10 cose da mettere sul vostro portale HR

I social media stanno rivoluzionando il modo in cui le persone comunicano e collaborano sul lavoro. Un numero crescente di aziende si rivolgono ora a piattaforme social interne per aiutare i dipendenti a mantenersi aggiornati, in contatto con altri colleghi e collaborare su progetti. Si tratta di un ottimo modo per favorire la comunicazione, guidare l’innovazione ed aiutare il personale a sentirsi più coinvolti e partecipi di quello che avviene.

I migliori software per la gestione del personale spesso offrono portali social integrati, con un’unica porta d’accesso per fornire ai dipendenti le informazioni di cui hanno bisogno.

Quali sono per voi le prime 10 cose che potreste considerare di pubblicare sul vostro portale HR?

Kit di benvenuto

Il kit di benvenuto e orientamento in entrata è spesso la prima cosa che viene consegnata ad un entusiasta nuovo assunto. Tuttavia, nella confusione dei primi giorni di lavoro, può risultare difficile apprendere la gran mole di informazioni che vengono date. Rendere il kit di orientamento disponibile sul vostro portale HR significa che i nuovi dipendenti possono facilmente riprendere i dettagli che sono sfuggiti e, naturalmente, fungere da pratico promemoria per il personale dipendente che può aver dimenticato alcune delle informazioni di base, ad esempio dove si trova il manuale della qualità o l’elenco dei benefit cui hanno diritto.

Policy e procedure

Il vostro portale HR può diventare l’archivio unico per tutti i documenti importanti da condividere in azienda. Le persone potranno accedere agevolmente a tutte le informazioni rilevanti per il proprio lavoro e sarà di conseguenza minore il numero di richieste che vi troverete a gestire quotidianamente. Si potrebbe ad esempio pubblicare la politica sulla gestione di ferie e altre assenze dal lavoro (inclusa per esempio la procedura da seguire per notificare un’assenza di malattia) così come il manuale della sicurezza sul lavoro o le misure che i dipendenti devono seguire per avanzare eventuali reclami. Si potrebbe pensare di pubblicare anche il codice etico, così come le regole circa l’utilizzo di internet e dei social media sul luogo di lavoro.

Chi è chi?

Se il software HR in uso non è in grado di generare automaticamente organigrammi aggiornati o una lista dei contatti aziendali, si potrebbe prendere in considerazione di crearne una per il vostro portale HR. Le migliori directory contengono fotografie e informazioni biografiche, oltre a ruolo e recapiti. I nuovi arrivati possono utilizzare questo strumento per identificare le persone che devono incontrare (o che regolarmente incrociano nei corridoi) ed è anche un ottimo modo per facilitare le relazioni in tutta l’azienda e supportare le persone a trovare i colleghi che possono aiutarli a risolvere un problema o collaborare con loro ad un progetto.

Valori aziendali

Il portale HR è un ottimo posto dove pubblicare i valori aziendali in modo che questi siano visibili per tutti ed i comportamenti virtuosi regolarmente riaffermati. Non deve, però, diventare una lista noiosa. Perché non farne un oggetto interattivo ed incoraggiare i dipendenti a pubblicare esempi di come ‘vivono’ questi valori nel corso della loro giornata lavorativa? È un ottimo modo per condividere storie di successi e diffondere un vero e proprio senso di benessere tra i dipendenti.

Ultime notizie

Tenere tutti aggiornati sulle ultime ‘news’ con una sezione dedicata del vostro portale social. È possibile condividere notizie relative alle risorse umane, come promozioni, premi e riconoscimenti al personale o modifiche al pacchetto benefit, ma solo. È anche un luogo ideale per pubblicare notizie sull’azienda in generale, come nuove acquisizioni di clienti, i progressi compiuti rispetto agli obiettivi di crescita o strategie di business in nuovi mercati. Le persone saranno incoraggiate ad utilizzare il portale con regolarità se sanno che è il posto giusto per rimanere al corrente su tutto quello che sta accadendo nella compagnia.

