Perché stiamo pagando troppo per il software HR?

Da tempo ormai si fa un gran parlare di come il Cloud consenta di ridurre il costo delle tradizionali soluzioni HR. È risultato quindi assai sorprendente leggere nell’ultima edizione di Computer Weekly che Grant Thornton sta spendendo non meno di 3 milioni di sterline per passare a sistemi HR nel Cloud.

Di sicuro la società di consulenza starà acquistando sistemi diversi per coprire l’intera gamma di attività di gestione delle risorse umane, per il suo organico di 4.500 persone, ed avrà fatto tutti i conti per dimostrare che il cambiamento ridurrà i costi e renderà i processi molto più efficienti.

Ma si tratta comunque di una quantità enorme di denaro, il che pone la domanda se la maggior parte delle soluzioni software HR cloud-based stiano davvero mantenendo la promessa di una maggiore efficienza di calcolo a costi inferiori.

Parte del problema risiede nel fatto che, anche se i fornitori di queste soluzioni hanno accolto con entusiasmo gli aspetti ‘sempre e ovunque’ del Cloud, molti di loro non hanno reso i loro sistemi facili da implementare e da gestire. Quindi, anche se ai clienti è stato permesso di non dover possedere e gestire in proprio il software, sono ancora costretti a spendere molto per il set-up e la manutenzione dei sistemi.

Queste sono le cinque ragioni principali per cui molti sistemi software HR cloud-based sono più costosi di quello che dovrebbero essere:

Il caricamento dati è ancora una fase da personalizzare

La maggior parte delle aziende hanno sistemi HR legacy contenenti dati storici, come la cartelle sulle assenze e le schede sulla carriera, che vogliono trasferire nella nuova soluzione. Pochi sono i fornitori (Cezanne HR è tra questi) che hanno sviluppato strumenti per rendere il trasferimento dei dati di un processo semplice. La maggior parte richiede ancora ‘personalizzazioni’  per estrarre i dati storici e per caricarli sui nuovi sistemi: un esercizio costoso che può richiedere anche molto tempo.

Il sistema deve essere avviato e configurato da qualcun altro

Tutte le organizzazioni hanno processi HR specifici che vogliono supportare. Si può decidere di automatizzare parti del processo di performance management, per esempio, o gestire on-line il sistema di richiesta e approvazione delle ferie annuali. Il problema di molte soluzioni HR, tuttavia, è che non includono gli strumenti che consentono ai clienti di impostare autonomamente questi processi all’interno del prodotto. Questo significa che il fornitore deve farlo per loro, creando una dipendenza (e un costo ricorrente) tra fornitore e utilizzatore.

Le integrazioni sono complesse

Come sembrano aver concluso in Grant Thornton, spesso per ottenere la soluzione migliore per soddisfare tutte le esigenze di business, è necessario optare per soluzioni offerte da fornitori diversi (nel loro caso diversi fornitori per Core HR managament, Talent, Training e Payroll). Integrare sistemi, soprattutto se progettati diversi anni fa, può essere difficile e anche molto costoso.

Prezzi poco trasparenti

Molti dei fornitori di software HR che forniscono anche servizi di implementazione per le loro soluzioni Cloud HR, non pubblicano i prezzi. Ciò significa che non applicano logiche trasparenti sui prezzi e vogliono mantenere notevole flessibilità per richiedere quello che pensano il cliente possa pagare. Questi produttori non avranno pressione a ridurre i costi ma scaricheranno sui propri clienti tutti i costi per gestire il trasferimento dei dati e l’implementazione dei sistemi.

La gente preferisce ciò che è noto all’ignoto

C’è un modo di dire: “nessuno è mai stato licenziato per l’acquisto di una soluzione IBM”. Lo stesso vale nel mercato del software HR, dove i grandi fornitori come SAP, Oracle e ora Workday dominano la scena. Le organizzazioni più grandi si sentono più sicure rivolgendosi ai fornitori affermati piuttosto che guardare alle aziende giovani e dinamiche che stanno investendo e innovando i loro prodotti, ma non hanno ancora una base clienti collaudata e migliaia di implementazioni.

La buona notizia, tuttavia, è che per le aziende con diverse centinaia o migliaia, piuttosto che decine di migliaia di dipendenti, ci sono fornitori di soluzioni software HR che hanno lanciato la sfida a questo status quo, offrendo ottime soluzioni ad un prezzo impensabile sino a pochi anni fa.

Questo è reso possibile grazie almeno a tre fattori.

Il primo è il SaaS (Software-as-a-Service) che consente alle aziende di ‘affittare’ l’accesso al software invece di possederlo e gestirlo loro stesse.

Altro fattore è la disponibilità di processi ripetibili ed efficaci per l’implementazione iniziale, il supporto e l’amministrazione del sistema, che consentono ai clienti di contenere il costo del progetto di avviamento e del supporto continuativo.

Infine, il fatto che i sistemi siano disponibili su piattaforme Cloud, rende possibile un aggiornamento automatico e diretto da parte del fornitore; i clienti Cezanne OnDemand, per esempio, hanno sempre accesso alla versione più recente del sistema e non sostengono alcun costo quando il sistema viene aggiornato o vengono aggiunte nuove funzionalità.

State forse pagando troppo per il vostro sistema software HR oppure non state ancora beneficiando delle soluzioni di ultima generazione? Ci piacerebbe sentire la vostra opinione sulle soluzioni HR cloud-based e sul loro rapporto qualità/prezzo.

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