Automatizar la gestión de recursos humanos ahorra tiempo y reduce los errores

Con demasiada frecuencia tendemos a tener una visión demasiado catastrofista de la automatización. Generalmente imaginamos una película de ciencia ficción en la que los humanos son reemplazados por completo por robots. Sin embargo, la historia real muestra una situación bien diferente. De hecho, en los años ´40 mi abuela vivía con la esperanza de que un robot fuera capaz de sustituirla en sus tareas domésticas. Pero esto, no llegó a suceder nunca, con la excepción, claro, de la aparición de algunos electrodomésticos que hoy ya forman parte indiscutible del día a día de la mayoría de los hogares de todo el mundo (lavavajillas, aspirador o microondas, por ejemplo).

Entonces, no ha habido una sustitución drástica del hombre en sus funciones laborales, sino, más bien, el apoyo de unas herramientas que permiten el desempeño más eficiente de esas funciones, liberándole de aquellas otras, más repetitivas y de menor valor, que puede manejar fácilmente una máquina.

Entonces, no hay sustitución del hombre, sino herramientas que lo apoyan y lo liberan de aquellas actividades que una máquina (no demasiado inteligente) puede manejar.

Incluso en el área de la gestión administrativa de los recursos humanos, la automatización es la clave para mejorar el trabajo, ya que puede asumir esas tareas repetitivas, con un gran riesgo de errores y que requiere un estricto cumplimiento de la normativa vigente. Y lo hace de manera mucho más rápida y mucho más segura.

Entre los ejemplos más obvios podemos mencionar el uso del software de recursos humanos con notificaciones, alertas y funciones de workflow. Estas herramientas pueden utilizarse en diversas áreas de la gestión de recursos humanos, desde los procesos de colocación de empleados en la empresa, hasta la evaluación del desempeño. Tener una herramienta que le recuerde al manager los plazos y fechas importantes y que inicia un proceso automático dirigido a todos los actores involucrados, reduce drásticamente la posibilidad de errores y olvidos.

La automatización es el paso natural a través del cual cada departamento de recursos humanos debe moverse para optimizar la gestión administrativa del personal y reducir los posibles errores en el almacenamiento de los datos. Es cierto que esto requiere una cierta cantidad de trabajo preparatorio para recopilar y actualizar la información que se cargará al sistema, para mapear los procesos, etc. pero también estos momentos son útiles para crear un punto cero desde el cual comenzar con una gestión más eficiente. ¿Qué datos nos faltan? ¿Qué procesos están ahora obsoletos?

Otro aspecto fundamental es que el software de recursos humanos que se elija se puede configurar desde dentro de la organización, por personas que forman parte de los equipos a gestionar, es decir, que no hay actividades que solo se puedan realizar con el apoyo del proveedor. Esto no significa que deba internalizar toda la experiencia del producto, y es importante que haya un servicio de asistencia disponible. Lo que significa es que la organización puede poner su mano en el sistema, es decir, configurarlo para responda a sus auténticas necesidades, a su filosofía y a su forma de actuar.

No debe subestimarse la participación de los empleados: ¿cómo les demuestro que es una opción óptima para todos, desde RRHH hasta colaboradores individuales, pasando por los responsables de equipo?

Las dudas de los colaboradores hacia la novedad es un factor que no debe subestimarse tampoco. Ya sabes, lo que siempre decimos sobre la resistencia al cambio y la importancia de “seducir” a los usuarios. Si hay una falta de información de parte de la empresa, puede dar lugar a especulaciones que provoquen miedo y, en última instancia, rechazo. La mejor manera de actuar es con transparencia: explicar a todos exactamente qué se está planificando, por qué, cuándo se adoptará el nuevo método y el resultado esperado.

Gestionar un cambio cultural en la empresa es un tema delicado que, si se trata con la atención adecuada, puede traer grandes resultados.

 

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