In questa fase di emergenza, le aziende si devono necessariamente affidare alla videoconferenza come strumento di comunicazione con la loro forza lavoro remota. Le applicazioni di videochiamata, come Zoom, hanno visto un aumento di oltre il 500% dei download globali nel solo marzo.
Ma l’aumento nell’uso delle videochiamate per lavoro, porta con sè incidenti e situazioni di imbarazzo. La non familiarità con la tecnologia di videochiamata o la mancanza di consapevolezza sulle buone norme di uso possono portare a momenti molto imbarazzanti.
Per aiutare i tuoi team a evitare gaffe video, ecco quattro cose che puoi sconsigliare e tre cose che invece dovresti suggerire per videochiamate di successo.
Ricorda allo staff di:
Non essere multi-tasking
Con la fotocamera accesa, tutti possono vedere quando qualcuno guarda altrove: se si sta armeggiando con il proprio telefono, controllando le e-mail o parlando con chi vive con noi (pur silenziando il microfono), i colleghi in call se ne accorgeranno. Siamo così abituati al multitasking che applaudiamo alla capacità di svolgere più di un’attività contemporaneamente. Ma non solo è controproducente come suggeriscono gli studi, fare qualcos’altro durante una videochiamata è scortese anche per gli altri chiamanti.
Momenti imbarazzanti si verificano fin troppo facilmente quando ad una domanda diretta del manager, un membro dello staff non sa rispondere perchè ha la sua attenzione diretta altrove, anche solo per pochi secondi. Pertanto, per quanto non sia semplice mantenere costante il livello di attenzione, incoraggiate la forza lavoro a mettere da parte tutto il resto durante le videochiamate ed a concentrarsi sulla conversazione cui sta partecipando. E se devono per forza rispondere ad una domanda di compagno/a, figli, coinquilini… ricorda loro di silenziare il microfono!
Non guardare se stessi
Le persone della tua organizzazione sono affaticate dalle videochiamate? Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che continuano a fissarsi durante le call online. Diversi psicologi suggeriscono che le videochiamate sono estenuanti perché monitoriamo continuamente il nostro modo di apparire o comportarci, cosa che non facciamo nelle riunioni faccia a faccia. Essere distratti dalla propria faccia non è positivo quando dovremmo prestare attenzione alla discussione in corso.
Disattivare la visione di se stessi è probabilmente la cosa che più ci avvicina ad una riunione in presenza. In questo modo non possiamo controllare noi stessi durante la chiamata per concentrarci meglio sulla conversazione. Fortunatamente, la maggior parte delle app di videoconferenza dispone di questa funzione, ma in caso contrario lo staff può nascondere la propria immagine in modo un po’ rudimentale, con un adesivo.
Non forzarsi
La videoconferenza è un ottimo strumento per ricreare alcune delle interazioni sociali perse durante il lavoro remoto. Ma per alcune persone, può essere un’esperienza imbarazzante o scomoda. Osservare le schermate di chiunque stia parlando può essere fonte di distrazione, con alcune persone che prestano quindi più attenzione a ciò che stanno vedendo (“Vediamo com’è la casa di Tizio… Guarda è appena passato il cane di Caio…) invece che a quello che stanno ascoltando. Se i chiamanti usano molti gesti delle mani, l’ampia gamma di movimenti può distogliere l’attenzione delle persone dall’argomento oggetto di discussione.
Altri possono sentirsi più sicuri o pensare più chiaramente alzandosi o camminando vicino al computer durante la presentazione, invece di sedersi davanti alla telecamera. Quindi, le videochiamate potrebbero soffocarli.
Chiedi al tuo personale la sua esperienza nell’uso delle videochiamate per assicurarti che la maggior parte della tua forza lavoro stia beneficiando della tecnologia e non si senta oppressa:
- In quali situazioni le videochiamate funzionano bene?
- Con quale frequenza devono essere tenute le videochiamate?
- Quanto dovrebbero durare?
- Quando sono inefficaci?
- Quali forme di comunicazione alternative preferiresti?
Non condividere le videochiamate dei colleghi sui social
Momenti imbarazzanti o divertenti sono quasi inevitabili quando si tratta di videochiamate di lavoro. Abbastanza spesso ciò provoca una bella risata da parte del team, rompendo il ghiaccio e togliendo l’atmosfera rigida e imbarazzante che le riunioni virtuali possono creare.
Anche se può essere allettante per le persone condividere momenti divertenti o errori commessi dai colleghi durante le chiamate, le risorse umane dovrebbero consigliare alla loro forza lavoro di non farlo. Non solo può essere irrispettoso, ma solleva importanti preoccupazioni in materia di privacy e riservatezza.
Tutti abbiamo visto video divertenti ripresi durante un meeting di lavoro online, ma ciò che accade in riunione, dovrebbe rimanere in riunione.
Ciò che invece il personale dovrebbe fare:
Preparare il proprio spazio di lavoro in anticipo
Con il lavoro a distanza, la tua forza lavoro utilizzerà probabilmente le videochiamate più spesso. Per questo ciascun membro del team dovrebbe assicurarsi che il proprio spazio di lavoro e le attrezzature siano impostati correttamente per garantire che le chiamate vengano eseguite nel modo più fluido possibile. Consigliate di controllare il funzionamento di Internet, che i dispositivi siano in buone condizioni e connessi, che non ci siano schermate inadeguate in background, ecc. Perdere anche solo 10 minuti all’inizio di una call cercando di configurare un’area di lavoro o un dispositivo non è produttivo e fa perdere tempo ai colleghi.
Preparare il materiale, non solo la persona
Essere nella comodità delle nostre case non scusa un aspetto arruffato durante una videochiamata. Sebbene però sia importante presentarsi in maniera adeguata, ciò che un collaboratore dice ed il suo contributo sono più rilevanti.
Ricorda al personale di prepararsi per le riunioni in videochiamata come se fosse una riunione faccia a faccia. Prima di iniziare la chiamata, dovrebbero avere già preso familiarità con l’ordine del giorno, aver completato qualsiasi ricerca o altre attività necessarie ed essere pronti a contribuire alla chiamata.
Puntualità
Essere in ritardo a una festa potrebbe essere di moda, ma ricorda allo staff che non è così quando si tratta di riunioni virtuali. Non solo è imbarazzante quando qualcuno arriva in ritardo, così come lo è di persona, ma anche poco professionale e irrispettoso per le altre persone presenti.
Quando si tratta di videoconferenza, le persone faranno facilmente errori. Ciò che potrebbe sembrare un grosso errore per un membro dello staff, potrebbe non essere un grosso problema per gli altri. Le risorse umane devono essere pronte a supportare il personale di fronte a gaffes imbarazzanti ed a stabilire le regole di base per ciò che è e ciò che invece non è accettabile.
