lo mejor de sus colaboradores.

Métricas actualizadas

Los más avanzados sistemas de software son una fuente de información muy valiosa. Unos pocos clics de ratón y HR puede proporcionar todos los datos actualizados de la plantilla, las normas salariales, el coste por ausencia a causa de las bajas por enfermedad o el presupuesto para la formación obligatoria del próximo trimestre.

El hecho de que Recursos Humanos pueda proporcionar datos precisos y actualizados permite también que la organización pueda estar segura de cumplir con la legislación en curso y mostrar la información pertinente en caso de tener que acudir a algún juicio por conflictos laborales. En el entorno actual en el que la inmediatez cobra una particular relevancia, también es importante el hecho de poder acceder a cualquier tipo de información relacionada con la gestión de personas, al momento, de manera fácil, cómoda y segura.

Mejor comunicación con el empleado

Gracias a la tecnología, hay muchos empleados que ya no están limitados a un horario de trabajo inflexible (de 9 a 5) o atados a su puesto frente al ordenador. Cada vez más nos encontramos con mayor flexibilidad laboral, con formas de trabajo en remoto, con la utilización del Smartphone o las tablets para desempeñar nuestras funciones y, evidentemente también, para acceder a la información que se necesita y poder mantener el contacto con el resto del equipo.

Lo mejor de esta tecnología innovadora de HR es que proporciona aplicaciones para móviles (APP) que permiten a los trabajadores, desde actualizar sus datos personales, hasta verificar sus días de permiso anuales o acceder a sus beneficios, mientras está en movimiento. En particular, lo empleados que conocemos como la Generación Y esperan disponer de este tipo de funcionalidades. Y se quedan realmente sorprendidos si se incorporan a un puesto de trabajo en el que para reservar sus vacaciones deben pasar por un proceso manual tedioso y que les hace perder demasiado tiempo.

Un software de gestión como Cezanne HR proporciona, entre sus múltiples funcionalidades, un portal social integrado que permite que los empleados puedan conectarse y compartir información, encontrar respuestas a preguntas concretas de manera sencilla y rápida y, en general, empatizar con el resto de los miembros de la organización.

Capacidad para identificar tendencias

Un sistema automatizado podríamos decir que proporciona una visión de “ojo de halcón” sobre lo que está sucediendo en la empresa y permite identificar de manera más sencilla cuáles son los “puntos calientes”. Por ejemplo, los informes periódicos sobre los niveles de ausencia, pueden mostrar si hay algún nivel particularmente alto en algún departamento concreto. Estas señales, informan a HR de que podría ser necesario observar más detenidamente los niveles de estrés o el estilo de gestión de dicho departamento. También, si aumentan los datos negativos en las estadísticas de rotación del personal puede ser indicativo de que la empresa puede tener algún problema con el compromiso de los empleados o incluso, sufrir una fuga de talentos que podrían irse derechitos a la competencia. Si HR se dota de la información necesaria y da la voz de alarma de manera temprana, será más probable que se puedan tomar medidas que permitan evitar que se produzcan daños a largo plazo en el negocio.

Fuerza de trabajo más ágil

En un entorno como el actual las necesidades del negocio pueden cambiar de la noche a la mañana. La eclosión de nuevas tecnologías puede alterar el mercado y la organización puede encontrarse con que, de repente, necesita personas con nuevas habilidades. La fuerte competencia obliga además a las empresas a buscar continuamente fórmulas que les permita diferenciarse del resto. Las metas y las prioridades pueden cambiar drásticamente.

Si se equipan con tecnología de recursos humanos, las empresas tienen acceso inmediato a la información y eso les permite actuar con rapidez. Los managers podrán ver, por ejemplo, qué habilidades tienen las personas que conforman la plantilla y en qué lugares o puestos se encuentran las lagunas. Pueden buscar recursos adicionales para un nuevo proyecto o tomar una decisión informada sobre si desarrollar el talento interno o buscar expertos fuera. La capacidad para cambiar de rumbo rápidamente puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso – y si HR apoya esa agilidad- el negocio tendrá mayores posibilidades de impulsar su éxito.

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