Evaluación del desempeño: las claves para mejorarlo

La COVID-19 ha hecho que RRHH se haya tenido que replantear muchas cosas. Respecto a la evaluación del desempeño, por ejemplo, ha imperado la flexibilidad. Como en otros muchos procesos, la tecnología ha mostrado su potencial. De forma que, organizar, facilitar y documentar el proceso y los resultados de la evaluación del desempeño, ha sido posible, gracias, en gran medida a su contribución.

Si bien es cierto que algunos elementos de la gestión del desempeño se han mantenido inalterables, otros han cambiado.  Estas son mis reflexiones sobre cómo el COVID-19 ha cambiado la evaluación del desempeño.

performance review covid-19

Fuera el papeleo

Si tus procesos de evaluación de desempeño solían centrarse en conversaciones “cara a cara” entre manager y empleado, claramente habrás tenido que cambiar la fórmula. O, si se centraban en rellenar a mano formularios interminables. Para muchas organizaciones será poco probable que se puedan mantener estas conversaciones “cara a cara”. Incluso si los empleados siguen trabajando en su entorno habitual el distanciamiento social ha hecho cambiar este modelo de interacción. Y, seguramente, esos cambios serán duraderos. Entonces ¿por qué seguir compartiendo papeleo con varias personas, con circunstancias y condiciones laborales diferentes, pudiendo utilizar documentos digitales?

Pero, una cosa antes de que te plantees la redefinición de tus procesos de gestión del desempeño. Si quieres saber lo que, de verdad, aporta un empleado a la organización asegúrate de tener las herramientas que necesitas.  Me refiero, a que debes tener claro podrás, al menos, realizar una evaluación del desempeño básica al año.

Utilizar un software de RRHH con un módulo de gestión del desempeño, como el de Cezanne HR, permite a los managers documentar sus evaluaciones formales. También registrar sus objetivos y controles informales. Los clientes de Cezanne HR configuran sus propios formularios de evaluación en el sistema. Estos formularios incluyen 6 áreas básicas. Aunque todas las secciones son opcionales y permiten configuración, salvo el apartado “Resumen del empleado”:

  • Puntuación general
  • Resumen del empleado
  • Instrucciones
  • Secciones
  • Comentarios adicionales
  • Firmas

Proporcionar a tus empleados formularios de evaluación estándar o crear formularios específicos por departamentos, antigüedad o cualquier otro criterio  facilita el trabajo de los managers. Porque pueden alinearse fácilmente con el modelo de evaluación del desempeño a nivel global. Almacenar y compartir dichos formularios, a través del módulo de desempeño de Cezanne HR facilita su acceso. Pero, también su modificación y/o actualización. Y permite usarlo cuando sea necesario eliminando el papel.

Conversaciones de evaluación

Una vez que hayas creado tus formularios de evaluación, debes pensar cómo llevar a cabo las conversaciones de revisión. Después de lo que hemos visto estos meses, las videollamadas pueden ser interesantes, incluso estando todos en la oficina. Ahora bien, a pesar de utilizar las videollamadas regularmente, quizá no todos sepan cómo usarlas para las evaluaciones del desempeño.

Muchas personas se siguen poniendo nerviosas cuando tienen que hacer una videollamada de trabajo. Puede que necesiten algunos consejos sobre la manera de utilizar mejor este canal de comunicación. Ya sabes: qué vista de pantalla es la adecuada, cómo puedes mostrar que estás siguiendo la conversación o que estás de acuerdo con lo que se dice, etc.

En este sentido, se me ocurre algo tan sencillo como crear tu propio tutorial de videollamadas para el equipo. Quizá podría ayudar a que todos aprovecharan mejor la herramienta. Y que, la tecnología sea un aliado en las conversaciones difíciles. Una videollamada puede ayudar a eliminar el estrés adicional que supone ponerse físicamente frente a otra persona para mantener una charla complicada.

El proceso en general

Una vez cubiertos los aspectos prácticos de la evaluación del desempeño (formularios y reunión) analiza los procesos ya existentes. Es la manera de asegurarte de que aún funcionan. O, quizá, de darte cuenta de que tienes que hacer cambios para abordar la nueva realidad. Si todavía no tienes un proceso de evaluación del desempeño suficientemente bien documentado, quizá sea un buen momento para hacerlo. RRHH deberá dirigir el cambio.

Con el módulo de gestión del desempeño de Cezanne HR puedes organizar un proceso integral de evaluación del desempeño. Tu proceso puede tener hasta siete etapas configurables con múltiples usuarios adjuntos. Puedes desarrollar múltiples procesos. E iniciarlos en diferentes momentos. O ejecutarlos para diferentes frecuencias (anual, trimestral, mensual, etc.).

