Imagino que no soy el único al que le molesta tener que dedicar tiempo a las tareas repetitivas de recursos humanos. Actividades que no se pueden ignorar, pero que tampoco aportan valor. La automatización de RR.HH. solucionaría el problema. Te cuento cómo.
Repetir manualmente tareas de escaso valor, no solo es malo para mi salud mental. También es perjudicial para la empresa. Completar tareas aburridas y redundantes es la pesadilla de muchos profesionales de recursos humanos. Una pesadilla que “salpica” la experiencia de los empleados, el clima, la motivación y, en general, todo lo que implica la gestión de personas. ¡Con lo fácil y rentable que resulta la automatización de RR.HH.!
Bueno, fácil y rentable si tienes las herramientas de automatización adecuadas, claro.
Si adoptas, de verdad, la transformación digital y utilizas herramientas de automatización, las tareas monótonas y aburridas pueden desaparecer para siempre.
Aquí tienes una lista de las 10 mejores herramientas de automatización de RR.HH. 10 aspectos críticos de la gestión de personas que puedes automatizar para trabajar de manera más inteligente. Ya sabes, dedicar menos tiempo al papeleo y más al trabajo que realmente importa.
Aprobación de ausencias
Probablemente, una de las herramientas de automatización más populares para RR.HH. es la gestión eficaz de las ausencias. Aunque la responsabilidad de comprobar y aprobar/denegar las solicitudes de vacaciones o las notificaciones de baja por enfermedad recaiga sobre el responsable directo, los procesos manuales no son eficientes para RR.HH. ni para ninguna otra persona implicada en el proceso.
Las herramientas de automatización no solo ayudan a agilizar las solicitudes y aprobaciones, sino que también pueden desencadenar actividades relacionadas, como la búsqueda notificaciones vencidas. Puedes obtener más información sobre cómo el software de RR.HH. ayuda a gestionar con éxito las ausencias descargando nuestra guía gratuita aquí.
Gestión de vacaciones
Si utilizas la calculadora o un Excel para calcular las vacaciones y/o permisos que le corresponden a cada empleado, definitivamente tienes un problema.
Un software de recursos humanos hace los cálculos por ti. Y mantiene la información actualizada, para que ni empleados y ni managers tengan que preguntar constantemente a RR.HH. por las vacaciones. Además, ayuda a gestionar las ausencias planificadas. Y, en término generales, simplifica y agiliza todos los procesos relacionados con las vacaciones, las bajas o cualquier otro tipo de ausencia. Para que te hagas una idea, esto es lo que dice de Cezanne HR nuestro cliente BPE Solicitors:
La capacidad de acceder a Cezanne HR y ver quién ha tenido días libres o cuántas vacaciones se han tomado es muy útil para la planificación y el seguimiento en toda la organización. Además, como despacho de abogados, nos ayuda con la logística. Los managers pueden proyectar y planificar recursos y capacidades en sus equipos, identificando quién está disponible para hacer el trabajo. Ahora podemos pronosticar mejor cuándo tomará tiempo libre cada persona y planificar las cargas de trabajo en consecuencia.
Evaluación del desempeño
Enviar y hacer seguimiento de los formularios de evaluación del desempeño puede ser un quebradero de cabeza para RR.HH. Se pierde mucho tiempo y, puesto que resulta complicado recopilar los datos, las evaluaciones rara vez aportan la información que RR.HH. necesita para implementar mejoras en el rendimiento de la plantilla.
Automatizar el flujo de formularios a las personas adecuadas en el momento preciso y recopilar toda la información en un software de RR.HH. libera tiempo, proporciona información valiosísima y pone el foco en la consecución de los objetivos de rendimiento.
La automatización del flujo de formularios a las personas adecuadas en el momento adecuado y la recopilación de toda la información en una moderna plataforma HRIS, libera tiempo, proporciona información muy valiosa y fomenta la concentración en la consecución de los objetivos de rendimiento.
Gestión documental del empleado
RR.HH. es responsable de garantizar que los empleados reciban todos los documentos y correos electrónicos importantes. Información relacionada con ofertas de empleo, hasta la confirmación de ascensos, promociones o aumentos salariales. Todo esto requiere un tiempo de preparación y distribución que, RR.HH. muchas veces no tiene. Según un estudio de IDC, hasta un 30% del trabajo de recursos humanos se va en estas cosas.
Utilizar un software de RR.HH. que genere, envíe y almacene automáticamente documentos y correos personalizados (utilizando los datos que ya tiene) no solo ahorra tiempo. También evita tener que archivar. Y, por supuesto, minimiza los errores.
Un ejemplo. Las listas de control o verificación para los nuevos empleados son de gran ayuda en el momento de su incorporación. Pero, si tienes que recurrir a un enfoque manual con procesos inconexos, basados en papel, consumirás demasiado tiempo. Y, seguramente provocará grandes quebraderos de cabeza para conseguir una gestión eficaz. Más aún, si incorporas regularmente a mucha gente.
