Los cambios nunca son fáciles. Como seres humanos estamos habituados a nuestras costumbres y a aquello que se utiliza cada día, razón por la que ante la novedad, no siempre se presenta una actitud positiva o abierta. Incluso cuando estos cambios suponen una mejora en las tareas diarias no es nada extraño mirarlos con cierto recelo.
A la hora de implantar nuevos sistemas de software HR, también aparece este problema. Lo ideal sería que una vez que estuviera listo para funcionar, los empleados tan solo tuvieran que conectarse y con unas sencillas pautas, pudieran ponerse a trabajar con él. Algo que en principio es posible para los programas intuitivos, que están diseñados con la función de autoservicio. Pero esto dista bastante de la realidad.
Son muchos los trabajadores que miran con recelo este tipo de cambios y muestran cierta resistencia en primera instancia. Aunque también existe siempre en una plantilla personas abiertas a las mejoras que verán en ello una oportunidad para desarrollarse y seguir aprendiendo en su trabajo. Sea como fuere, todos los trabajadores necesitan que se les anime a descubrirlo por sí mismos.
Para conseguirlo, basta con seguir unos sencillos pasos que harán que la función de autoservicio acabe siendo acogida con éxito.
Comunicar de manera clara y concisa
Es fundamental dar a conocer el nuevo sistema de HR, incluso antes de que esté listo para funcionar. De esta manera, las posibles resistencias pueden paliarse con antelación y a los inconvenientes o críticas que puedan surgir es posible darles respuesta antes de que se implante.
De igual manera es importante hacer hincapié en los beneficios que va a traer el nuevo software de HR. Existen ciertos valores y ventajas inseparables de las mejoras en sistemas de trabajo, como son el aumento de la productividad o la flexibilidad, que deben ser siempre remarcados. Estas deben ser mostradas claramente, para lo que es posible enseñar a los empleados cómo hacer una configuración de manera sencilla, personalizar algunos aspectos, manejar el calendario o revisar la información sobre las personas a su cargo.
De esta manera, se evita que, al presentar el sistema, una vez que esté preparado para trabajar con él haya un exceso de información difícil de procesar.
Centrarse en el empleado
Es fundamental ponerse en el lugar de los trabajadores. Los cambios y novedades en sistemas de HR pueden verse como una especie de intrusión en sus labores, incluso pueden considerarse una falta de confianza o cuestionamiento de cómo se está haciendo el trabajo.
Por este motivo es esencial pensar en lo que se propone y cómo puede interpretarse. Pero además, hay que considerar también las consultas que se reciben a diario, las dudas que surgen habitualmente y a las que se debería dar respuesta con la implantación de un nuevo software. Del mismo modo, las nuevas tareas o posibilidades que este aporte también deben ser evaluadas en relación con su utilidad o su sencillez de acceso.
Empezar por lo más sencillo
A la hora de implantar un nuevo sistema de HR hay que tener en cuenta también los tiempos. No es posible dar toda la información a la vez, al igual que tampoco es factible empezar a utilizar las funciones más avanzadas desde el primer momento. De manera que lo más recomendable es comenzar por lo más sencillo.
Lo ideal es empezar con tareas simples, que no lleven mucho tiempo y que puedan ser realizadas con unas simples instrucciones. Estas pueden ser labores fáciles como subir una fotografía para su perfil o completar sus datos de contacto. Esto es una buena manera de familiarizarse con el sistema y, además, permite ir aumentando la dificultad gradualmente. Así, se puede realizar una programación de tareas específicas y objetivos que deban conseguirse cada día, que harían que el sistema calase poco a poco y sin dificultades entre los trabajadores.
Compartir los mensajes en cualquier momento
En una sociedad en la que la comunicación se ha situado en el centro de todo, es imprescindible que esta forme parte de un sistema de HR. Este debe estar disponible en diferentes formatos para así poder ser consultado a través de dispositivos móviles. Una función que da flexibilidad y movilidad tanto a los trabajadores como a la propia empresa.
De esta manera, solucionar una duda, pedir un permiso o consultar las vacaciones será posible desde cualquier lugar, ya sea desde casa o desde la habitación de un hotel si se está en un viaje de negocios. Una función que no solo debe aplicarse, sino que también debe darse a conocer a los empleados.
Involucrar a los nuevos empleados
Siempre que llega una persona nueva a la oficina es indispensable formarla y también mostrarle el funcionamiento del sistema de HR. Para ello lo ideal es darle acceso al mismo, pero también facilitarle plantillas y una guía con todos los pasos que debe seguir para realizar sus tareas. Documentos con los que su adaptación sea mucho más sencilla.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
