Quanto siamo cambiati?

“C’è vero progresso solo quando i vantaggi di una nuova tecnologia diventano per tutti.” – Henry Ford

Uno dei punti di forza del software di Gestione Risorse Umane Cezanne HR è che cresce con i propri utilizzatori. Avere scelto di costruire una soluzione Cloud nativa ci ha consentito, infatti, di ridurre costi e tempi di aggiornamento del sistema, permettendoci di realizzare un prodotto flessibile a cui aggiungiamo regolarmente nuove funzionalità.

La nostra filosofia è sempre stata questa: avere una piattaforma online da far crescere sulla base delle richieste dei nostri clienti e del mercato; questo non significa che ciascun’azienda che utilizza Cezanne HR, ha una differente versione di prodotto, al contrario! L’ascolto dei nostri utilizzatori ci serve per comprendere quali funzionalità potrebbero risultare utili a tutti i nostri clienti; definite le priorità, l’aggiornamento viene messo a disposizione real-time a tutte le organizzazioni che hanno scelto Cezanne per gestire le risorse umane.

Ma in concreto che cosa abbiamo fatto negli ultimi anni?

Abbiamo pensato fosse ora di tirare un po’ le somme perché le novità di prodotto sono tantissime, tra nuovi moduli e funzionalità aggiunte ai moduli già esistenti.

Vediamone alcune:

 

Document generation & tracking – Firma elettronica

Partendo dal 2017, una delle novità di inizio anno è stata la document generation inclusa tra le funzionalità base del software. L’esigenza da cui siamo partiti era quella di dotare le aziende di un sistema che consentisse non solo di generare più rapidamente i documenti, ma anche di avere a disposizione uno spazio in cui archiviarli, . Inoltre, per garantire controllo totale all’azienda è stato sviluppato un evoluto processo di distribuzione documentale, tracciato e verificabile. Il primo passo è la creazione di template (come se fossero documenti Word) che ogni azienda può creare in base alle proprie esigenze. Ogni volta che sarà necessario preparare un documento, basterà scegliere il template più adatto ed associarlo al dipendente o al gruppo di dipendenti cui il documento è indirizzato. In automatico la soluzione compila i campi con i dati dei dipendenti scelti, facendo risparmiare del tempo utile.

Qualunque documento inviato viene poi conservato all’interno del sistema, in modo da avere sempre a disposizione lo storico dei documenti inviati e ricevuti. È inoltre possibile richiedere la conferma di scaricamento del documento ed un’eventuale firma di presa visione.

Nuovi moduli

Due nuovi moduli sono stati sviluppati nel 2017 ed uno nel 2018: il primo dedicato alla gestione dei piani di carriera, il secondo alla gestione di Onboarding e processi aziendali, mentre, in esclusiva per il mercato italiano, abbiamo integrato all’interno della nostra soluzione una piattaforma di rilevazione presenze e timbratura.

Career & Succession Planning

Il modulo Career & Succession Planning fornisce alle aziende uno strumento flessibile per elaborare strategie di talent management. A partire dalla gestione dei piani di carriera sarà possibile individuare ed evidenziare il potenziale individuale, il livello di performance di ciascuno ed i cosiddetti pool del talento. Tenere sotto controllo i dati chiave e la carriera dei collaboratori permette di segnalare posizioni a rischio e pianificare carriere dedicate per i collaboratori ad alto potenziale, migliorando la retention aziendale.

Onboarding

Il modulo dedicato alla gestione di Onboarding e processi aziendali ha avuto fin da subito un grande successo tra i nostri clienti: fondamentale nell’ottimizzazione delle prime fasi di inserimento in azienda di un neo-assunto, così come nel reinserimento di chi si è assentato a lungo dal lavoro (malattia, maternità…) o di chi venga spostato in un nuovo team o una nuova sede.

Abbiamo progettato una piattaforma configurabile dall’HR Manager, che permette di fornire al nuovo arrivato un portale di benvenuto contenente tutte le informazioni utili per il suo inserimento, video aziendali o informativi, bacheche e liste personalizzate delle attività da svolgere, contatti dei colleghi di team…

Questa modulo consente inoltre la creazione di liste di task, assegnabili a più persone contemporaneamente che compongono check-list e procedure. In questo modo tutte le attività importanti sono sempre sotto controllo, grazie allo scadenziario e alle notifiche personalizzate che avvisano gli utenti interessati.

