Software de RRHH ¿Cómo implementar el portal del empleado con éxito?

Has cargado los datos de RRHH en tu software. Has comprobado que están correctos y actualizados. Los procesos se han configurado. Has activado las notificaciones que necesitas. Y establecido los flujos de trabajo adecuados. Lo único que te falta es enviar a los empleados el inicio de sesión para activar las funciones de autoservicio en el portal del empleado. Et, voilá. El trabajo está hecho. Sería estupendo que todo fuera así de fácil, ¿verdad?

Como profesional de RRHH, sabrás que pedir a la gente que cambie su forma de hacer las cosas nunca es fácil. Gran parte del problema es la aversión al cambio. En esencia, a la gente no le gusta cambiar. Generalmente, porque implica incertidumbre y riesgo. No estamos programados genéticamente para el cambio, por eso, desconfiamos. Esta aversión parece agudizarse cuando hablamos de tecnología. Un entorno en el que, incluso introducir mejoras a los sistemas existentes, puede generar resistencia, al menos, en un primer momento. Volver a aprender cosas que antes sabíamos hacer nos hace parecer un poco tontos.

portal del empleado con funciones de autoservicio

Estoy segura de que en tu equipo habrá gente con una clara mentalidad de crecimiento que se acerará al nuevo software de RRHH con curiosidad. Querrán explorar el sistema. Y no tendrán dificultades para adoptar una nueva manera de hacer las cosas. Sin embargo, seguramente, también encontrarás otro tipo de empleados que necesitarán un poco más de ayuda. Algunos, incluso, que manifiesten firmemente su resistencia y necesiten algo más de tiempo para arrancar.

Aunque cierta resistencia al cambio es inevitable, hay algunas cosas que puedes hacer para neutralizarla. A continuación, te muestro 6 pasos que puedes seguir para implementar con éxito las funciones de autoservicio en el portal del empleado. Funciones que, dicho sea de paso, hacen que las personas sean más autónomas:

Comunica

Los cambios repentinos y sin previo aviso son los que provocan mayor resistencia. Cuanto más expliques las ventajas del nuevo software de RRHH antes de ponerlo en marcha, menos problemas tendrás.

Hablar con los managers es realmente importante, sobre todo si es la primera vez que se pone en marcha un software de RRHH. Una vez activadas, recibirán notificaciones y solicitudes sobre las que deberán actuar. Si no entienden el panorama general, puede que se sientan desbordados. E, incluso, pensarán que deben atender a más cuestiones administrativas y burocráticas, cuando, la realidad es justamente, la contraria.

Destaca el ahorro de tiempo y la flexibilidad que ofrece una solución segura de RRHH en la nube. Muéstrales lo fácil que es configurar cuadros de mando, personalizar las vistas del calendario o revisar la información sobre las personas de su equipo. Explícales las ventajas de que los trabajadores tengan acceso al portal del empleado. Involúcrales en la decisión de cuándo implementar los diferentes módulos del sistema. Así sabrán qué esperar.

Piensa en ellos, no en ti

Si los empleados no están acostumbrados a notificar las ausencias, registrar las evaluaciones del desempeño o completar las hojas de tareas de forma sistemática, existe el peligro de que sientan que les estás controlando. Ponte en su lugar y piensa en lo que, de verdad, les resultará útil del sistema.

Podrías empezar por analizar las preguntas que te hacen regularmente. Y relacionarlas con las funcionalidades del software de RRHH. Por ejemplo, les gustaría poder comprobar en tiempo real su saldo de vacaciones. O  acceder online a la información sobre sus nóminas. Tal vez quieran consultar las evaluaciones anteriores. O simplemente saber dónde ir para encontrar un documento concreto.

Si puedes empezar explicando cómo el portal del empleado del software de RRHH resuelve alguno de sus problemas, descubrirás que se alegrarán de utilizarlo.

Diseña un programa de «actividades de familiarización».

Con algo nuevo, no intentes conseguir demasiado de una vez. Cuando planifiques la implantación de las funciones de autoservicio en RRHH, intenta pedir a los empleados que realicen una tarea sencilla cada vez. Tareas como actualizar su información de contacto. O subir una foto suya. A los empleados les resultará mucho más fácil familiarizarse con el sistema si tienen objetivos concretos y algunas instrucciones sencillas para empezar.

