Como manter o ambiente de trabalho organizado e produtivo

Manter um ambiente de trabalho organizado traz diversos benefícios para a empresa, pois afeta positivamente o desempenho dos funcionários. O ideal é manter em ordem todos os objetos, informações e materiais utilizados no dia a dia para economizar tempo, prevenir imprevistos como a perda de documentos, aumentar a produtividade e garantir uma melhor imagem profissional perante a diretoria.

Listamos algumas ações que podem ajudar colaboradores a melhorar a organização do ambiente corporativo. Confira!

Ambiente interno

Faxina na mesa

Para começar bem, fazer uma faxina na mesa do escritório é uma boa pedida. Nessa hora, é importante ter critério, e não apenas manter o espaço aparentemente arrumado. O ideal é sistematizar documentos e objetos para saber exatamente onde está cada coisa, e como encontrá-las quando for necessário.

Organização de gavetas

Uma área de trabalho bagunçada reduz o espaço físico necessário para a produtividade, bloqueia a criatividade, aumenta as chances de se perder no meio do caminho e eleva drasticamente o estresse. Verifique quais papéis ou itens não estão sendo usados, e não hesite em jogá-los no lixo ou repassá-los a quem realmente precisa.

Limpeza

Poeira e sujeira aumentam as chances de aparecerem bactérias e micro-organismos que podem prejudicar a saúde. Restos de comidas são atrativos para animais e insetos, como ratos e baratas. Portanto, a limpeza do escritório é um item fundamental para a qualidade de vida de empresários, colaboradores e até mesmo do cliente. Caso a empresa seja bem pequena e não tenha um serviço de limpeza, é imprescindível que os colaboradores mantenham a organização do ambiente.

Ambiente arejado

Manter um ambiente de trabalho arejado não está relacionado somente ao bem-estar das pessoas que nele trabalham, mas é também uma questão de saúde. Sempre que possível, faça uso de todas as janelas, para que o ar seja renovado.

É comprovado que locais com pouca ventilação têm maiores índices de proliferação de parasitas e fungos em virtude da maior umidade, gases em suspensão, fuligem, poeira e odores.

Caso as janelas não possam estar abertas a todo instante, reserve alguns momentos ao longo da semana para que todas permaneçam abertas. Fazer isso durante momentos de limpeza também é uma boa ideia.

Organização dos fios

Se tem uma coisa que passa a impressão de que um ambiente está completamente desorganizado são cabos e fios espalhados por todos os lados. Some a isso o fato de que os fios espalhados podem causar acidentes e promover o acúmulo de poeira. Para resolver esse problema, o ideal é utilizar a maior quantidade possível de aparelhos sem fio. Mas quando não der, procure organizar os cabos. Cole o que está sobrando com uma fita, procure passá-los por trás dos móveis, deixe-os da maneira mais organizada que for possível em seu ambiente.

Otimização do espaço

Reserve espaços para armazenar documentos, pastas, canetas, lápis, CDs e todos os itens de ofício. Cestos, bandejas, organizadores de mesa, pastas e porta-arquivos podem ajudar a tornar seu trabalho organizado e produtivo.

Ergonomia

Para o bem da saúde física e conforto de cada pessoa, a iluminação, o monitor, cadeira e mesa devem estar dispostos de forma ergonômica, estimulando a boa postura e resguardando o funcionário de desconforto.

Silêncio

Não é que o local de trabalho precise de silêncio absoluto. Mas conversas em excesso e pequenos ruídos podem atrapalhar bastante quem precisa de concentração para cumprir uma tarefa. Tenha bom senso e escolha um local mais reservado, ou aproveite a hora do “cafezinho” para conversar com o colega sem atrapalhar o restante da equipe.

Hábitos de organização

Reuniões desnecessárias

Claro que as reuniões e brainstorms são importantes para promover a interação e debate de ideias. Porém, reuniões em excesso não contribuem em nada para a produtividade de uma equipe, muito pelo contrário. Quando se reúnem demais, as pessoas acabam sem tempo para executar as suas tarefas. Sem contar aquelas reuniões em que não se chega a lugar nenhum. Reúna-se com a equipe somente quando não houver outra maneira de resolver os problemas, e tente ser o mais breve e sucinto possível.

Crie uma rotina

Uma das melhores maneiras de ser produtivo e organizado começa com uma rotina de trabalho, seja para a organização das tarefas ou das atividades diárias. Depois que você tiver definido sua rotina normal durante o dia, ficará muito mais simples organizar as tarefas e projetos e acompanhar a evolução de tudo isso no seu dia a dia.

Tenha uma lista de tarefas

Não tem como fugir de uma lista de tarefas. Ela guiará suas atividades e rotina diária, e torna o processo muito mais simples. Não importa se você prefere usar papel e caneta, uma agenda, ou criar uma planilha no computador. O importante é controlar todas as demandas e seus prazos para execução.

Organização de e-mail

Nos dias de hoje, somos totalmente dependentes da comunicação através de e-mails, por serem mais práticos e instantâneos. Porém, é preciso ficar atento a spams que lotam as caixas de entrada. Vale lançar mão dos filtros de mensagens e tags (etiquetas) disponíveis na maioria dos servidores de e-mail, para evitar perder tempo somente apagando e-mails indesejados. Além disso, classifique nos filtros as palavras-chave, separando os remetentes. Isso também vai ajudar você a classificar os e-mails mais importantes automaticamente, o que facilita muito na hora de atualizar sua lista de tarefas.

Com essas dicas, fica mais fácil de deixar o ambiente de trabalho organizado e sobrará tempo para se dedicar às tarefas, sem perder tempo com situações que possam contribuir para a baixa produtividade. Em uma empresa que possui um área de Recursos Humanos, ela fica encarregada de cuidar de toda a parte de limpeza e organização. E para isso, você pode contar com a ajuda de um software de gestão de RH para processos burocráticos. Dessa forma, sobrará mais tempo para pensar estrategicamente na evolução e crescimento da organização.