Quando e porque pedir um teste gratuito de um software de gestão de RH

Um pouco como uma versão beta perpétua, as avaliações de software tornaram-se cada vez mais populares, especialmente quando o software é relativamente pouco sofisticado. Com o beta perpétuo, a sobrecarga do software de teste é transferida do desenvolvedor para o usuário final – o cliente. Pode-se dizer que algo semelhante está acontecendo com testes gratuitos. Em vez de as empresas de software gastarem tempo entendendo as necessidades de uma organização individual e demonstrando como seus sistemas atendem a essas necessidades, o cliente em potencial é incentivado a descobrir isso sozinho. E o mesmo acontece com um software de gestão de RH.

No entanto, a verdade é que seu tempo não é livre.

Portanto, embora a seleção de um sistema de RH seja uma decisão importante, é compreensível que, como parte de sua estratégia de redução de “riscos”, você possa testar o sistema por conta própria, o momento é fundamental.

Se você vai levar horas fora do seu dia agitado para configurar uma avaliação gratuita, para poder ver se ele realmente é capaz de suportar suas necessidades específicas e a complexidade que vem com o gerenciamento de RH, faz sentido fazer uma avaliação abordagem sistemática e organizada para aproveitar ao máximo seu tempo.

Ajuda a pensar em escolher um novo sistema de RH, como a contratação de um estagiário, com uma posição permanente em período integral, o objetivo final – o teste gratuito é o teste final antes que uma oferta permanente seja feita.

Antes de falar com qualquer fornecedor

É improvável que você contrate um estagiário sem definir primeiro os requisitos do trabalho – e depois executar um processo de seleção adequado -, portanto, não faça isso com um novo sistema de RH.

Para economizar tempo, você deve ter metas e tarefas claramente definidas para o seu novo sistema de RH – essencialmente uma descrição do trabalho do software. Ajuda a pensar nos principais desafios que você enfrenta como profissional de RH e como organização.

• Qual ‘trabalho’ o sistema de RH precisará fazer?
  Quais ‘competências’ devem ter?
  Quais processos são uma prioridade para você?
  Os fluxos do processo devem ser configuráveis?
  Todos os seus funcionários estão em um país ou têm os mesmos contratos, ou você precisará acomodar diferentes práticas e legislações de trabalho?

Você também precisará pensar no futuro. Um sistema de RH escalável que pode flexionar à medida que você cresce, muda ou reduz o tamanho economiza muita dor de cabeça posteriormente; as empresas raramente permanecem estáticas; portanto, você deve ter certeza de que não supera seu sistema ou fica preso a um sistema rígido demais.

• Sua organização se expandirá para outros países?
  O sistema que você está vendo tem a capacidade de atender novos locais, padrões de trabalho etc.?

Essas são todas as perguntas que você deseja fazer antes de investir muito do seu tempo em uma solução que pode precisar ser redundante no caminho.

Crie sua lista restrita – análises e referências on-line

Iniciar sua pesquisa no Google é um lugar tão bom quanto qualquer outro, mas depois de identificar alguns fornecedores em potencial, você precisará gastar um pouco de tempo validando o ajuste e o histórico deles. Normalmente, a maioria dos consumidores lê opiniões on-line agora antes mesmo de fazer o primeiro contato com um fornecedor. Os sites de revisão de software de RH, incluindo Capterra e Software Advice, são um excelente primeiro passo para quem procura um novo sistema de software de RH.

Confira seu potencial fornecedor no Glassdoor e dê uma olhada em suas atividades de mídia social. Funcionários insatisfeitos e clientes insatisfeitos podem ser bastante expressivos online.

Deixe alguém fazer o trabalho por você

Armado com sua lista restrita de fornecedores de software de RH, é hora de iniciar as primeiras entrevistas para seu sistema em potencial – e a melhor maneira de fazer isso é com uma demonstração gratuita. Qualquer fornecedor de software que se preze terá todo o prazer em orientá-lo através de uma demonstração gratuita do seu produto. Eles devem fazer perguntas antes da demonstração para garantir que eles estejam oferecendo uma experiência o mais personalizada possível, mostrando os módulos mais relevantes para suas necessidades.

Informe-os sobre alguns de seus cenários mais complicados, por exemplo, um processo de aprovação em vários estágios, e desafie-os a mostrar o “como” e o “o que”:

• Como configurar diferentes planos de ausência para diferentes grupos de funcionários?
  Como aciono mensagens de notificação?
  Posso definir meus próprios processos de integração ou avaliações de desempenho?
  Posso adicionar meus próprios relatórios e formulários ou alterar os rótulos dos campos?

Os sinos de aviso devem começar a tocar se o fornecedor não perguntar nada sobre sua organização e iniciar uma demonstração pronta para uso padrão – será que a oferta de serviços seguirá uma abordagem genérica semelhante?

