Aunque el sol y el buen tiempo nos provocan todavía la sensación de estar en verano, lo cierto es que acabamos de estrenar el otoño, una estación en la que renacen esas pequeñas dolencias estacionales que todos conocemos bien: resfriados, dolor de garganta, molestias cervicales, malestar estomacal, etc.
Todos aquellos profesionales que estén involucradas en la gestión de las personas ya sabrán que la gestión justa y adecuada de las ausencias no planificadas es una de las tareas más difíciles de llevar a la práctica.
En muchas organizaciones, los altos directivos ven las ausencias como un coste y un problema molesto que se debe mantener bajo control. Y las estadísticas justifican su preocupación: según Randstad las ausencias al trabajo, justificadas o no, suponen un coste económico superior a los 50.000 millones de euros en España. De hecho, más de un millón de personas dejan de acudir a sus puestos de trabajo de media cada día.
Está claro que la mayoría de los empleados quieren ir a trabajar y realizar sus actividades de la mejor manera posible. En términos generales, los trabajadores no tienen la tendencia a exagerar su malestar para quedarse en casa, por el contrario, es más probable que se presenten a trabajar a pesar de no estar del todo bien, alargando así, los tiempos de recuperación y arriesgando el contagio incluso a sus colegas.
¿Cuál es la mejor manera de gestionar la baja por enfermedad para que sea funcional para el negocio, pero que garantice la atención al bienestar de la fuerza laboral?
Considera la visión general
¿Qué información tienes realmente sobre el bienestar de tus empleados? ¿Hay ausencias por enfermedad que podrían evitarse ya que son consecuencia del propio ambiente de trabajo? Podrías pensar en organizar un análisis del bienestar corporativo al menos una vez al año para tomar el pulso de la empresa y comprender si hay problemas ocultos que eleven el nivel de baja por enfermedad. Aunque el enfoque de los propios empleados puede ayudarte a llegar al fondo de la cuestión y a encontrar aquellas razones que hacen que se produzcan más bajas en según qué momentos, también su participación en el análisis puede provocar deficiencias en los resultados.
Haz buen uso de los datos
Un software de gestión de recursos humanos adecuado proporciona muchos datos que puedes usar para analizar las ausencias. Puede ayudarte a tener una visión más completa de los motivos que causan la baja por enfermedad, su frecuencia dividida por empleado, la duración, el departamento con más o menos ausencias, la época del año …
El módulo de gestión de ausencias de Cezanne HR incluye informes de monitorización, útiles para generar métricas, por ejemplo, sobre el coste de las ausencias o el Factor Bradford de cada empleado. El Factor Bradford para los no iniciados, es un indicador que permite detectar comportamientos repetitivos en cada colaborador basado en el número de ausencias requeridas. Es decir que identifica a aquellas personas que destacan por la frecuencia de sus bajas y la duración de las mismas. Es muy útil como punto de partida cuando sea necesario afrontar el tema con algún colaborador que se ausenta a menudo. No es raro que un empleado no sea realmente consciente de sus ausencias, de cuánto le cuestan a la empresa y del impacto que tienen para sus compañeros de trabajo.
Contrasta las causas fundamentales
Los datos que extraes del sistema de recursos humanos pueden mostrar varias tendencias interesantes. Si encontraras un número excepcionalmente alto de ausencias a corto plazo en un departamento específico, podría ser que hay un problema con la gestión de ese departamento o un entorno laboral deficiente. Un gran número de personas ausentes debido al estrés puede indicar cargas de trabajo excesivas y plazos que no se pueden cumplir, así como la falta del apoyo necesario. El estrés relacionado con el trabajo es una de las causas más comunes de ausencia del trabajo.
Si puedes comprender lo que sucede debajo de la superficie, podrás adoptar medidas para prevenir estos problemas y apoyar a las personas de la mejor manera posible.
Gestiona los formularios
Los managers están al frente de la gestión de ausencias, pero muchos no están equipados con las herramientas necesarias y carecen, además de la capacitación adecuada. Asegúrate de que los managers entiendan completamente todos los procesos y procedimientos para registrar y gestionar las ausencias, a fin de garantizar un enfoque coherente a nivel corporativo. Es útil compartir la imagen general para que comprendan cuánto cuestan las ausencias y por qué deben mantenerse bajo control.
Otro aspecto sobre el que los managers pueden necesitar formación adicional es el que tiene que ver con las entrevistas con los empleados. Si el nivel de ausencia de un colaborador se vuelve inaceptable, será necesario hablar con él, pero algunos managers pueden no tener las habilidades y la seguridad necesarias.
Adopta un enfoque proactivo
Puede ser preocupante para un manager tener que lidiar con un empleado que enfrenta una enfermedad a largo plazo; el temor es que puedas resultar poco amable o empático o que alguien pueda enfadarse. Asegúrate de que todos tienen claros los límites entre los problemas que pueden manejar de manera independiente y las situaciones en las que es apropiado recurrir a recursos humanos, aclara todo el apoyo que la empresa puede ofrecer. Apoyar a las personas y establecer un retorno al trabajo más suave y gradual es la clave para no perder a los empleados talentosos.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