Rilevazione Presenze

L’integrazione di un modulo dedicato alla rilevazione presenze nasce invece da un’esigenza chiara di alcune aziende italiane: trovare un sistema strutturato che consentisse di raccogliere le timbrature di tutto il personale, anche quello non in sede. Per questo, accanto al nostro modulo timesheet abbiamo voluto proporre un sistema che, in integrazione al modulo ferie ed assenze, raccoglie le timbrature, anche geolocalizzate da app mobile, elabora automaticamente i cartellini controllando le regole orarie inserite dall’area HR, ed infine si integra perfettamente con qualsiasi sistema di gestione paghe. Un modulo così innovativo non solo permette di snellire il processo di raccolta dati, quadratura e passaggio paghe, ma dà visibilità ai Manager sui collaboratori effettivamente a lavoro in real-time.

Novità moduli esistenti

Modulo Ferie & Assenze

Di pari passo all’integrazione del sistema di rilevazione presenze, si è resa evidente l’esigenza di dare ancora maggiore struttura al modulo di gestione ferie ed assenze, così da arrivare ad offrire un sistema di amministrazione del personale davvero completo, che coprisse le esigenze di pressoché qualunque tipologia di organizzazione. Per questo il nostro team di ricerca e sviluppo ha lavorato tutto l’anno a delle migliorie, tra cui: la possibilità di aggiungere dipendenti con un modello orario flessibile. Nel momento in cui questi collaboratori inseriscono a sistema una richiesta assenza, questa viene automaticamente scalata dal residuo esattamente come per tutte le altre tipologie orarie. In questo modo è possibile gestire sul software le assenze di tutti i collaboratori, indipendentemente dal loro modello orario o dalla tipologia contrattuale.

Nel frattempo, anche un’altra esigenza ha bussato alla nostra porta: ci era sempre più evidente che ogni azienda utilizza modalità di approvazione delle assenze molto diverse tra loro. Per questo abbiamo inserito la possibilità di specificare approvatori multipli per le assenze (fino a 4 step di approvazione). Questa funzionalità è utile in due casi: se un dipendente lavora su più progetti, e quindi la sua assenza deve essere approvata da più responsabili, o se l’approvatore designato dovesse essere assente e quindi è bene poter delegare un approvatore “sostitutivo”. Un’altra possibilità inserita è quella dell’auto-approvazione, per quelle organizzazioni che non prevedono un processo di approvazione formale, ma che vogliono mantenere comunque l’organizzazione allineata tramite l’invio automatico di mail agli interessati.

Ultimo ma non ultimo, la possibilità di censire le ore di straordinario dando la possibilità al collaboratore di richiedere permessi di Banca Ore, che saranno gestiti dall’area HR come un normale piano assenze cumulativo.

Modulo Nota Spese

Abbiamo lavorato anche all’aggiornamento del modulo Nota Spese, migliorando la grafica e l’usabilità in funzione di una sempre maggiore semplificazione nell’inserimento della nota spese da parte del trasfertista, soprattutto da app mobile. Una delle novità più significative è stata l’implementazione della tecnologia OCR: adesso è sufficiente fotografare lo scontrino con il proprio smartphone ed il sistema automaticamente inserisce in nota spese le voci utili come data, modalità di pagamento, importo, voce di spesa, commessa… Inoltre possiamo fornire su richiesta del cliente un’ interfaccia che consenta il passaggio mensile di un pacchetto di meta-dati al conservatore sostitutivo; questo al fine di digitalizzare le pezze giustificative tradizionali, in maniera conforme alla legge vigente.

Modulo Valutazione Performance

La valutazione delle performance del personale è una tema molto vario e diversificato in quanto, cambia nel tempo in base agli HR trends, variando come tipologia ed impostazione di processo e di scheda. Ogni azienda sceglie il tipo di valutazione più affine a raggiungere finalità diverse, come ad esempio l’erogazione di bonus o la pianificazione di esigenze formative.

L’attenzione in questo caso si è focalizzata sul rendere il sistema sempre più flessibile perché potesse adattarsi alle diverse esigenze del mercato, non solo a quelle attuali, ma anche a quelle che potrebbero diventare best practice in futuro. Per questo abbiamo creato un sistema di valutazione elastico e totalmente configurabile, che possa includere valutazioni multiple date ad un collaboratore dai suoi pari, da più supervisori, così come da chi lavora in altri dipartimenti dell’organizzazione. In questo modo ogni HR può scegliere chi coinvolgere nel processo, come farlo e soprattutto quando farlo. La tecnologia è a servizio delle esigenze aziendali.

