10 buone ragioni per smettere di usare i fogli di calcolo

Diversi responsabili HR fanno grande affidamento su fogli di calcolo per registrare le informazioni relative al personale. Si tratta di un approccio che può funzionare se devi gestire pochi dipendenti o se vuoi lavorare con un insieme di dati molto circoscritto.

Ma i fogli di calcolo perdono efficacia quando l’azienda comincia a crescere ed i membri dello staff aumentano.

Le attività legate all’approvazione delle ferie ed alla valutazione delle performance diventano presto ingestibili. Arriva un momento in cui i fogli di calcolo non sono più adeguati allo scopo ed il team HR deve cercare altre soluzioni, come un software HR, che li aiuti a svolgere il loro lavoro con maggiore efficienza.

Vediamo 10 ragioni per cui è tempo che la tua azienda metta da parte i fogli di calcolo:

Non sono sicuri

I fogli di calcolo vengono solitamente conservati sul PC, inviati più volte via mail tra colleghi che li modificano ed aggiornano. È facile dimenticarsi di proteggerli con password, lasciando esposte informazioni confidenziali.

Sono facilmente corruttibili

Quando un foglio di calcolo passa tra molte mani diverse, è facile che le informazioni subiscano delle modifiche. Può succedere che qualcuno modifichi i dati volontariamente per creare confusione, ma più spesso avviene involontariamente. Chi non è pratico nell’utilizzo di fogli di calcolo, può facilmente inserire informazioni importanti nelle celle sbagliate, cancellarne altre, o apportare modifiche errate. Se poi i fogli di calcolo vengono inviati da un dipendente all’altro tramite email, una volte aperti da pc o tablet non protetti, si corre il rischio di infettarli con dei virus.

Spesso non sono aggiornati

I dati HR cambiano continuamente: nuovi assunti, cambiamenti nelle informazioni di contatto, dettagli bancari, e poi malattie, formazione, qualifiche… è quasi impossibile inserire tutte queste informazioni nei fogli di calcolo con sufficiente tempestività. Ad esempio, il team HR potrebbe essere concentrato su altre priorità e non riuscire a aggiornare l’ultimo report sulle assenze, o un manager troppo impegnato potrebbe dimenticarsi di segnare quando un dipendente ha chiesto le ferie. Con un software HR, tutte queste informazioni vengono registrate nel sistema ed i processi automatizzati.

Non riducono la documentazione cartacea

Buona parte del tempo a disposizione del team HR viene dedicato ad attività ripetitive ed a scarso valore aggiunto, come l’aggiornamento delle informazioni di contatto dei dipendenti, la risposta a domande circa l’ammontare di ferie rimaste a disposizione, l’invio di richieste da approvare; i fogli di calcolo non automatizzano questo procedimento, non mandano alert e non centralizzano tutte le informazioni necessarie. I sistemi HR, in particolare quelli dotati della componente self-service, lo fanno.

L’azienda non ha un archivio centralizzato

Il team HR deve spesso destreggiarsi tra numerosi fogli di calcolo: uno per le ferie, uno per le assenze, formazione, valutazioni… per complicare ulteriormente le cose accade che i diversi dipartimenti registrino le informazioni su differenti fogli di calcolo. In questo modo si verificano duplicazioni, inconsistenze e l’azienda si trova senza una fonte affidabile. I software HR riducono tutte queste inutili incombenze amministrative, fornendo all’impresa uno spazio dove tutte le informazioni relative alle risorse umane, dai dati dei dipendenti alle policy aziendali, possono essere conservate in modo sicuro.

È difficile avere accesso alle informazioni in tempo reale

In un’organizzazione in cui i dati HR sono conservati su fogli di calcolo, una richiesta di informazioni da parte del senior management team può mandare tutti nel panico; il team risorse umane deve riconoscere quale sia la versione dei dati aggiornata ed assicurarsi che siano state inserite anche le informazioni più recenti. I software HR di ultima generazione, consolidano tutti i dati registrandoli in un unico spazio centralizzato così da renderli disponibili 24 ore su 24; in questo modo i manager possono accedere con semplicità ad informazioni strategiche per le decisioni di business.

Portano ad uno spreco di tempo

Un sistema basato sui fogli di calcolo può richiedere molto tempo per essere gestito. Il team risorse umane si trova spesso a dover inserire le stesse informazioni in spazi differenti o deve passare a setaccio un intero foglio di calcolo per trovare ciò che gli serve. I sistemi di gestione HR ottimizzano l’intero processo, riducendo drasticamente il tempo da dedicare ad incombenze amministrative e dando la possibilità al team HR di concentrarsi su attività a più alto valore aggiunto.

Non sono facilmente accessibili

I fogli di calcolo nascono per essere utilizzati da una manciata di persone, non di più. Molti dati sono confidenziali, e devono spesso essere rivisti e limati prima di venire passati ad altri membri dell’azienda. Anche per le richieste più banali, come “Quanti giorni di ferie sono rimasti al mio team?”, i manager devono interpellare le HR. Questo porta frustrazione e ritardi quando le persone non riescono ad accedere alle informazioni che gli servono con rapidità.

Non sono interconnessi

I fogli di calcolo non ti permettono di svolgere analisi congiunte. Tipicamente c’è un foglio di calcolo per ogni processo HR o dipartimento e non è semplice per i manager collegarli od evidenziare alcune tendenze, per esempio se vi sia una connessione tra un calo nelle performance ed un picco di assenza. I software per la gestione delle risorse umane uniscono tutte le informazioni e rendono più semplice per l’azienda avere una visione completa.

Causano lentezza

I fogli di calcolo rallentano le attività: inserire le informazioni è un processo lungo, verificare i dati per controllare che siano aggiornati è laborioso ed estrarre le informazioni richiede tempo. In un ambiente in costante movimento, dove al team HR si richiede molta più rapidità che in passato, non è fruttuoso continuare ad utilizzare i fogli di calcolo quando vi sono software che offrono un modo semplice ed economico per gestire i processi HR.

La tua azienda è ancora legata ai fogli di calcolo? Ti interessa scoprire una soluzione più efficiente?

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