Tutte le organizzazioni aziendali ormai guardano al tema della sostenibilità come ad un approccio indispensabile nella gestione del business. Questo è fondamentale sotto diversi punti di vista: etico e valoriale, di immagine e finanziario.
Uno degli aspetti su cui si possono ottenere grandi risultati senza sforzi eccessivi, è sicuramente quello della gestione documentale. Le aziende maneggiano ogni giorno decine di documenti; senza parlare di tutta la documentazione finanziaria ed amministrativa, concentriamoci sull’ambito HR: policy, contratti, accordi… Gestire i documenti relativi ai dipendenti attraverso un software per la gestione delle risorse umane può contribuire a rendere la gestione documentale di un’organizzazione sostenibile sotto diversi aspetti.
Vediamo quali.
Riduzione dell’uso della carta
Sembra banale, ma utilizzare un software HR consente di digitalizzare i documenti e ridurre la dipendenza dalla carta. La riduzione del consumo di carta contribuisce a preservare le risorse naturali e a minimizzare l’impatto ambientale della vostra organizzazione.
Risparmio di energia
La gestione digitale dei documenti attraverso un software HR elimina la necessità di stampare, fotocopiare e archiviare documenti fisici. Questo riduce il consumo energetico associato a dispositivi di stampa e fotocopiatrici, contribuendo a una maggiore efficienza energetica.
Minimizzazione degli spostamenti fisici
La gestione digitale consente l’accesso remoto ai documenti, riducendo la necessità che i dipendenti si spostino fisicamente per accedere ai file o consegnare documenti. Ciò non solo migliora l’efficienza operativa, ma riduce anche l’impatto ambientale associato agli spostamenti, come le emissioni di gas serra legate ai trasporti. In una realtà lavorativa in cui lo smart working è sempre più presente, consentire l’accesso alle informazioni da remoto diventa fondamentale.
Semplificazione dei processi
I software HR possono automatizzare molti processi, semplificando la gestione documentale e riducendo il tempo e le risorse necessarie per compiere determinate attività. Ciò non solo migliora l’efficienza, ma riduce anche il consumo di risorse. Per esempio, all’interno del software Cezanne HR, è possibile creare dei flussi di distribuzione dei documenti ai dipendenti, richiedendo a questi ultimi la firma elettronica degli stessi.
Archiviazione e recupero efficienti
I sistemi HR offrono spesso funzionalità avanzate di archiviazione e ricerca, consentendo un rapido recupero di documenti importanti. Ciò elimina la necessità di archiviare fisicamente grandi quantità di documenti e facilita il rispetto di normative sulla privacy e sicurezza.
Sostenibilità finanziaria
Riducendo i costi associati alla gestione documentale cartacea, un’organizzazione può ottenere risparmi finanziari che possono essere reinvestiti in iniziative più sostenibili o utilizzati per migliorare altre aree dell’azienda.
Rispetto delle policy sulla privacy
Scambiare dati personali e sensibili via mail non è un processo a norma; allo stesso modo, documenti stampati rischiano di non essere archiviati in sicurezza, di rimanere giorni sulle scrivanie visibili da tutti. Digitalizzare i documenti HR significa assicurarsi che tutte le informazioni sui dipendenti vengano gestite ed archiviate attraverso processi sicuri ed a norma.
In sintesi, la gestione dei documenti dei dipendenti attraverso un software HR favorisce la sostenibilità attraverso la riduzione dell’uso di carta, il risparmio energetico, la minimizzazione degli spostamenti fisici e l’efficiente archiviazione e recupero dei documenti. Queste pratiche contribuiscono a un impatto ambientale ridotto e a una maggiore efficienza operativa complessiva.
