Scegliere il miglior software per le risorse umane: domande essenziali da porre

Cerchi un software per le risorse umane? Può sembrare un lavoro scoraggiante data la pletora di soluzioni sul mercato.

Sicuramente avrai fatto la tua ricerca sulle opzioni disponibili e dato un’occhiata a un’ampia selezione di fornitori. Potresti aver letto alcuni casi di studio o avventurarti su un sito di recensioni di software, per ottenere recensioni degli utenti del mondo reale.

Armato della tua lista, il tuo prossimo passo è contattare i fornitori, cosa che potresti voler fare attraverso il loro sito web, via e-mail o semplicemente al telefono. Parlare con un consulente esperto è il modo più veloce per capire se il sistema HR soddisfa i requisiti corretti per la tua attività.

Tuttavia, prenditi un po’ di tempo in anticipo per dotarti di un elenco dei tuoi requisiti chiave in modo da poterli verificare mentre parli con i diversi fornitori. Questo renderà più facile fare confronti, così saprai con chi proseguire.

Sappiamo che c’è molto a cui pensare quando si sceglie una soluzione software per le risorse umane, quindi abbiamo messo insieme un elenco delle domande essenziali che dovresti porre.

Gestire i costi

Per la maggior parte di noi, il primo passo in qualsiasi processo di selezione del software di gestione delle risorse umane è identificare la corrispondenza ottimale tra funzionalità del sistema e budget. Sebbene non abbia senso selezionare un sistema HR che non soddisfi i tuoi requisiti essenziali, presentare un budget che l’azienda non firmerà sarà una frustrante perdita di tempo.

I fornitori di software risorse umane hanno modelli di prezzo abbastanza diversi quando si tratta di tariffe di sistema, servizi di configurazione e supporto. Quindi, è importante porre le domande giuste per assicurarsi che non ci siano brutte sorprese più avanti.

Canoni di licenza/abbonamento

• Quali sono i canoni di abbonamento/licenza?
• Su cosa si basano? Per esempio. organico fisso, organico attivo, moduli presi, utenti ecc.
• Come vengono addebitati? Per esempio. Mensile, annuale, anticipato, posticipato.
• Hai aumentato i tuoi prezzi negli ultimi due anni e, in caso affermativo, di quanto?
• Posso ridurre le tariffe durante il periodo di abbonamento? Per esempio. se abbiamo meno dipendenti o vogliamo abbandonare un modulo.
• Se si, quanto preavviso è richiesto?
• Qual è la durata minima dell’abbonamento?
• C’è un limite alla memorizzazione dei dati? Se c’è, quanto costa lo spazio di archiviazione aggiuntivo?

Configurazione/Implementazione

• Quali servizi di installazione sono inclusi nel canone/abbonamento?
• Quanto costerebbe un’implementazione tipica per un’azienda delle nostre dimensioni (e cosa include)?
• Quanto tempo ti aspetteresti?
• Sono previsti aiuti con il caricamento dei dati?
• Alcune delle configurazioni/personalizzazione che apporti vengono riportate gratuitamente nelle versioni future o potrebbe essere necessario riqualificarle e ricaricarle?

Formazione

• Quale formazione consiglieresti?
• Chi dovrebbe essere formato (HR, manager, dipendenti, fornitori)?
• Quanto costa la formazione?
• La formazione può essere erogata online/presso la nostra sede/presso le vostre strutture?
• Quale formazione viene fornita quando vengono rilasciate nuove funzionalità?

Supporto

• Il supporto è un costo aggiuntivo? Se cosi, quanto?
• Come funziona il supporto?
• Hai un portale di supporto online?
• Qual è il tuo SLA (Standard Service Level Agreement)?
• Dove ha sede il personale di supporto?
• In che orari opera?

Manutenzione e aggiornamenti

• Quali servizi di manutenzione e aggiornamento continui fornite nell’ambito delle tariffe di licenza/abbonamento?
• Riceviamo automaticamente nuove funzionalità per i moduli acquistati non appena vengono rilasciati?
• Come vengono gestiti i rilasci?
• Gli aggiornamenti sono inclusi gratuitamente? In caso negativo, cosa devo preventivare annualmente?

Termini contrattuali

Come per i prezzi, scoprirai che i fornitori hanno termini di contratto e di annullamento diversi. Impegnarsi in un contratto a lungo termine potrebbe non essere un problema per te, ma, se desideri la libertà di andare avanti se le tue esigenze cambiano, è importante assicurarti di scegliere il fornitore con l’approccio che funziona per te.