Las listas de verificación automatizadas pueden hacer que todo este proceso de Onboarding sea más fácil, ágil y eficiente para todos. Es decir, que, tanto RR.HH. como los nuevos empleados puedan ver las ventajas de esta automatización. En Dairy Partners tienes un ejemplo muy claro de cómo las listas de verificación automatizadas incluidas en el módulo de Onboarding de Cezanne HR han ayudado a un equipo de RR.HH.
Antes de tener Cezanne HR, nuestro proceso de incorporación se basaba en una lista de comprobación, tras otra lista de comprobación, tras otra lista de comprobación… y la gente se olvidaba de completar las listas de verificación por lo que el proceso de onboarding era bastante desorganizado. El módulo Onboarding y Vida Laboral ha agilizado y simplificado todas las acciones relacionadas con los nuevos empleados y la respuesta de éstos ha sido muy positiva. Da una gran primera impresión de la empresa.
Puestos vacantes
Si alguna vez publicas ofertas de empleo en Internet, sabrás lo difícil que es mantenerlas actualizadas en los portales de empleo. Incluso publicar vacantes en tu propia web puede no ser tan sencillo.
Los sistemas que incluyen módulos de selección están diseñados para echarte una mano. Escribes la descripción del puesto y le dices al programa cuándo y dónde publicarlo. El sistema se asegurará de que las vacantes se publiquen -y se retiren- en las fechas que tú especifiques.
Muchos sistemas ya tienen enlaces a los principales portales de empleo, y la conexión con tu web también debería ser relativamente sencilla.
Selección de candidatos
Cribar manualmente las solicitudes de empleo y hacer avanzar a los candidatos a través del proceso de selección puede llevar mucho tiempo. Si tienes que competir por los candidatos, los retrasos en cualquier parte del proceso no son una buena noticia.
Las herramientas de automatización de RR.HH. son de gran ayuda para descartar a los candidatos que no cumplan los criterios básicos. Y para implicar a los managers y jefes de equipo en la revisión de los CV destacados. O para enviar los emails pertinentes a los candidatos.
Recordatorios
Todas las empresas tienen actividades de las que deben estar al tanto, como el final de un periodo de prueba, un permiso de trabajo, un certificado o la actualización de la formación obligatoria.
Por supuesto, las herramientas de automatización de RR.HH. no pueden garantizar que las personas implicadas hagan realmente lo necesario. Sin embargo, pueden activar un recordatorio, marcar una actividad en su lista de tareas o de tareas pendientes y alertar a RR.HH. para que pueda dar un empujón si es necesario.
Colaboración de los empleados
Mantener a los empleados en contacto entre sí y en contacto con lo que ocurre en la empresa es una forma probada y fiable de mejorar el compromiso. Y, esto, a su vez, puede impulsar la fidelización y el rendimiento.
Algunos de los sistemas de RR.HH. más modernos ofrecen una funcionalidad similar a la de un foro, donde se puede animar a los empleados a publicar noticias, hacer preguntas y compartir experiencias. Añade a esto las notificaciones automáticas por email y tendrás al instante la certeza de que todo el mundo está al tanto de las últimas noticias, sin que tú tengas que hacer nada.
Informes
Si los datos de RR.HH. están fragmentados en diferentes sistemas u hojas de cálculo será bastante difícil que puedas generar informes eficaces. Reúne toda esa información en un único sistema de RR.HH. Esto te permitirá seleccionar mejor los datos de recursos humanos y simplifica la elaboración de informes.
En lugar de pasar días o semanas actualizando y recopilando información de diferentes hojas de cálculo, tendrás a tu alcance potentes cuadros de mando tremendamente gráficos. Y, en lugar de tener que dejarlo todo para crear informes ad hoc para los directivos, éstos podrán realizar sus propias consultas.
Organigramas
Los organigramas son una herramienta inestimable para las incorporaciones y la planificación de la plantilla, pero su actualización es un auténtico engorro.
Un sistema de RR.HH. debería ser capaz de utilizar los datos que ya tiene para crear organigramas dinámicos «bajo demanda», de modo que los empleados puedan ver fácilmente dónde encajan ellos y todos los demás. Algunos van incluso más allá y mapean otros datos, como los demográficos o el absentismo, para que a RR.HH. le resulte más fácil ver si hay un problema concreto en una parte determinada de la empresa.
Mira lo que dicen en Onyx Insight sobre los organigramas automatizados que han puesto en marcha gracias a Cezanne HR.
Ahora que nuestro organigrama se hace a través de Cezanne HR, siempre está vivo, actualizado y disponible en ‘tiempo real’. Ahora tenemos una imagen más precisa de nuestra plantilla y no necesitamos actualizar constantemente una hoja de cálculo. Cualquier cambio que hagamos sobre la información de los empleados existente en el sistema [Cezanne HR] es recogido y aplicado al organigrama que se actualiza automáticamente.
Así que, la próxima vez que te sientas bajo presión a la hora de gestionar tus recursos humanos ponte en contacto con nosotros. O, mejor aún, no esperes a que las tareas repetitivas colapsen tu estrategia. Estaremos encantados de mostrarte lo fácil que es liberarte de las actividades más tediosas. Y te ayudaremos a poner el foco en lo que realmente quieres hacer.
