Come creare una cultura di gestione risorse umane votata all’eccellenza

Congratulazioni a Fittleworth Medical Ltd, che ha vinto il premio per la migliore iniziativa di gestione risorse umane nelle PMI.

Il premio, sponsorizzato da Cezanne HR, riconosce il ruolo chiave che una buona politica di gestione HR può svolgere nel sostenere la crescita delle piccole imprese.

Fittleworth (società di consegna a domicilio di prodotti per la cura delle ferite) ha impressionato i giudici con la sua iniziativa innovativa per definire la cultura e i valori dell’azienda a seguito di un periodo di rapida crescita.

‘The Fittleworth Way’, sviluppato grazie al contributo di tutto il personale, è ora saldamente integrata nel business, sostiene e celebra le grandi cose che i dipendenti fanno ogni giorno. La società prevede di sviluppare un programma di formazione interna per i dipendenti del centro di cura e il personale addetto ai servizio per gli utenti, sulla base del progetto realizzato.

Rappresenta un ottimo esempio dell’impatto che un approccio creativo alla gestione risorse umane può avere sul successo di una PMI e di come le persone percepiscono il loro datore di lavoro. Che cosa si può fare allora per dare slancio alle buone pratiche di gestione del personale e creare una cultura HR votata all’eccellenza?

1 . Ottenere il sostegno del CEO

Gli imprenditori sanno che devono adempiere a determinati compiti di amministrazione del personale, ma non sempre apprezzano i benefici che un approccio strategico alla gestione risorse umane possono portare alla forza lavoro. Portare la Direzione a riconoscere la funzione risorse umane come facilitatore e motore della crescita, e non solo come un altra testa a libro paga, può essere una vera sfida, soprattutto nelle fasi di avviamento della PMI, quando si è totalmente concentrati sulla crescita e sulla vendita di beni o servizi. Se vuoi guadagnare la fiducia del CEO, è necessario mostrare una chiara comprensione delle sfide che l’azienda si trova ad affrontare e di essere in grado di dimostrare come i processi di gestione risorse umane possano supportare la strategia aziendale. Avere i dati sul personale sempre aggiornati e a portata di mano, può aiutare a migliorare notevolmente la vostra capacità di influenzare il top management. Se possono verificare come i processi HR stanno fornendo loro informazioni a supporto delle decisioni strategiche (per esempio quali sono le competenze necessarie e le esigenze in termini di reclutamento) sono molto più propensi a riconoscere il ruolo chiave che le risorse umane possono giocare nel condurre il business verso il successo.

2 . Comprendere in quale stadio si trova il business

Da una recente ricerca del CIPD, si evidenzia come il percorso di crescita di una PMI si realizza  tipicamente attraverso quattro fasi distinte, per ciascuna delle quali vi sono specifiche opportunità e sfide per la funzione HR. La chiave del successo è quella di individuare quale fase di transizione l’azienda sta attraversando e valutare se l’approccio alla gestione del persone adottato sia in linea con le reali esigenze del business. Nelle fasi iniziali, ad esempio, le PMI hanno ancora quello che il CIPD definisce come ‘germoglio imprenditoriale’. Le relazioni sono in genere informali e la struttura fluida, i ruoli flessibili e spesso non esiste alcun addetto HR o alcuna funzione esclusivamente focalizzata alla gestione del personale. Con il crescere del business – la fase di ‘emersione’ – si tende ad adottare un approccio leggermente più formale. Si applicano procedure e processi formali, ma l’organizzazione tende ancora ad adottare un approccio reattivo piuttosto che strategico, per esempio nel reclutamento. Nella fase successiva, di ‘consolidamento’, si definisce la strategia di business e ci sono in genere più livelli di gestione. Nell’ultima fase, denominata di ‘affermazione’, la funzione HR deve saper essere lungimirante al fine di impostare le basi per il successo a lungo termine. Chiedetevi quale fase state attraversando, e se l’approccio alla gestione risorse umane adottato sia o meno allineato?

3 . Supportare non soffocare

Con il crescere del business, arriva un punto in cui le reazioni istintive non sono più adeguate e procedure e processi devono essere messe in atto e rispettate, sia per garantire l’efficienza che la conformità alle normative di legge. È molto importante, tuttavia, assicurarsi che le procedure introdotte non vadano inavvertitamente a soffocare lo spirito innovativo e la creatività, oppure rendere la vita delle persone solo più complicata. La chiave è cercare di ottimizzare i processi di gestione del personale e rendere più facile per i manager coordinare il proprio team, piuttosto che introdurre sistemi prescrittivi ed eccessiva burocrazia. La tecnologia può fare molto per aiutare in questo senso. Automatizzare i processi di gestione assenze e pianificazione ferie, ad esempio, può liberare i manager da compiti meramente amministrativi in modo che possano concentrarsi sullo sviluppo di nuovi prodotti e servizi, e soddisfare le esigenze dei clienti.

4 . Apprendere ed aggiornarsi di continuo

Molti dei responsabili HR nelle PMI non provengono da un percorso accademico o precedente esperienza di gestione risorse umane. La gestione del personale, durante la fase di start-up del business, è spesso una funzione che va a sommarsi alle attività previste dal ruolo principale e poi col tempo diventa il ‘primo lavoro’ quotidiano in quanto l’azienda cresce ed il personale aumenta di numero. Anche coloro che hanno un background di gestione risorse umane a volte possono sentirsi isolati e disallineati rispetto a modelli e teorie più recenti. In quanto unico professionista HR in azienda, non hanno alcun interlocutore col quale confrontarsi oppure affrontare tematiche complesse o nuove idee. Stare al passo con le prassi più recenti è di vitale importanza se la funzione risorse umane ha come obiettivo di diventare un attivo protagonista del business. Assicuratevi di comprendere molto bene il settore di mercato in cui l’azienda opera e quali sfide dovrà affrontare con maggiore probabilità lungo il proprio cammino. Fate rete con altre PMI per scoprire come affrontano le questioni di gestione del personale più comuni ed assumete un ruolo attivo nella vostra associazione di categoria o nella comunità HR locale per assicurarvi di essere a conoscenza delle ultime ricerche e migliori pratiche di gestione risorse umane.

5 . Accogliere i benefici della tecnologia

Durante i primi giorni di vita di una PMI, è abbastanza comune che i dati dei dipendenti vengano gestiti attraverso una serie di fogli di calcolo Excel, che circolano in azienda passando di volta in volta da un manager all’altro. Con il crescere del business, però, arriva un punto in cui questa strada non è più praticabile. Nessuno sa chi ha la versione più recente ed aumenta il rischio che la tutela dei dati possa essere compromessa. Adottare una soluzione software HR può sembrare una prospettiva assai preoccupante in un primo momento, ma ben presto ci si accorge che fare i conti con la tecnologia è un’esperienza liberatoria, che consente di risparmiare tempo altrimenti dedicato ad attività meramente amministrative e concentrarsi sugli aspetti più strategici del proprio ruolo. I software HR di ultima generazione non solo permettono di ottimizzare i processi di gestione delle assenze e valutazione del personale, ma offrono anche il mezzo per rigenerare la comunicazione in azienda, rendere partecipi e far sentire valorizzati i propri collaboratori, stimolare la creatività e l’innovazione all’interno dei gruppi di lavoro. Un sistema HR è anche una miniera ricca di informazioni utili all’azienda per individuare le tendenze (come ad esempio l’incremento dell’assenteismo), mettere in luce le carenze di competenza e supportare con dati empirici decisioni strategiche.

Blog di Erika Lucas del 19 Settembre 2013; tradotto a cura di Cezanne HR.