• Qual è la durata minima del contratto?
• Quanto preavviso devo dare di cancellazione?
• Come posso recuperare i dati devo cancellare?
• C’è un addebito?
• Per quanto tempo conservi i dati dopo la cancellazione (dovrai saperlo per la conformità al GDPR)?

Protezione dei dati (e conformità al GDPR)

Come professionista delle risorse umane, sai quanto sia importante la sicurezza dei dati. E in qualità di custode dei dati personali all’interno della tua organizzazione, è tua responsabilità proteggerli e gestirli in modo conforme al GDPR e ai requisiti legali della tua organizzazione.

È raro trovare un fornitore di risorse umane che non tratti la sicurezza dei dati così seriamente come te. Tuttavia, è tua responsabilità controllare e assicurarti che il sistema ti aiuti anche con la tua conformità.

• Il tuo sistema/servizio HR è conforme al GDPR?
• Dove vengono ospitati e sottoposti a backup i dati?
• Per quanto tempo vengono conservati i backup? I dati eliminati vengono rimossi in modo permanente?
• Chi ospita il software e i dati delle risorse umane? Quali certificazioni hanno in atto?
• Hai una certificazione di sicurezza indipendente, come ISO27001?
• Disponi di test di penetrazione indipendenti regolari per convalidare le misure di sicurezza dei dati?
• I dati sono crittografati?
• Posso impostare ruoli di sicurezza diversi per i dipendenti in diversi paesi/parti dell’azienda, in modo da poter controllare ciò che possono vedere o modificare?
• Posso utilizzare il single sign-on o la doppia autenticazione?
• Quali criteri di password posso applicare?

Gestire la propria conformità al GDPR

• Posso fornire un servizio self-service sicuro, in modo che i dipendenti possano vedere e aggiornare le proprie informazioni?
• Le modifiche ai dati dei dipendenti possono essere instradate attraverso flussi di approvazione in uno o più passaggi?
• Posso verificare se i dipendenti hanno ricevuto e firmato per dire di aver letto i documenti chiave?
• Posso impostare politiche di conservazione dei dati per eliminare o rendere anonimi automaticamente i dati in linea con i requisiti GDPR e requisiti diversi in diverse parti della nostra attività, o il processo è manuale?
• Posso impostare avvisi per inviare notifiche automatiche quando è necessario rivedere la formazione obbligatoria o altre attività?
• Esiste un portale o un’area centrale in cui posso archiviare documenti, come politiche di sicurezza dei dati, manuali o processi di conformità, per un facile accesso da parte di diversi gruppi di dipendenti?
• Come vengono gestite le richieste di accesso dei soggetti?

Archiviazione documenti

Una delle grandi cose delle moderne piattaforme software per le risorse umane è che molte di esse rendono davvero facile allontanarsi dal dover fare affidamento su sistemi e processi cartacei. Non solo questo è molto più efficiente, è anche molto meglio quando si tratta di conformità al GDPR.

Tutti i buoni sistemi HR avranno una qualche forma di capacità di gestione dei documenti, ma è importante assicurarsi che disponga di funzionalità chiave che renderanno le tue attività quotidiane più efficienti e più sicure.

• Ha la capacità di caricare, creare, inviare, tracciare e archiviare qualsiasi tipo di documento?
• Avrò la possibilità di modificare i documenti caricati tramite un editor di documenti integrato?
• Posso distribuire e monitorare facilmente i documenti?
• Posso creare modelli di documenti personalizzati?
• Esiste la funzionalità di firma elettronica?
• Posso creare e distribuire documenti per le firme elettroniche?
• Posso convalidare la posizione in cui è stato firmato un documento e individuare potenziali anomalie?

Seguendo la regola 80:20

Le migliori soluzioni software per le risorse umane dovrebbero essere subito pronte per l’uso. Dopotutto, non vuoi perdere tempo (e denaro!) per impostare tu stesso tutte le basi, vero? Ad esempio, dovrebbe essere facile e semplice caricare i dati per i processi quotidiani delle risorse umane, come i flussi di approvazione delle ferie o le notifiche.

Un modo semplice per pensarci è la regola 80:20. In verità, l’80% di ciò che fa qualsiasi sistema HR è universale nella maggior parte delle aziende (ad es. caricamento dei dati, ruoli di sicurezza, flussi di lavoro standardizzati, notifiche, report chiave, ecc.). Questi dovrebbero essere nel sistema dall’inizio. Tuttavia, l’altro 20%,  rende il sistema adatto alle tue esigenze specifiche e al tuo modo di lavorare, ed è qualcosa che dovresti essere in grado di controllare.

