Come il software HR può aiutarti a coniugare approccio globale e peculiarità locali

È ormai un dato di fatto che sempre più aziende, di ogni forma e dimensione, siano diventate globali. Nelle ultime settimane abbiamo incontrato una società che si occupa di erogare formazione linguistica online a circa 40 milioni di utenti in tutto il mondo, composta da una forza lavoro proveniente da 11 differenti nazioni, che parla 16 lingue diverse e che progetta di espandersi in due nuovi paesi ogni anno. Gestire una forza lavoro così distribuita è senza dubbio un’immane sfida, che si tratti di 50 dipendenti o 500. Tutti gli utenti di Cezanne OnDemand confermano con chiarezza quanto dotarsi di un software HR globale si è rivelato vantaggioso sia in termini di costi che di efficienza nel supportare la loro crescita internazionale e nel portare ordine nei processi di gestione del personale.

Certamente non basta un sistema HR tradotto in diverse lingue; perché una soluzione sia realmente efficace in un’organizzazione internazionale, deve essere abbastanza flessibile da adeguarsi alle necessità locali, normative e culturali, pur mantenendo una cornice coerente con un approccio globale.

Vediamo quali sono i cinque fattori chiave su cui riflettere per scegliere un buon software HR globale:

Assicurati che risulti “naturale”

Nulla crea più confusione ad un dipendente dell’avere a che fare con una terminologia a lui “straniera”; persino di Regno Unito e Stati Uniti si è soliti dire che siano due nazioni divise da una lingua comune. La terminologia associata alle ferie rappresenta un primo esempio: negli Stati Uniti un dipendente si aspetta termini come “vacations” o “Paid Time Off” (PTO), mentre in Gran Bretagna sono più frequenti affermazioni come “booking holidays” e “taking sick leave”. Il modo in cui vengono mostrate le date, poi, può causare ulteriore confusione se non è appropriato per la nazione in questione; nello stile statunitense, per esempio, le date cominciano con il mese, mentre in UK, come in Italia, con il giorno. Assicurati che la soluzione da te scelta possa essere configurata secondo una terminologia appropriata a tutti i paesi in cui verrà applicata.

Le informazioni giuste alle persone giuste

Accertati che il sistema per il quale opti permetta alle persone di diversi paesi di vedere le schermate più appropriate al proprio contesto lavorativo. Non vorrete, per esempio che gli impiegati svedesi visualizzino opzioni relative alla maternità regolata dalla legislazione UK. Allo stesso modo, sarà auspicabile che il personale veda, invece, versioni locali dei documenti principali o delle linee guida per le valutazioni. Molte soluzioni di ultima generazione offrono portali HR integrati dove poter archiviare documenti, ma è necessario un sistema più evoluto che consenta di mostrare le giuste informazioni alle persone giuste e nel momento giusto.

Assicurati che le traduzioni siano adeguate allo scopo

Conosciamo tutti racconti tremendi di traduzioni che nulla hanno a che fare con il significato originale, storie a volte comiche, altre dagli effetti potenzialmente disastrosi. Alcuni fornitori di software HR si affidano ad agenzie di traduzione per localizzare i loro prodotti ed i risultati sono spesso imprecisi ed approssimativi. È molto importante per la credibilità aziendale, e non solo per l’usabilità del sistema, che quest’ultimo “parli” il giusto linguaggio. Prima di prendere una decisione è giusto richiedere al potenziale fornitore informazioni dettagliate sulle modalità in cui vengono gestite e controllate le traduzioni.

Verifica che il sistema calcoli le ferie in base a calendari locali

Le festività variano notevolmente anche tra paesi europei, ragione per cui è opportuno accertarsi che il software scelto permetta di impostare calendari che riflettano le festività di ogni paese e zona in cui verrà implementato. È altrettanto importante che il sistema riconosca il fuso orario in cui si trovano i dipendenti così che le festività vengano distribuite in modo corretto. Decisamente da scongiurare dover applicare aggiustamenti manuali per ogni variazione ad un ipotetico calendario standard; un buon software deve svolgere automaticamente la parte più complessa del lavoro al posto tuo.

Individua un sistema che supporti i tuoi processi

Uno dei grandi vantaggi dei moderni software HR è che svolgono la maggior parte delle attività quotidiane più noiose e ripetitive, come la registrazione di ferie ed altre assenze dal lavoro e l’invio automatico delle istanze che devono essere approvate alle persone giuste. Ma i processi di autorizzazione e le modalità di reporting non sono uguali in tutti i paesi; in un paese potrebbe essere l’HR Manager che supervisiona questo tipo di richieste, in altri può essere il responsabile di linea che autorizza le ferie e tiene monitorate le assenze. Prima di mettere la tua firma su un contratto assicurati che il sistema scelto supporti queste differenze locali.

In che modo il software HR globale ti supporta nella gestione del personale? Ci farebbe piacere conoscere il tuo punto di vista in merito agli aspetti che hai ritenuto maggiormente utili.

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