En pocas palabras: un canal de denuncias es una herramienta para que cualquier persona pueda denunciar infracciones o malas conductas dentro de una empresa. Lo más típico: malversación, acoso o fraude. Pero, hay otros problemas internos que pueden identificarse y solventarse con agilidad y sencillez a través del canal de denuncias.
Te puedo contar las mil maravillas de tener un canal de denuncias en tu empresa. Soy bastante convincente en mi argumentario. Sin embargo, el hecho de que haya una normativa que obliga a las empresas de más de 50 empleados a implementar un canal de este tipo, me evita tener que buscar más razones de peso.
Solo para que conste. Un canal de denuncias favorece la transparencia corporativa. Y ayuda a prevenir ilegalidades. Y, por si no lo consideras suficiente, te cuento que la Ley 2/2023 recoge multas de hasta 1.000.000 € para las empresas de más de 50 empleados que no implementen un portal de denuncias antes del 1 de diciembre de 2023.
En este artículo te voy a contar todo lo que debes saber sobre el canal de denuncias. Eso sí, de forma resumida y tratando de ir al grano para que te centres en lo que realmente importa: cumplir con la norma y proteger la integridad de tu organización. Es decir, la integridad de las personas y la integridad de la marca.
¿Qué es un canal de denuncias y para qué sirve?
Como ya decía, un canal de denuncias es una herramienta para identificar e informar sobre conductas ilícitas en la empresa. Bueno, identificar, informar y abordar esas conductas ilícitas, indecorosas, ilegales, … Pueden ser conductas contrarias al código deontológico o ético de la organización. O comportamientos que directamente vulneren las leyes.
El canal de denuncias permite a los empleados o a cualquier persona vinculada a la organización denunciar, de forma anónima, cualquier comportamiento irregular. O situaciones de precariedad laboral. U otro tipo de prácticas o situaciones que vulneren la ley o los códigos de conducta. Una vez realizada la denuncia, se iniciará el proceso de investigación. Y la resolución de la incidencia conforme se considere adecuado.
En todo caso, la idea es atajar o prevenir problemas potenciales, antes de que se generen daños. Las gestiones que se realizan son internas. Y, la seguridad y confidencialidad de los datos, exhaustiva, para garantizar la intimidad, tanto de los denunciantes, como de los denunciados. Recuerda que “todos somos inocentes hasta que se demuestre lo contrario”.
Normativas que obligan a tener un canal de denuncias
La obligatoriedad del canal de denuncias nace en el contexto europeo tras la aprobación de la normativa Whistleblower. Esta norma busca garantizar la transparencia y combatir la corrupción tanto en el entorno público como privado.
No obstante, no hacía falta esperar a la aprobación de esta normativa porque en la legislación española existen referencias legales desde 2007 que servirían para apoyar la creación de un canal de denuncias. Te cuento:
LO 3/2007 para la Igualdad efectiva de mujeres y hombres
Su art. 48 especifica que todas las empresas, con independencia de su tamaño, deberán arbitrar procedimientos específicos para dar cauce a las denuncias como medida para prevenir el acoso sexual o por razón de sexo.
Real Decreto 901/2020 de 1 de octubre regula los Planes de Igualdad
En el capitulo 1 de su art. 2 dice que todas las empresas deben promover procedimientos para dar cauce a las denuncias o reclamaciones.
Real Decreto Ley 11/2018 que modifica la Ley 10/2010 sobre Blanqueo de Capitales
Obliga a contar con un canal de denuncias interno a entidades de crédito, empresas de servicios de inversión, gestores de fondos, entidades de capital riesgo, sociedades de garantía recíproca, entidades de pago y dinero electrónico, promotores inmobiliarios, notarios, registradores de la propiedad, asociaciones, fundaciones, y algunas otras empresas más, independientemente de su tamaño.
Reglamento de la UE/2016 679, Ley Orgánica 7/2021 y Ley de Protección de Datos 3/2018 LOPDGDD
Especifica refiriéndose a los sistemas de denuncias internas para cualquier organización que:
-
- Tienen que garantizar la confidencialidad
- Pueden o no ser anónimos
- Está limitado el acceso a los datos relacionados con la denuncia
- Todos los datos personales deben eliminarse pasados 3 meses
Estos y otros muchos detalles hacen que, aunque un canal de denuncias pueda/deba ser omnicanal, deberá incluir, sin duda, un entorno digital que permita cumplir con todos estos requerimientos que exige la Ley.
Podemos citar otras más como la LO 10/2010 de Prevención de Blanqueo de Capitales. La LO 1/2015 que revisa y actualiza ampliamente el Código Penal. O la Ley 2/2023 que regula la protección de las personas que informan sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Lo que quiero decir es que, ya había un caldo de cultivo interesante sobre el que “acomodar” la creación de un canal de denuncias antes de la trasposición a España de la directiva Whistleblowing.
