Hay que mantener seguros los datos de recursos humanos

Cezanne HR explica que uno de los retos más complejos a los que deben hacer frente los equipos de recursos humanos es el de la gestión de los datos y, más concretamente, la combinación entre la accesibilidad y la seguridad de la información. El tema resulta aún más complicado -explican desde Cezanne HR- cuando hay empleados que trabajan en el extranjero, lo que obliga también al cumplimiento de la legislación laboral local y a las normativas relacionadas con la protección de los datos de los países en los que se opera.

Cezanne OnDemand controla el acceso a los datos, mediante el uso de diferentes roles para usuarios: cada persona tiene un papel asignado en el sistema y, cada función dispone de diferentes permisos que determinarn quien puede ver o entrar en el sistema. Un manager, por ejemcplo, podrá ver la información relacionada con los empleados que dependen de él, pero los propios empleados tendrán acceso únicamente a sus datos individuales.

De este modo es mucho más sencillo controlar la seguridad del sistema de recursos humanos. No se configuran permisos para cada empleado sino que que se confiere un rol adecuado a su posición. Así, el sistema no sólo es el responsable de determinar la visibilidad de cada uno, sino que se encarga de gestionar las jerarquías y roles que determinan los procesos de negocio, como por ejemplo, en la aprobación de permisos o ausencias.

Esto no significa que la organización tenga que adaptarse a las funciones estándar de Cezanne OnDemand, sino que es el propio aplicativo el que permite la creación y configuración de nuevos roles para responder a necesidades concretas. Cezanne OnDemand permite:

Gestionar las diferencias locales

Tanto si la fuerza de trabajo se ubica en España como si su carácter es internacional, es posible que no se quiera dar la misma visibilidad a todo el equipo de recursos humanos. Cezanne OnDemand permite configurar permisos en función de las diferentes sedes, divisiones o áreas por lo que se puede da acceso a un gerente de recursos humanos sólo a los empleados de su propia oficina o en el caso, por ejemplo, de tratarse de un gestor junior, se le puede permitir modificar los datos personales de los empleados, sin tener accesos a la inforamción sensible de los mismos, como pueden ser rendimiento, salarios, habilidades, etc.

Distribuir las tareas

Como responsable de Recursos Humanos, es normal que a veces se vea sobrecargado de trabajo: es difícil que una persona pueda manejar todo. Es en este punto en el que el sistema de roles ayudan a distribuir el trabajo entre distintas personas. Por ejemplo: Se puede configurar en el sistema un rol como “equipo de recursos humanos” y conectarlo a una dirección de correo electrónico compartida. De esta manera, nos aseguramos de que ningún proceso importante pase desapercibido o se olvide, simplemente porque había otras tareas prioritarias.

Apoyar a otras áreas

Otro punto fuerte del sistema de roles es la posibilidad que ofrece para permitir el acceso a la información a otros grupos externos. Los usuarios de Cezanne OnDemand facilitan el acceso, comunmente a sus consultores de nómina, para obtener los datos necesarios para elaborar la nómina de los empleados.

Indicar procesos de aprobación alternativos

En muchas organizaciones, los responsables habituales de aprobar las ausencias o las bajas por enfermedad, suelen formar parte del equipo de recursos humanos. Sin embargo, puede ser que en un momento surja una necesidad urgente de modificar dicho proceso para asigmar la responsabilidad a otro. Con Cezanne OnDemand, se puede hacer de un modo sencillo, manteniendo a raya la seguridad de la información sencible a la que esa persona no debe acceder. Cezanne OnDemand proporciona un enfoque potente y flexible a la vez.

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