Se acercan las vacaciones de verano y la avalancha de solicitudes sobre la mesa de los managers crece descontroladamente. Esta puede ser una época complicada del año para el equipo de Recursos Humanos que es quien se encuentra en la primera línea de batalla cuando se trata de afrontar la escasez de personal de última hora o de calmar los ánimos de aquellos empleados descontentos a los que se les ha rechazado su petición de vacaciones.
Está claro que las personas que trabajan en el área de Recursos Humanos también necesitan vacaciones. Pero claro, ¿cuál es la mejor manera de asegurar que la máquina sigue funcionando sin sobresaltos mientras tú no estás?
Estas son algunas cosas clave que puedes tener en cuenta si quieres evitar los mails de pánico y disfrutar plácidamente de tus vacaciones con el teléfono apagado:
Avisa con suficiente antelación
Si trabajas en una empresa pequeña -y, especialmente si eres la única persona que gestiona Recursos Humanos- asegúrate de avisar a todos con suficiente antelación sobre las fechas en las que estarás de vacaciones. De esta manera, si la alguien necesita pedir urgentemente algún dato a Recursos Humanos o si los managers piensan hacer cualquier cambio que afecte a la nómina por ejemplo, sabrán que deberán ponerse en contacto contigo con antelación suficiente.
Políticas
Muy a menudo las áreas de Recursos Humanos son bombardeadas con preguntas que se pueden responder fácilmente con solo acudir a la política corporativa. La mayoría de los sistemas de gestión HR incluyen un portal central al que se puede acceder de una manera muy sencilla a todas las políticas y procesos de la organización. Asegúrate de que tus políticas sobre permisos y bajas por enfermedad, disciplinarias o cualquier tipo de requerimiento o queja sobre salud o seguridad están perfectamente actualizas y todo el mundo sabe dónde y cómo encontrar la información.
Fomenta las solicitudes de vacaciones anticipadas
Vale la pena recordar a los managers que animen a sus equipos a que soliciten sus vacaciones cuanto antes, sobre todo si están trabajando en áreas en las que está perfectamente reglamentado el tiempo en el que se pueden disfrutar o si no se permite la ausencia de varias personas de un mismo equipo al mismo tiempo. Es fácil que un rechazo a una petición hecha a destiempo provoque malas sensaciones, sea causa de conflicto o incluso genere cierta tensión entre los miembros del equipo. Ahora bien, si todos tienen las cosas claras -y se les ha recordado las fechas- no habrá sorpresas desagradables y nadie tendrá porqué sentirse herido.
Mantente al tanto de las fechas clave
Asegúrate de estar al corriente de cualquier fecha o acontecimiento clave que tenga lugar durante tu ausencia. Personas que se incorporan a la compañía, por ejemplo, o colaboradores cuyo período de prueba se acaba, o cualquier otra fecha que te gustaría tener en cuenta como el comienzo o finalización de una baja de maternidad, el vencimiento de un curso de formación o capacitación obligatorio o la renovación de visados para los trabajadores extranjeros. Si dispones de un sistema de gestión de personas automatizado podrás configurarlo para que te recuerde cuándo se tienen que llevar a cabo las acciones previstas para que las puedas planificar con suficiente antelación.
Contrata personal
Con los recién licenciados inundando el mercado laboral durante el mes de julio, este puede ser un buen momento para que las organizaciones seleccionen nuevos empleados con talento. Sin embargo, no tiene mucho sentido iniciar una campaña de selección si las personas claves para hacer el seguimiento del proceso estarán ausentes. En un mercado de reclutamiento tan competitivo como el actual, los mejores candidatos no estarán disponibles durante mucho tiempo. Asegúrate de que los responsables de la selección han tenido en cuenta las fechas de vacaciones de todas las personas clave que están involucradas en los procesos de entrevista y toma de decisiones para que se puedan planificar las tareas en consecuencia.
Recuerda a los empleados que utilicen el autoservicio
Si tienes un sistema automatizado de gestión de Recursos Humanos seguramente podría ser una buena idea recordar a todos los empleados antes de irse de vacaciones las opciones de autoservicio que tienen a su disposición. La mayoría de los sistemas tienen un espacio en el que se pueden almacenar todos los documentos importantes y al que todos los empleados tienen acceso para encontrar respuestas a cualquier duda que puedan tener. Sistemas como Cezanne HR también permiten a los empleados registrar ausencias por enfermedad, solicitar vacaciones e introducir cambios en la dirección número de teléfono. Un recordatorio oportuno sobre lo que los empleados pueden hacer de manera autónoma podrá ahorrarte una bandeja saturada de mails a tu regreso.
Organiza las solicitudes de acceso por materias
El GDPR ha puesto sobre las organizaciones una nueva carga adicional para responder, mucho más rápido que antes, a las solicitudes de acceso de los sujetos a la información o datos pertinentes. Para evitar entrar en una crisis de pánico en caso de que llegue una solicitud mientras estás ausente, asegúrate de haber hecho la simulación previa adecuada, documentando dónde se almacenan los datos de los empleados, así como cualquier otra información que pueda ser necesaria. Puedes encontrar más información sobre estas solicitudes y plazos relevantes aquí para que puedas incluso agruparlas conforme a un período de tiempo relevante, si fuera necesario.
Ten un plan de emergencia
Hay una regla no escrita que dice que lo peor generalmente sucede cuando recursos humanos no está. Asegúrate de que haya un plan B de apoyo para que, si algo serio sucede en tu ausencia, los managers sepan con quién deben ponerse en contacto, ya sea con el CEO, con una línea de ayuda legal o con el apoyo de Recursos Humanos subcontratado.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
