Hace poco, un amigo mío se compró un coche nuevo. Optó por una berlina 4X4. Cuando le pregunté por qué se decidió por un coche con tracción a las 4 ruedas me dijo, simplemente, que “quería tener un coche así”. A pesar de estar fascinada por su reciente adquisición, no puede dejar de pensar que mi amigo había pagado cerca de un 40% más, por obtener una característica que, lo más probable, es que no utilice nunca.
Por supuesto, es su dinero, y puede gastarlo como le apetezca. Pero cuando abordamos la compra de un software de gestión de recursos humanos en representación de nuestra compañía, la situación, desde luego, cambia.
El año pasado tuvimos que tratar con un cliente que buscaba un software RH para su organización. El director de recursos humanos quería una aplicación que incluyera un módulo de selección, a pesar de que el número de nuevas incorporaciones previstas para el futuro era de aproximadamente 8 personas al año. Por lo tanto, estaba dispuesto a cargar a su organización con una serie de costes adicionales que, en realidad, no se justificaban teniendo en cuenta las necesidades que planteaba.
De alguna manera, existe la percepción de que comprar una solución que tiene de “todo”, implica tener un sistema mejor, aunque cubra necesidades que realmente no tenemos ni prevemos tener en el futuro.
Comprar a lo grande es un elemento que sigue teniendo relativo peso en el proceso de selección de un software. En la industria TI se solía decir que “nunca se ha despedido a nadie por comprar un IBM”. Es un “dicho” que refleja a la perfección el temor a optar por una solución menos conocida por si esta puede generar recelos entre el equipo o la dirección si algo, durante el proceso, se tuerce. De hecho, muchas veces me he encontrado con organizaciones que han mostrado una preferencia clara por una determinada solución, pero, el responsable de recursos humanos ha venido a decirme algo así: “¿cómo voy a justificar la compra de este sistema si no está entre la lista de los más conocidos elaborada por los analistas? Desde luego, es una forma de actuar que responde a la estrategia de evitar riesgos, pero que puede traer consecuencias contrarias a las esperadas.
Los grandes sistemas empresariales tienen, por su propia naturaleza, un alto grado de configurabilidad y complejidad, lo que supone una ventaja, si se encuentra en el contexto concreto, pero, al mismo tiempo, implica un precio más elevado. No solo en la fase de implementación, sino también, a lo largo de todo el ciclo de vida del sistema. Si la organización no tiene a su disposición un equipo de expertos en el sistema, es posible que, después de aproximadamente un año, acabe por darse cuenta de que su solución de Recursos Humanos cubre muchas menos de las necesidades que esperaba porque ni tiene el tiempo ni el presupuesto para configurar los flujos de trabajo o mantener los datos y los procesos actualizados.
Estas circunstancias son mucho más comunes de lo que piensas. Lo refleja la cantidad de casos que nos encontramos en los que se nos piden que reemplacemos algunos de los sistemas más conocidos del mercado por otras soluciones más apropiadas, ya que los primeros demostraron ser costosos e inadecuados, tanto en términos de tamaño como de requisitos. De hecho, muchos clientes de entre 500 y 1.000 empleados habían comprado sistemas más orientados a las organizaciones de más de 2.500 empleados. Por supuesto, lo habían hecho también a un precio bastante más elevado.
En este sentido, es bueno tener en cuenta las ventajas que proporciona un sistema multiusuarios, en el que todos los clientes comparten un mismo código básico y el sistema se puede aprovisionar “tal cual” con una configuración genérica que cubre la mayoría de las funciones de recursos humanos, permitiendo, además, alguna configuración “extra” para adaptarlo a las necesidades específicas de cada organización. Estos sistemas pueden proporcionar ahorros significativos en términos de coste tanto en alojamiento como en actualizaciones, estas últimas, disponibles de forma gratuita para todos los clientes. Todo ello sin perder -o, mejor dicho- ganando en seguridad en el acceso a la aplicación.
Está claro que cada sistema ofrece diferentes niveles de configurabilidad. Si tus procesos de recursos humanos tienen varias etapas o son particularmente complicados, deberás asegurarte de que el sistema que utilices sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a ellos. Ahora bien, antes de nada, tendrás que revisar los procesos para ver si se pueden simplificar y optimizar. Hay que evitar a toda costa eso de que “siempre hemos hecho las cosas así”.
Por lo tanto, creo que un proceso para seleccionar un software de gestión de recursos humanos solo debe iniciarse después de un trabajo preliminar, detallado y cuidadoso que responda a preguntas como estas: ¿qué problemas debo resolver? ¿qué mejoras espero? ¿cuáles son las funcionalidades y características esenciales y el precio que estamos dispuestos a pagar por ellas?
Una vez que hayamos obtenido las respuestas a estos interrogantes, tratemos de no dejarnos deslumbrar por funcionalidades adicionales, pero no demasiado relevantes. Son una distracción para alcanzar nuestros objetivos reales y pueden incrementar el coste de manera injustificada.
Otro aspecto con el que, a menudo, vemos que las organizaciones se dejan “seducir” es con el de trabajar con un solo proveedor. Para seguir con el ejemplo del principio, cuando compramos un coche nuevo, no esperamos que todos sus componentes nos los suministre un mismo proveedor, sino que, más bien, esperamos que los neumáticos sean de la mejor marca que no tiene por qué ser el que mejor fabrica el bastidor o las fundas de los asientos.
¿Por qué cuando hablamos de software de gestión de recursos humanos tiene que ser diferente?
Muchas veces, nos encontramos con organizaciones que compraron una solución para gestionar sus recursos humanos al mismo proveedor que les suministró el sistema de nómina. Pero luego, se dan cuenta de que ser los mejores en algo no implica serlo en todo. Y vienen las complicaciones para obtener información de presencia/ausencia del sistema A para pasarlos al sistema B de procesamiento de pagos.
Hoy, la tecnología actual ha alcanzado un nivel de innovación tal que, la integración es una solución que se presenta, casi por defecto. Es decir, que, por ejemplo, cualquier sistema moderno de gestión de ausencias y vacaciones facilita el acceso e intercambio de datos al sistema de nóminas con el que trabaje la organización.
En el caso concreto de Cezanne HR, muchos de nuestros clientes utilizan el módulo de gestión de ausencias, independientemente del sistema de nóminas que utilicen. Al final de mes, la información sobre ausencias y vacaciones se extrae de manera sencilla y rápida en el formato adecuado para la transferencia segura y efectiva. Sin perder tiempo y, sobre todo, sin tener que renunciar a las funciones avanzadas de gestión de recursos humanos que necesita.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
