Il conto alla rovescia per il Natale è agli sgoccioli e tutti hanno pianificato o stanno programmando come trascorrere le vacanze invernali. Tutti i manager avranno già ricevuto valanghe di richieste di ferie, ed a breve arriveranno quelle dell’ultimo minuto.
Gli scontri per le assenze nel periodo di Natale sono tra le cause principali di conflitto tra colleghi: chi ha figli vorrebbe assentarsi dal giorno in cui chiudono le scuole, chi ha le famiglie in altre città vorrebbe raggiungerle; in più c’è il periodo morto tra Natale e Capodanno in cui sembra davvero non accadere nulla rendendo superflua la presenza a lavoro.
Certo sarebbe bellissimo se tutti potessimo staccare completamente la mente dal lavoro il 23 Dicembre per ripensarci solo dopo l’Epifania; ma questo è impossibile e nella realtà molte aziende hanno l’esigenza di mantenersi produttive anche nel periodo natalizio.
Come state gestendo le richieste di ferie che si accumulano?
Vediamo cosa potete fare per assicurare il grado massimo di soddisfazione per la maggior parte del team:
Comunicazione
Il primo passo è far sì che sia chiaro a tutti come saranno gestite ed organizzate le ferie: la vigilia di natale chiudete in anticipo? Avete un carico di attività significativo anche durante le feste o le giornate sono più leggere? Prevedete una chiusura aziendale? Se queste informazioni saranno a disposizione di tutti si eviteranno incomprensioni ed errori a riguardo.
Pianificazione
Incoraggia la tua squadra a pianificare le ferie con anticipo. Se ci sono persone che non possono assentarsi nello stesso periodo, rendilo noto in modo che possano organizzarsi. Ricorda alle persone il processo corretto per la richiesta ferie. Se tutti conoscono procedure e policy, sapranno anche quando è più opportuno prendere ferie e quando è preferibile invece non assentarsi.
Tecnologia
Come puoi fare per essere certo che vi siano abbastanza persone al lavoro in modo da non ridurre la produttività? E come evitare richieste di assenze in conflitto tra loro? I software HR per la Gestione Ferie ed Assenze possono aiutarti: grazie al calendario aziendale avrai sempre sott’occhio chi è presente e quando, semplificando la pianificazione delle risorse. Allo stesso modo rendono più rapido il processo di approvazione o rifiuto di una richiesta, eliminando tutti i passaggi superflui e fornendo risposte rapide.
Chiarezza
Se devi rifiutare una richiesta di ferie, spiega con chiarezza le tue motivazioni. La maggior parte delle persone sa che non possono assentarsi tutti nello stesso momento ed essere trattati con onestà renderà più facile accettare un “no”. Dimostra che dai importanza alle esigenze di ciascuno, al desiderio di trascorrere del tempo in famiglia o con gli amici e che hai fatto del tuo meglio per dare a tutti le stesse opportunità. Ascolta i consigli che ti vengono dati: potrebbero servirti per una migliore pianificazione futura. Per esempio magari qualcuno potrebbe essere operativo pur senza venire fisicamente in ufficio; in questo modo renderesti più conciliabile lavoro e vita personale. Ed anche se alla fine dovrai comunque rifiutare, sarà apprezzato il tuo tentativo di soddisfare tutti.
Onestà
Se dovessero sollevarsi recriminazioni, domandati se hai fatto tutto ciò che potevi per far sentire tutti trattati equamente. È molto facile che si sviluppi del risentimento se darai l’impressione di aver fatto favoritismi. Perciò non lasciare che le persone ne discutano solo tra di loro, ma fatti carico dell’organizzazione delle ferie; eviterai tensioni e scontento.
Quindi: pensi di aver gestito al meglio la richiesta di ferie per il periodo natalizio? Cosa potresti migliorare?