GDPR

Il 2018 è stato l’anno del GDPR. Entrato in vigore il 25 Maggio, il nuovo regolamento generale di protezione dei dati ha introdotto nuovi imprescindibili requisiti nella gestione dei dati e sanzioni significative per chi dovesse trasgredire. È evidente che chi gestisce le risorse umane, ed ha a che fare quotidianamente con le informazioni personali dei dipendenti, deve dotarsi di uno strumento che rispetti tutti gli standard di sicurezza e garantisca conformità legislativa all’azienda. Cezanne HR ha quindi posto fin dal 2017, estrema attenzione al nuovo regolamento, avviando un dettagliato processo di controllo qualità, per garantire il totale rispetto dei requisiti.

Abbiamo preparato una presentazione completa sulla compliance al GDPR di Cezanne HR per chi volesse approfondire>>

Tutti gli aspetti relativi all’archiviazione sicura del dato erano già a norma, ad esempio i dati delle nostre aziende clienti sono sempre stati conservati all’interno dell’Unione Europea sui server di AWS (Amazon Web Services), monitorati 24/7 con backup e penetration test costanti. L’accesso ai dati è sempre stato sicuro grazie ai numerosi protocolli di sicurezza messi a disposizione dal fornitore dell’hosting. Da questa base di partenza si è lavorato per dare all’azienda tutti gli strumenti necessari a garantirne la conformità totale. Nell’ultimo aggiornamento di sistema abbiamo rilasciato un pacchetto di funzionalità automatiche per la cancellazione e l’anonimizzazione di dati e documenti, secondo quanto richiesto dal GDPR.

Cezanne HR è certificata ISO 27001.

La Certificazione ISO 27001 è una norma internazionale, standard di riferimento per l’IT, che definisce i requisiti per la gestione di un sistema di sicurezza delle informazioni, includendo aspetti relativi alla sicurezza fisica, organizzativa e di continuità operativa.

Form Builder

Nella realizzazione di questa funzionalità il nostro team di ricerca e sviluppo si è fermato a riflettere su quelle che sono le attività pratiche che giornalmente un HR Manager svolge: la quantità di richieste che ogni giorno arriva al dipartimento risorse umane è molto elevata e spesso capita che queste vengano dimenticate. Altre volte invece si rischia di non evaderle entro la scadenza creando un danno per l’azienda. Per questo motivo è stato progettato e sviluppato un sistema che ha l’obiettivo di eliminare tutte le richieste cartacee, via mail o via telefono, sostituendole con dei form di richiesta totalmente configurabili associati a dei workflow approvativi. Che si tratti di colloqui con i dipendenti (per esempio di rientro al lavoro dopo un lungo periodo di assenza) o di richieste amministrative, è possibile costruire un form per ogni processo, indicare le persone che ne avranno visibilità e potranno modificarli, per poi lanciarli automaticamente in un processo di approvazione che  coinvolgerà tutti gli interessati.

Guarda il video>>

Etichette rinominabili

Abbiamo cominciato questo articolo dicendo quanto sia importante per noi costruire un sistema che cresca di pari passo con le esigenze dei nostri clienti; questo è reso possibile dal fatto che ogni azienda che utilizza Cezanne HR, utilizza la stessa versione di prodotto ed ogni aggiornamento è rilasciato contemporaneamente ad ogni utilizzatore, riducendo costi e tempi di implementazione.

Ciò significa che il nostro è un sistema standard, non personalizzabile, ma totalmente parametrizzabile. A volte questo può sembrare un ostacolo: esistono organizzazioni con esigenze molto specifiche che ritengono possano essere coperte solo da una soluzione costruita su misura per loro. L’ultimo aggiornamento che abbiamo rilasciato smentisce questa convinzione, rendendo Cezanne HR il software Cloud che più si avvicina al potenziale di customizzazione di un software costruito su misura per ogni azienda.

È ora possibile rinominare più di 1000 etichette dati presenti in Cezanne HR, con un audit trail che tiene traccia di tutte le modifiche apportate e la possibilità di ripristinare la situazione iniziale qualora qualche cambiamento si rivelasse poco funzionale. La novità rivoluzionaria è poter offrire al team HR la medesima possibilità di azione un tempo riservata solo agli IT che si muovevano agilmente tra gli schemi del database. Maggiore libertà quindi, senza il timore di errori ed un team di supporto sempre al vostro fianco.

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