Offerte di lavoro interne

Prima di spendere una fortuna in annunci di lavoro pubblici, assicurati di non avere le competenze necessarie proprio sotto il naso. Promuovi tutte le ricerche di lavoro sul portale e potresti scoprire che esistono membri dello staff che sono alla ricerca di un cambiamento o hanno le competenze necessarie. Si può anche incoraggiare i dipendenti a condividere le informazioni sulle ricerche di lavoro in corso all’interno della propria rete personale. Alcune aziende offrono una piccola ricompensa monetaria o di altra natura se raccomandano un amico o conoscente che viene successivamente assunto.

Responsabilità Sociale

Il portale HR è anche un mezzo utile per promuovere la vostra posizione in merito alla responsabilità sociale d’impresa (RSI). Puoi condividere la policy in materia di riciclaggio, per esempio, o incoraggiare i dipendenti a creare un gruppo finalizzato a ricercare nuove modalità più ecologiche di operare. È anche una bacheca ideale per pubblicizzare i progetti comunitari e raccogliere adesioni. Diffondere il valore della responsabilità sociale in azienda è particolarmente importante se la forza lavoro è rappresentata principalmente da dipendenti della generazione Y. Le ricerche hanno dimostrato che la capacità di ‘restituire’ alla società rappresenta un fattore motivazionale chiave per questo gruppo.

Tempo libero e attività ricreative

Il lavoro non deve essere solo una catena di montaggio. Se desiderate mantenere i dipendenti motivati e concentrati è necessario proporre anche qualche divertimento. Usate il vostro portale HR per pubblicare notizie su feste, gite aziendali e altri eventi locali. Fatene una funzionalità interattiva incoraggiando il personale a farsi avanti se sono interessati a creare gruppi ed organizzare attività extra-lavorative. Qualcuno potrebbe, per esempio, proporre di istituire un circolo di lettura o suonare in un gruppo dopo il lavoro, oppure organizzare una sessione di yoga o altre attività sportive durante la pausa pranzo. Il rischio di perdere quel senso di famiglia che caratterizza i primi giorni di una giovane azienda, è un tema cui spesso deve far fronte una PMI in crescita; ritagliare uno spazio per la vita sociale sul lavoro, può aiutare a mantenere lo spirito comunitario che ha contraddistinto il business alla nascita.

Link utili

La maggior parte delle aziende utilizzano fornitori esterni per erogare alcuni servizi. Per esempio si potrebbe avere accesso ad un servizio medico o un consultorio, oppure esiste una convenzione con una palestra o buoni sconto per acquisti presso determinati rivenditori. Pubblicare link a questi servizi sul vostro portale HR può essere di grande o. I dipendenti dimenticano spesso ciò cui hanno diritto o non rammentano la procedura da seguire per accedere ad un determinato servizio. È un ottimo modo per ricordare alle persone quali sono i vantaggi che offrite e incoraggiarli ad utilizzare ciò che è disponibile.

Domande frequenti

Ci sono domande inerenti la gestione risorse umane che si presentano di continuo e il portale HR è un ottimo modo per rispondere. Si può compilare un elenco di FAQ da pubblicare sul sito che viene aggiornato in base alle necessità, oppure si può sviluppare una funzionalità più interattiva dove si incoraggiano i dipendenti a postare domande in una chat live in modo che possano dialogare con voi. Assicuratevi, però, che se scegliete la seconda opzione, bisogna essere disponibili a rispondere rapidamente altrimenti si perde di credibilità.

Questi sono solo alcuni suggerimenti su come si potrebbe utilizzare il portale HR. Ogni azienda avrà obiettivi diversi; il bello dei social media interni è che si può personalizzare lo strumento per soddisfare le proprie esigenze. La chiave per ottenere il meglio della tecnologia è quello di pensare fuori dagli schemi e trovare modi creativi per coinvolgere le persone in modo che possano essere fedeli al business e disposti a dare quel contributo in più nel momento del bisogno.

Quali informazioni pubblicate sul vostro portale HR? Fateci sapere come funziona nella vostra azienda.