Assim como entrevistar candidatos, é importante olhar além das primeiras impressões e currículos bem elaborados para garantir que o ajuste seja genuíno. Mantenha uma lista de verificação de suas necessidades à sua frente durante a demonstração, para garantir que elas sejam cruzadas à medida que avança. Se um módulo for pulado rapidamente ou não fizer sentido, faça perguntas e analise seu uso até que você esteja satisfeito por entender todos os recursos do sistema.

Não tenha medo de pedir uma segunda, terceira ou até uma quarta demonstração. Os sistemas de RH mais flexíveis têm muitas funcionalidades e, se o consultor de vendas realmente acreditar que o sistema é adequado para seus requisitos, ficará feliz em passar esse tempo com você.

Enquanto você estiver na fase de demonstração com os fornecedores, verifique novamente os preços; é importante ser absolutamente claro o que está incluído e o que não está. Pergunte sobre atualizações, armazenamento de dados, treinamento, custos típicos de configuração etc. para que você possa comparar suas respostas com outros fornecedores em execução. E, definitivamente, certifique-se de ler seus T&Cs. Os termos do contrato variam enormemente, e não há absolutamente nenhuma razão pela qual você deve assinar um contrato de três anos desde o início.

Decida o que você precisa fazer para validar sua decisão

Nesse estágio, você deve ter uma boa visão sobre se o sistema que você analisou é adequado, se o fornecedor é confiável, se está satisfeito com a tecnologia e a segurança deles e se os T&Cs são aceitáveis.

Se ainda houver áreas de incerteza sobre como o sistema funcionará na prática, e você sentir que precisa explorar o software, uma avaliação gratuita pode ser uma boa solução. No entanto, para proteger seu tempo, defina claramente o que você deseja provar – seja claro sobre o que deseja obter com a avaliação gratuita, com o entendimento de que você não poderá aprender o sistema de ponta a ponta.

Por exemplo, o que geralmente separa um sistema de outro, não é a funcionalidade básica – como solicitar e aprovar um feriado -, mas a profundidade e o grau de flexibilidade para configurar o sistema de acordo com suas necessidades específicas. Nessas situações, apresentar ao consultor alguns cenários reais e solicitar que ele o guie por esses recursos pode ser uma melhor utilização do seu tempo.

A menos que você tenha usado o sistema em uma empresa anterior e esteja confiante de que o conhece de dentro para fora, pode ser uma estratégia de alto risco demonstrá-lo às partes interessadas. Provavelmente, você terá apenas uma chance de provar que selecionou o sistema certo, por isso será muito menos estressante e provavelmente levará a um resultado muito melhor para você, se você pedir ao fornecedor para executar a demonstração para você . Eles poderão responder a quaisquer perguntas e mostrar aspectos do sistema ou a solução em que talvez você não tenha pensado.

Obter valor do seu teste gratuito

A avaliação “gratuita” pode não resultar em uma fatura, mas custará seu tempo, e você deve estar preparado para isso para aproveitar ao máximo a avaliação; é por isso que é melhor não participar antes de seguir as etapas acima e selecionar fornecedores inadequados.

Idealmente, você deve reservar um tempo durante um período de duas semanas para realmente analisar o sistema, certificando-se de satisfazer todas as perguntas ou preocupações restantes antes de começar. Antes de iniciar o teste, pense nas suas demonstrações e verificações de referência e no que você deseja explorar mais.

O julgamento é como um teste final para um novo estagiário. E se você escolher um sistema com um contrato curto, mesmo após a inscrição, o novo software de RH ainda precisará provar a si mesmo – como um estagiário.

Faça sua verificação de referência

Depois de restringir sua lista restrita a um ou dois fornecedores preferenciais, solicite referências ou estudos de caso que cubram as principais necessidades que você tem para o sistema de RH.

As referências escritas ou em vídeo são um bom ponto de partida, mas, como quando você está falando com o árbitro de um candidato, não há substituto para uma conversa ao vivo; ouvir as pausas ou silêncios quando você bate em uma área que pode precisar de mais exploração não pode ser replicado com estudos de caso pré-escritos ou gravados.

Não é apenas sobre a tecnologia

Não se esqueça, você não está apenas ‘entrevistando’ o software por conta própria para o papel de ‘fornecedor do sistema de RH’, mas também está avaliando como o fornecedor o ajudará a começar a operar – e a usar com sucesso – o seu novo Sistema de RH.

Você também deve pensar se eles oferecem serviços de treinamento e configuração personalizados que refletem seus requisitos específicos.

• Quais são os SLAs relacionados ao suporte ao cliente?
  O que as referências disseram?

Por fim, o cenário ideal é escolher um fornecedor que ofereça contratos de curto prazo – como um estágio. Não há melhor indicador de adequação do que ver o sistema em ação, com todos os seus dados e todos os seus processos – e isso não pode ser replicado antes da venda, por meio de testes ou demos, se o sistema de RH escolhido tiver algum nível de complexidade real.