Por ejemplo:

* Día 1 – Envía un email para dar la bienvenida a los empleados al nuevo software de RRHH. Y sugiere que comprueben (y actualicen) su información de contacto. También es útil recordarles la política de contraseñas de la empresa y lo que deben hacer si olvidan sus datos de acceso.

* Día 2 – Pídeles que suban una nueva foto de perfil. Y recuérdales que marquen su página de inicio de sesión para que puedan acceder al sistema más rápidamente.

* Día 3 – Hazles saber que el portal de RRHH ya está operativo y funcionando. Y cuéntales lo que pueden encontrar allí. Si puedes, crea una zona de «preguntas y sugerencias» en la que puedan hacer consultas sobre el sistema.

* Día 4 – Recomienda a los empleados que añadan, comprueben y actualicen la información sobre los miembros de su familia.

* Día 5 – Envía enlaces a las aplicaciones móviles del software de RRHH. Y cuéntales a los empleados que podrían encontrarlas realmente útiles si, por ejemplo, quieren solicitar tiempo libre o rellenar sus hojas de trabajo fuera de la empresa.

Programa la formación

Los sistemas de RRHH suelen venir con muchas herramientas como los informes configurables, análisis de la plantilla y calendarios de los equipos. Son funcionalidades que los managers aprecian mucho.

Avísales de que, una vez que el sistema esté en funcionamiento durante una o dos semanas, organizarás una serie de sesiones online para mostrarles las funciones disponibles. Esta es una oportunidad perfecta para asegurarte de que todo el mundo entiende las capacidades del nuevo software de RRHH. Y, también para darles la oportunidad de hacer preguntas.

Pide opiniones

Tiene sentido pedir opiniones sobre el nuevo sistema desde el primer día que se pone en marcha. Es una magnífica oportunidad para que los empleados informen de los problemas con los que se han encontrado. O simplemente para que se desahoguen si tienen dificultades para adaptarse a una nueva forma de hacer las cosas.

Sin embargo, para evaluar realmente lo bien que funciona el sistema, es mejor esperar a que todo el mundo lo utilice durante un par de meses. De este modo, se habrá superado la fase de resistencia. Y todo el mundo estará más abierto a dar una respuesta positiva.

Si puedes, incluye preguntas que reflejen los puntos débiles que identificaste en tus procesos cuando empezaste a buscar un nuevo software de RRHH.

  • ¿Pueden los empleados encontrar la información que quieren más rápido que antes?
  • ¿Es más fácil comprobar el saldo de las vacaciones y rellenar los partes de horas?
  • ¿Las evaluaciones de desempeño parecen más transparentes y colaborativas?
  • ¿Se gestionan más rápidamente las solicitudes de ausencias o vacaciones?
  • ¿Todos están satisfechos con la exactitud de sus datos?
  • ¿Disponen los managers de mejor información sobre sus equipos?

Seguramente recibirás respuestas positivas a tus preguntas. Y, de esta manera, será más fácil mostrar el éxito a todo el equipo, incluida alta dirección si es necesario. Pero, si no es así, y las respuestas no son lo positivas que esperabas, tómate el tiempo necesario para profundizar en los detalles. Trata de entender y resolver el problema.

Ten un plan para las nuevas contrataciones

También es útil pensar en cómo hacer que los nuevos empleados estén al tanto de las características más importantes del software de RRHH rápidamente. Tal vez puedas incluir un breve resumen como parte del programa de Onboarding. O elaborar una guía de consejos prácticos.

En el caso de los nuevos gestores, podrías ponerlos en contacto con algún compañero para orientarles sobre cómo utilizar el software en el día a día. Y que les cuenten, por ejemplo, qué informes están disponibles. Y, si el nuevo empleado está en recursos humanos, asegúrate de que recibe la formación adecuada, ya sea de alguien del equipo o del proveedor. De esta manera, podrás estar seguro de que tus colegas te ayudarán a construir una implementación exitosa.

Si eres de los que aún no tienes un portal del empleado con funciones de autoservicio óptimas, llámanos, podemos ayudarte. Y, si ya tienes un software de RRHH pero no tienes las funcionalidades que necesitas, llámanos, también. Te ayudaremos a encontrar la solución que mejor se adapte a ti.

 

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