• Quali dati puoi caricare per me?
• Quanto costa?
• Quali ruoli di sicurezza sono già impostati? Quanto è facile adattarli alla nostra attività?
• Quali flussi di autorizzazione sono in atto?
• Quali notifiche sono in atto?
• Il sistema viene fornito con report standard, come il fattore Bradford?

Adattarsi al proprio modo di lavorare

Le organizzazioni non stanno ferme e nemmeno i tuoi processi HR. Quindi, oltre all’elenco di controllo delle funzionalità chiave, è essenziale scoprire quanto sia flessibile il sistema e quanto controllo si ha sull’impostazione e la configurazione. Se fai affidamento sul tuo fornitore per apportare modifiche, dovrai preventivare di conseguenza. Alcune delle domande chiave che potresti voler porre sono:

• Posso creare, salvare e pianificare i rapporti in modo che vengano eseguiti automaticamente?
• Posso semplificare le attività ripetitive delle risorse umane come il monitoraggio di una malattia, l’approvazione delle richieste di ferie o l’aggiornamento delle informazioni sui dipendenti?
• Posso accedere ad analisi approfondite delle persone e report grafici?
• Posso aggiungere i miei moduli con le autorizzazioni del flusso di lavoro?
• Posso impostare i miei ruoli di sicurezza?
• Posso rietichettare o aggiungere campi?
• Posso modificare i flussi di autorizzazione per instradare in modi diversi in diversi paesi o operazioni?
• Posso aggiungere nuovi paesi/lingue/divisioni/dipartimenti?
• Se la mia licenza/abbonamento è a cifra fissa, cosa succede se aggiungo più dipendenti?
• Hai un’API aperta e webhook (che rendono più semplice l’interfacciamento con applicazioni di terze parti)?
• Risorse umane, manager e dipendenti possono costruire le proprie dashboard che includono le informazioni più rilevanti per il loro ruolo specifico?

Un riflesso del tuo brand

Poiché tu e i tuoi dipendenti sarete gli utenti principali del vostro sistema HR, è logico che si adatti al brand della vostra organizzazione. Una buona identità di brand permea ogni punto di contatto di consumatori e dipendenti: perché il tuo sistema HR dovrebbe essere diverso? Alcune domande da considerare includono:

• Il sistema può includere il logo della mia azienda?
• Può essere modificato per riflettere la nostra identità di brand, ad esempio per utilizzare la nostra terminologia o combinazione di colori?
• Queste modifiche possono essere apportate da noi, piuttosto che richiedere il coinvolgimento del fornitore o dell’IT?

Guardando sotto il cofano

Le soluzioni software HR cloud native sono ora lo standard presso quasi tutti i fornitori. Tuttavia, non tutti i sistemi basati su Cloud sono creati uguali! Dato che la scelta di investire in un sistema HR è una decisione importante, vorrai assicurarti che ciò che ottieni sia la tecnologia più recente.

Ci sono tre semplici domande che puoi porre:

• Il tuo sistema è multi-tenant?
• Tutti i clienti vengono aggiornati automaticamente con le nuove funzionalità non appena vengono rilasciate?
• La tua piattaforma può scalare automaticamente in risposta alla domanda di sistema?

Se la risposta è no a qualcuno di questi, è probabile che il fornitore si trovi su una piattaforma tecnologica precedente. Potrebbe non essere un problema, ma influenzerà i costi futuri.

I buoni sistemi HR avranno le proprie app mobili native. Ciò significa che gli utenti possono accedere alle funzioni self-service, come ad esempio la gestione delle assenze, in qualsiasi momento e ovunque si trovino. Se la tua applicazione per le risorse umane è realizzata esclusivamente per l’uso desktop o non dispone di funzionalità mobili avanzate, farai fatica a convincere tutti a utilizzarla.

• Quali browser supporta l’applicazione?
• Hai app mobili native? Se sì, per quali piattaforme operative?

Pensare oltre le tue necessità immediate

Infine, dovresti anche considerare come qualsiasi soluzione software per le risorse umane che scegli può essere pronta al futuro e scalabile con la tua attività. È improbabile che la forza lavoro della tua organizzazione rimanga statica per un lungo periodo di tempo ed è probabile che anche le esigenze del tuo team delle risorse umane cambino e si flettano a seconda delle sfide che la tua azienda incontra. Alcune domande che potresti prendere in considerazione:

• C’è un limite al numero massimo di dipendenti che il sistema HR può supportare in futuro?
• Il sistema può essere adattato ad altri processi aziendali man mano che l’azienda cresce?
• Le funzioni del sistema sono scalabili a seconda delle esigenze del business?