Apoyar la evaluación del desempeño en Cezanne HR aporta un nivel de tranquilidad extra. Porque sabes que el sistema te ayudará a implementar fácilmente los flujos de trabajo. O a desarrollar nuevos procesos de evaluación para adaptarlos, según proceda, a diferentes áreas de negocio, si consideras que es el momento de cambiar.

Evaluación del desempeño transcendentales

Medir el desempeño y el progreso podría no ser una de las principales preocupaciones de las empresas en estos momentos. Está claro que, en los últimos meses se han enfrentado a preocupaciones más urgentes sobre su futuro. Incluso, la propia supervivencia del negocio. Sin embargo, hay varias razones que explican la necesidad de seguir con las evaluaciones del desempeño. Entre ellas, se me ocurren las siguientes:

Productividad

Durante estos tiempos tan inciertos, ninguna empresa debería apartar la vista de la productividad. Estar al tanto del rendimiento es fundamental para garantizar que una empresa siga funcionando. También para abordar cualquier incidencia. La evaluación del desempeño también brinda a los empleados la oportunidad de presentar ideas para mejorar los resultados.  Documentar todo el proceso permite a las empresas, además, disponer de información crítica para tomar decisiones difíciles sobre cambios corporativos.

Compromiso de los empleados

Todo el mundo se ha visto afectado por la COVID-19 de una forma u otra. Por lo tanto, el compromiso de los empleados se ha convertido en una prioridad para las organizaciones. La evaluación del desempeño es un punto de control muy importante para los empleados. Pero también una oportunidad para que los managers se aseguren de que todos están bien. Esto es aún más crítico cuando las personas están trabajando desde sus casas. Seguramente no se habrá podido dedicar tanto tiempo a reuniones -aunque sean virtuales- entre managers y empleados en estas circunstancias. Creo que ambas partes pueden encontrar cierta tranquilidad al participar en un proceso con una rutina estructurada. Especialmente si ya están familiarizados con él. En tiempos de cambios, la costumbre puede ser tranquilizadora y reconfortante.

Fidelización y desarrollo del talento

Algunas empresas pueden sentir que están al límite de sus fuerzas o de sus recursos para mantenerse “a flote”. Sin embargo y, a pesar de las dificultades de hoy, siempre es aconsejable, pensar también en el futuro. Con los despidos masivos que se están produciendo es fácil caer en la tentación de pensar que será fácil encontrar el talento que necesites, en el momento en el que lo necesites. Pero, un mercado “inundado” de recursos también implica tiempo y dinero para revisar montañas de CV hasta encontrar al candidato óptimo. O pagar a otros profesionales para que hagan la búsqueda por ti. Mi recomendación es siempre hacer lo posible para alentar y desarrollar el talento con el que ya cuenta la compañía. Es decir, fidelizar el talento porque esto podría suponer una gran ventaja competitiva cuando la economía comience a recuperarse.

Cómo abordar el cambio

Dicho esto, qué pasa si decides implementar un cambio profundo. Si has llegado a la conclusión de que esta coyuntura es la mejor para introducir un nuevo proceso de evaluación. Está comprobado que, a las personas, por regla general, no les gustan los cambios. Por lo tanto, introducir este nuevo proceso, que requiere que las personas piensen y actúen diferente, es un gran desafío.

software gestion desempeño

La gestión del desempeño es un tema problemático. Para muchos managers es un ejercicio irritante que consiste en marcar casillas. Para los empleados (especialmente para aquellos que han tenido malas experiencias de evaluación) es algo que rechazan y quieren evitar.

Por eso mismo, es importante revisar los sistemas de evaluación del desempeño de vez en cuando. Hay que tener claro que siguen siendo adecuados para su propósito. Que funcionan sin problemas y que siguen reflejando la cultura y las prioridades de la organización.

Si vas a invertir tiempo y esfuerzo en desarrollar un nuevo sistema, debes asegurarte de que aterrice bien. ¿Qué puedes hacer para garantizar que, todos comprenden lo que hay detrás del nuevo enfoque de la evaluación del desempeño? Y, sobre todo, ¿qué puedes hacer para comprometer a managers y empleados con el nuevo sistema?

Establecer las bases

Un nuevo proceso de evaluación del desempeño funcionará mejor si las personas sienten que han participado en su creación. Por supuesto, no puedes consultar con toda la fuerza laboral todos los aspectos prácticos de un nuevo sistema. Pero es una buena idea involucrar a los usuarios en la etapa de planificación y desarrollo.