Objetivos del canal de denuncias y calendarios
Sin ponernos demasiado “exquisitos” con la normativa, y centrándonos en la directiva Whistleblowing, para cumplir con la ley, tu canal de denuncias, que, insisto, ya es OBLIGATORIO para las empresas de más de 50 empleados, deberá apuntar a estos objetivos:
- Prevenir actividades ilícitas perjudiciales para la empresa
- Optimizar las medidas de control interno para minimizar el riesgo de desarrollar malas prácticas o conductas indebidas
- Colaborar en las investigaciones judiciales si se iniciara un procedimiento legal en el que se viera implicada la empresa
- Eximir o minimizar la responsabilidad penal de la organización, en caso de que quedara demostrado que un empleado hubiera cometido un delito
- Impulsar el funcionamiento adecuado del sistema disciplinario, sancionando a quienes cometan las infracciones que se detecten
Respecto a la implementación, si aún no lo tienes listo, no puedes despistarte mucho porque la Ley ya entró en vigor el 13 de marzo de 2023. Dependiendo del tamaño de la empresa, el margen para poner en marcha su canal de denuncias es más o menos ajustado. Así, las organizaciones de entre 50 y 250 empleados deberán abrirlo antes del 1 de diciembre de este 2023. Por su parte, las empresas de más de 250 empleados ya deberían tenerlo listo desde el 13 de junio pasado. Las multas por no hacerlo podrían llegar a los 300.000 €. Ahí lo dejo.
Aspectos básicos del canal de denuncias
Hay algunos elementos básicos que las empresas deben tener en cuenta a la hora de implementar un canal de denuncias.
- Debe ser público, accesible y transparente
- Hay que garantizar el anonimato del denunciante si así lo quiere, es decir, debe proteger la confidencialidad de quien realiza la denuncia
- La comunicación de la denuncia se puede hacer de forma verbal o por escrito
- Debe haber un responsable del canal que se haga cargo del seguimiento y la gestión de todas las denuncias
- Es importante integrar todos los canales de información en uno solo
- El sistema de información debe estar diferenciado respecto de otros sistemas internos de comunicación
Respecto a estos aspectos básicos del canal de denuncias lo más importante, para mí, es la obligación de que el denunciante pueda permanecer en el anonimato, si así lo desea. Pero, ¿Qué pasa si por lo que sea, alguien reconoce a la persona que hace la denuncia? Esto puede pasar y no necesariamente porque el sistema falle. Puede suceder porque el denunciante decida no ocultar su identidad. O, simplemente, porque, por lo que sea, alguien le reconozca. Un entorno de entre 50-250 empleados, no es demasiado amplio. Es posible.
En ese caso, la empresa tiene la obligación legal de evitar represalias contra el denunciante durante 2 años. Por eso, de alguna manera, además de la confidencialidad que ofrece la tecnología, la normativa recoge una protección adicional para los empleados que denuncian una situación irregular.
Funcionamiento del canal de denuncias
Con Cezanne HR todo es muy fácil e intuitivo. ¿Por qué? Primero, porque sabemos todo lo que hay que saber sobre el canal de denuncias, tanto, desde el punto de legal, como desde el punto de vista funcional. Como siempre, elegimos a los mejores. Consultores, abogados, desarrolladores, … Profesionales y organizaciones que son referente en sus áreas de trabajo. Y, en sus sectores.
Y, segundo, porque tenemos la solución de recursos humanos más potente del mercado. No lo digo yo. Bueno, no lo digo solo yo. Lo dicen también algunos de los comparadores de software más reconocidos del mercado como Softdoit.
En nuestro caso, hemos apostado por integrar Cezanne HR con RegTech. Lo hacemos a través de un acceso directo que tendrás en tu software de RR.HH. Haciendo click entrarás directamente a la solución que ya viene preconfigurada con las conductas obligadas por Ley. Aunque, por supuesto, puedes añadir las que quieras. Tú solo tendrás que indicar quién es el responsable de gestionar las denuncias y qué conductas son denunciables.
La persona responsable del canal de denuncias podrá crear y modificar los formularios y las conductas potencialmente denunciables para que se adapten 100% a la organización que representa. También podrá personalizar el aspecto del canal para adaptarlo a la identidad corporativa de su empresa. Customización que incluye desde los colores corporativos hasta la información obligatoria que deberán incluir quienes denuncien. Ya sabes, qué sucedió, dónde, cuándo, quienes son los afectados o qué medidas, si las hubiera, ya se habían tomado para reconducir la situación.
Confidencialidad y seguridad de los datos
Una cosa muy importante. En tu portal de recursos humanos, es decir, en Cezanne HR no quedará rastro cuando alguien acceda al canal de denuncias. Lo hacemos, obviamente, para proteger la confidencialidad de quien denuncia. Eso sí, el responsable de la gestión del canal podrá hacer un seguimiento detallado de cada parte, el estado de situación, los plazos de resolución, las acciones que se están llevando a cabo, etc. Y descargar informes automatizados para obtener una visión más analítica de lo que sucede dentro del canal. Y poder impulsar la prevención, minimizando el riesgo.
En definitiva, si quieres cumplir con la Ley sin complicarte la vida y evitar que se cometan infracciones en tu empresa con el consiguiente deterioro reputacional y los problemas internos que conllevaría, utiliza Cezanne HR. Te ayudamos a cumplir con todos los requisitos y más, con un solo clic.
