5 parole chiave per aumentare la produttività

Quanti ostacoli si frappongono tra te ed una giornata realmente produttiva? Il telefono che squilla in continuazione, colleghi che ti interrompono, procedure troppo complesse, sistemi che non funzionano come dovrebbero…

Una ricerca che arriva dall’Inghilterra (CIPD, Employee Outlook Survey) ci racconta che regole e procedure superflue sono in cima alla lista di ciò che ci impedisce di lavorare al meglio; anche la mancanza delle giuste risorse è un problema tra i più lamentati, così come le policy aziendali troppo complesse che frenano la creatività.

Il dibattito sull’incentivazione della produttività è sempre molto acceso, ma nonostante tutte le parole spese, sono spesso problematiche piccole e di facile soluzione a condizionare il modo in cui lavoriamo.

Procedure HR inutilmente complesse sono un primo esempio: è sorprendente scoprire quante aziende abbiano processi ancora basati su moduli cartacei per gestire le ferie annuali, quando la tecnologia fornisce un metodo senza dubbio più semplice, rapido e sicuro.

Quindi se vuoi alzare la posta in gioco della produttività aziendale e far lavorare i tuoi dipendenti nel modo più proficuo possibile, quali sono alcune delle buone pratiche che puoi mettere in atto?

Noi le abbiamo riassunte in 5 Parole chiave:

  • Risorse adeguate
  • Ruoli e competenze
  • Supporto tecnologico
  • Barriere
  • Flessibilità

Vediamole nel dettaglio:

– Risorse adeguate

“Se non hai gli strumenti giusti, non puoi fare un buon lavoro”

Deve diventare un mantra per voi. Se gli equipaggiamenti forniti sono vecchi e spesso si bloccano o non lavorano come dovrebbero, le persone che vi hanno a che fare soffriranno il nervosismo e la frustrazione di non avere a disposizione ciò che gli serve per dimostrare le proprie capacità. Se la tecnologia fornita è inutilmente complessa da utilizzare e non porta al risultato sperato, le persone non la useranno, o sprecheranno tempo prezioso per comprenderne il funzionamento. Non puoi aspettarti che le persone ottengano buoni risultati entro le scadenze stabilite se non gli metti a disposizione le risorse necessarie.

– Ruoli e competenze

La ricerca ci svela che gli individui sono desiderosi di attività interessanti, che consentano loro di prendere delle decisioni e mostrare le proprie competenze. Tra coloro che dicono di sentirsi poco partecipi della vita della loro organizzazione, quasi la metà ha la percezione di essere più qualificato rispetto al lavoro che svolge. Questa situazione è esplosa in seguito alla crisi economica degli ultimi anni in cui molte persone pur di lavorare accettavano ruoli ben al di sotto delle loro qualifiche. Domandati se nella tua azienda le persone lavorano sfruttando il loro potenziale, e domandalo anche ai tuoi dipendenti.

– Supporto tecnologico

La tecnologia ha fatto passi da gigante negli ultimi anni, tanto che ormai esistono sistemi per gestire qualunque attività, alla portata anche delle aziende più piccole. E allora lascia che siano loro a fare lo sforzo di svolgere tutte le attività più noiose e monotone. Un buon sistema per la Gestione delle Risorse Umane per esempio, può portare a termine tutti quei compiti amministrativi ripetitivi, lasciando più spazio al team HR per attività più strategiche finalizzate alla crescita del business. Reperire tutti i dati utili a prendere decisioni informate sui fogli di calcolo richiedeva moltissimo tempo e spesso si trascinava dietro errori ed omissioni. Con un software HR si hanno invece sempre a portata di click i dati che servono, organizzati in modo da semplificare la loro analisi. Alcuni esempi possono rendere più semplice comprendere il valore aggiunto: ad un manager che deve pianificare il team per un determinato progetto sarà sufficiente consultare il calendario delle assenze aziendali per capire chi è presente e chi no in alcune giornate specifiche; allo stesso tempo potrà sfruttare la gestione automatizzata delle performance per capire se vi siano mancanze di competenze e se tutte le risorse siano sfruttate in modo corretto.

– Barriere

Strutture troppo gerarchiche ed organizzazioni a compartimenti stagni non incentivano la produttività. Ciascun settore aziendale mira a far bene ed a dimostrare la propria importanza, mettendosi facilmente in lotta con altri se serve ad accaparrarsi risorse. Allo stesso modo, avere un’autorizzazione od una risposta più richiedere moltissimo tempo se non è chiaro quali canali vadano utilizzati. Portali social interni, presenti in diversi software HR di ultima generazione, possono aiutare ad abbattere le barriere e facilitare la circolazione delle informazioni. Incentivano le persone a collegarsi tra loro, creano nuove sinergie tra colleghi, rendendo più accessibili le informazioni ed incoraggiando un approccio più collaborativo, che è la chiave per la produttività.

– Flessibilità

Lavoriamo in una società globale, attiva 24 ore su 24, 7 giorni su 7, ma molte organizzazioni sono ancora bloccate nel classico 9-18 dal lunedì al venerdì perché non sono riuscite a riconoscere i benefici di una maggiore flessibilità lavorativa. È ormai riconosciuto che un buon equilibrio lavoro/vita privata è fondamentale per il benessere di ciascuno ed ha un’influenza notevole sulla produttività individuale. Se ci pensate, ci sono delle buone ragioni per questo approccio al lavoro così rigido o semplicemente è il modo in cui si è sempre fatto e quindi è difficile cambiarlo?

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