Un grupo de trabajo con managers, por ejemplo, te ayudará a comprender mejor qué necesitan del proceso. Y, por supuesto, cómo puedes crear un modelo que sea fácil de usar. Un grupo de trabajo con empleados es una buena manera de medir la temperatura en cualquier iniciativa nueva. También para introducir un nuevo proceso de competencias o un nuevo modelo de evaluación.

Probar el proceso nuevo en un grupo pequeño ayudará también a identificar cualquier imprevisto o incidencia técnica, y solventarlo. Complacer a todos es imposible. Pero, es más probable que las personas se involucren en el nuevo proceso si se sienten escuchados. Y si piensan que sus ideas se tienen en cuenta.

Tener un plan de comunicación

No tiene sentido lanzar, de repente, un nuevo sistema de la nada y esperar que todos se unan con entusiasmo. Debes decirle a la gente que se está desarrollando un nuevo proceso. Explicar el razonamiento que hay detrás de él. Exponer los aspectos prácticos sobre cómo funcionará.

Un correo electrónico para todo el personal no es suficiente. Planifica un programa de comunicación por fases, antes, durante y después de la puesta en marcha. Esto evitará sorpresas y hará que todos tengan claro lo que deben hacer de manera diferente. Los empleados y managers tendrán necesidades de información. Harán preguntas y mostrarán inquietudes muy diferentes. Así que asegúrate de proporcionar la información acorde a la audiencia. Y, de hacerlo de manera regular. Recuerda que se necesita tiempo para que la gente se adapte al nuevo sistema y lo domine.

Proporcionar tranquilidad

La gestión del desempeño puede generar estrés en las organizaciones. Por eso es importante que todo el mundo sepa que un nuevo enfoque servirá para mejorar y simplificar el proceso.

Si se introduce un sistema automatizado, por ejemplo, los managers pueden preocuparse de que la tecnología sea complicada.  Y que eso, les quite demasiado tiempo para entenderla. Si se introducen revisiones más frecuentes, los empleados pueden preocuparse de que su desempeño esté continuamente monitorizado. O por si son cuestionados por cualquier pequeño error que puedan cometer en un momento dado.

Asegúrate de que los managers tengan claro de qué manera les va a ayudar el nuevo enfoque en el proceso. Y que entiendan cómo la nueva gestión del desempeño les ayudará a obtener lo mejor de su gente. Pero, asegúrate también, de que los empleados entienden el nuevo enfoque del desempeño. Porque eso les ayudará a desarrollar mejor sus fortalezas. Y, a tener claras sus prioridades y a desarrollar sus habilidades en el futuro.

Apoyar a los managers con formación

Es muy posible que los managers hayan considerado la evaluación como un elemento más, en la lista de tareas pendientes. Y como una distracción del “trabajo real”.

Sin embargo, si estás mejorando la gestión del desempeño, no puedes esperar que los managers sepan automáticamente cómo ejecutarla. O que cambien su comportamiento de la noche a la mañana. Puede que necesiten ayuda. Por ejemplo, para comprender cómo una gestión del desempeño enfocada al futuro puede arrojar mejores resultados que el proceso convencional. Un proceso centrado en “mirar hacia atrás”. Quizá necesiten apoyo para que sus evaluaciones de desempeño con sus equipos sean realmente productivas y motivadoras.

Asegúrate de que todos tengan claro qué es lo que pretende lograr el nuevo enfoque. Y que estén equipados con las herramientas y los entornos o estructuras necesarias para ayudarles a tener conversaciones de calidad.

Dejar que la tecnología se encargue

La tecnología no puede reemplazar las conversaciones que los managers deben tener con su gente. Pero puede hacer mucho para respaldar el proceso de evaluación del desempeño y asegurarse de que esas conversaciones realmente sucedan.

Un software de gestión del desempeño puede ayudar a los managers a recordar el vencimiento de las evaluaciones. O facilitar la búsqueda de los formularios y hacer que se completen electrónicamente. Proporciona un lugar central donde registrar la información sobre lo que se ha discutido. De modo que resulta más fácil volver a revisar los objetivos o metas y ajustarlos si las prioridades cambian. La información sobre cualquier desarrollo que se haya acordado también se puede registrar fácilmente. De esta manera, tanto managers como empleados pueden acceder a los registros. Y asegurarse de que se programe la formación planificada.

La última generación de software de RRHH es intuitiva y fácil de usar. Esto permite a los managers realizar el seguimiento de todo el proceso de evaluación del desempeño. Y convertirlo en una parte integral de la forma en que gestionan sus equipos.

Deja que Cezanne HR te ayude con la gestión del desempeño. Solicita gratis y sin compromiso una prueba online.

 

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