Quando lavorare da casa funziona: un caso concreto

Questa settimana vogliamo parlarvi di smart working da un punto di vista estremamente soggettivo che riguarda Cezanne HR in prima persona. Abbiamo infatti intervistato John Hixon, Global Product Manager di Cezanne HR. Perché proprio lui? Perché è esempio calzante di come un buon progetto di home working possa funzionare; John infatti lavora alternativamente una settimana presso il nostro ufficio a Londra ed una settimana da casa, in Scozia, dove vive con la sua famiglia.

Sentiamo quindi cosa ha da raccontarci in proposito.

Quali sono le basi teoriche di un buon progetto di home working?

J: Il lavoro è ciò che fai e non da dove lo fai. Bisogna spostare il focus sul risultato piuttosto che sul tempo passato in ufficio. Non importa se i tuoi collaboratori sono in sede, a casa, in treno od al bar; ciò che conta è mettere in piedi policy e buone pratiche in grado di motivarli e coinvolgerli, e la possibilità di lavorare da remoto ha dimostrato in molti casi un aumento di produttività.

Come lo applicate in Cezanne HR?

J: Quasi tutti i dipendenti di Cezanne HR possono lavorare da casa se lo desiderano, purché sia assicurata adeguata copertura dell’ufficio: i telefoni squillano, la posta arriva e bisogna rispondere, questo è l’unico limite posto.

Per me in particolare, significa aver avuto l’opportunità di trasferirmi con tutta la famiglia in Scozia, alternando una settimana di lavoro da casa con una invece in cui sono presente in sede a Londra.

Alcuni membri del mio team scelgono di lavorare 2 o 3 giorni a settimana da casa, soprattutto se hanno un progetto particolare su cui concentrarsi che gli richiede la pace e la serenità che solo la propria casa può offrire. Altri invece si trovano meglio lavorando in ufficio: la scelta è loro, il luogo in cui lavoriamo non ci impedisce di essere produttivi come team e di agire come un’unità.

Quali sono gli elementi che fanno sì che questo approccio funzioni?

J: Tutto parte dalla fiducia e da un approccio collaborativo che si basa su di un obbiettivo condiviso: il supporto dei nostri clienti, il sostegno reciproco ed i risultati aziendali.

Nel team di sviluppo abbiamo un approccio agile: ogni giorno abbiamo un meeting, veloce ed efficiente, di frequente svolto via Skype, molto diverso dalle riunioni fiume spesso piene di parole, ma vuote di idee; questo è alla base di una metodologia agile che ci consente di mirare al miglioramento continuo della nostra soluzione HR SaaS, con nuovi sviluppi, controlli di qualità e release costanti.

Quali sono le tecnologie a supporto di questo approccio?

J: Grazie alle tecnologie di meeting online come Skype e GoToMeeting, le riunioni di team sono efficienti come se fossimo nella stessa stanza, se non di più: nella mia esperienza, le riunioni online tendono ad essere più concentrate e produttive, con un minor rischio di divagare o essere interrotti.

Lo stesso approccio viene applicato quando alcuni membri del team devono lavorare insieme su un progetto specifico. Si possono facilmente organizzare riunioni dell’ultimo minuto senza correre il rischio che la sala riunioni sia già occupata e la condivisione dello schermo rende più chiare le spiegazioni. Inoltre, poiché i nostri sistemi di sviluppo e testing sono Cloud come la nostra soluzione, risultano disponibili H24, consentendo a ciascuno di lavorare nell’orario che gli è più congeniale, sia notte fonda o mattino presto.

Anche gli altri team di Cezanne HR (supporto, vendite, marketing…) utilizzano diversi strumenti online, per esempio, ZenDesk per il supporto clienti, Saleforce e Pardot per il marketing. Le informazioni vengono archiviate centralmente, gli standard di sicurezza sono elevati e certificati, i dati sono alla portata di tutti i dipendenti, mettendoli nella condizione di accedervi ovunque si trovino.

E come utilizzate il software Cezanne HR in questo contesto?

J: Naturalmente, usiamo Cezanne HR per semplificare e snellire i nostri processi di gestione delle Risorse Umane. Le funzionalità del calendario condiviso sono molto utili per pianificare la giusta copertura ed avere sempre visibilità su chi sia al lavoro e chi in ferie, in trasferta…

Per noi è fondamentale la sicurezza dei dati, nostri ma soprattutto dei nostri clienti. Per questo abbiamo un approccio alla sicurezza molto rigido: laptop criptati, network sicuri, doppia autenticazione ed un sistema sicuro di scambio dei dati. Il nostro software è costantemente verificato da noi e da terze parti per incontrare i più alti standard di sicurezza.

Certo, non tutte le aziende possono scegliere lo smart working, ma per quelle che hanno questa possibilità, spostare il focus da “dove sei” a “cosa stai ottenendo” può essere un passo importante per la crescita del business.

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