Registro de Jornada Laboral: no es para tanto

Durante las últimas semanas he leído casi de todo acerca del Registro de la Jornada Laboral, cuya regulación entró en vigor el pasado 12 de mayo. Tras la aprobación por Decreto-Ley del nuevo reglamento, lo cierto es que, lo que empezaba como una cuestión menor, ha ido poco a poco sembrando el caos entre todo tipo de organizaciones.

Una de las cosas que más “preocupa” a las empresas no es el registro en sí, de la jornada de trabajo, sino el hecho de que la documentación deba guardarse durante cuatro años. Período durante el cual, además, la información deberá estar a disposición, tanto de los trabajadores, como de la Inspección de Trabajo o la Seguridad Social. ¿Qué han visto las áreas de recursos humanos en esta obligatoriedad? Pues, básicamente, una mayor carga administrativa que deberán afrontar.

Y digo carga administrativa, pero añado que, además, se deberán establecer protocolos de actuación, primero, para proceder a los registros, luego para almacenar la información, después para que los trabajadores puedan firmar -junto con su nómina- el registro de las horas ordinarias y extraordinarias que han realizado durante ese mes, etc.

Sin embargo, mi visión, más allá de ver acertada o no la medida, es extremadamente simplista. Cualquier proceso que implique una carga administrativa adicional, deberá ser automatizado. En este caso, la solución no es nada complicada, más aún para aquellas organizaciones que ya dispongan de una solución de gestión de recursos humanos en funcionamiento.

Está claro que implementar cualquier cambio supone un sobreesfuerzo. Eso no lo vamos a negar. Habrá que ver qué sistema de fichaje se implementa, en caso de que no exista -registro presencial basado en soluciones o de proximidad ya sean huellas, iris, voz o cualquier otra característica personal; un sistema informático que registre la hora de entrada y salida a través de una App instalada en el móvil; o, incluso, el Excel de toda la vida.

Creo que lo que está generando el malestar no es tanto la necesidad de habilitar un sistema de fichaje, sino la necesidad de tener que conservar más documentos y mantener nuevos sistemas. El Decreto-Ley 8/2019 obliga, indirectamente, a elaborar informes y a garantizar que todo el mundo ficha a la entrada y a la salida de su jornada.

Claro. Para aquellos que desempeñan su trabajo frente a un ordenador o siempre en una misma ubicación, no hay ningún tipo de dudas. Pero qué pasa con aquellas empresas cuya plantilla es en su mayoría, o en pequeñas proporciones -da igual- móvil, itinerante, trabajan en turnos o en remoto. En estos casos, ya no hablamos solo de más papeleo o de una carga administrativa extra, sino también de un modelo de fichaje más complicado y, también, más costoso.

¿O no? Mi primera reflexión, es que mantengamos la calma. Creo que, como parte del proceso de transformación digital que están acometiendo las áreas de recursos humanos también están empezando a implementar modelos de trabajo más ágiles, lo que, a su vez les permite flexibilizar su operativa y modificar e, incluso, implementar cambios de una manera más rápida. Y así, responder al ritmo vertiginoso que impone la actualidad: la empresarial, la social y la legislativa.

Ahora bien, para automatizar, agilizar, flexibilidad y proporcionar respuestas más rápidas y transparentes, el papel de la tecnología es determinante. Por no desviarnos mucho del tema, en concreto, ya existen en el mercado, soluciones de gestión de recursos humanos, en la nube, que incorporan módulos con las funcionalidades necesarias para cumplir con el nuevo reglamento. Por lo tanto, el Registro de la Jornada Laboral, para aquellas organizaciones que ya cuenten con este tipo de soluciones o similares no será, al menos, en el plano administrativo, tan complicado como parece.

Pero ¡ojo! si aún no disponen de este tipo de soluciones o si se encuentran en proceso de búsqueda activa, habrá que fijarse no solo en la escalabilidad o en la funcionalidad, también habrá que tener muy en cuenta la capacidad de integración que presente. ¿Por qué? Básicamente porque hay aplicaciones muy buenas para gestionar el talento, especializadas, precisamente en eso, en gestionar todo el ciclo de vida laboral de las personas, pero no tienen porqué cubrir otras áreas como las nóminas o el registro presencial. Facilitar la integración con otros sistemas especializados en esos aspectos proporciona una solución global compuesta a su vez, por las mejores aplicaciones disponibles en cada entorno.

Artículo publicado por José Manuel Villaseñor, Partner Director de Cezanne HR en España en RRHH Digital

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