Calculando o ROI do Software de RH

Você sabe que o software de RH torna as organizações mais eficientes, garante a conformidade regulatória e ajuda os funcionários a trabalharem juntos de forma mais inteligente. Mas, embora muitas equipas de gerenciamento “entendam” o motivo pelo qual que precisam de um sistema de RH moderno e confiem nele para tomar a decisão certa, algumas ainda enxergam a tecnologia de RH como um fardo de custos: é bom ter, em vez de uma necessidade.Portanto, em face da relutância dos gerentes seniores, como você consegue aaprovação de um novo investimento? A primeira etapa é construir um caso de negócios convincente e confiável em sintonia com sua equipa superior. Outro que destaque os benefícios que um sistema de RH proporcionará aos subordinados. Isso praticamente significa que você precisará apresentar seu argumento com base nas poupanças financeiras ou no Retorno do Investimento (ROI).

O ROI mede o ganho ou perda financeira gerados em um investimento em relação ao valor aplicado. O ROI geralmente é expresso como uma porcentagem. Um resultado inferior a 100% significa que o investimento tem um custo líquido.

O custo do seu investimento deve incluir todos os custos do projeto, o que normalmente significa contabilizar não apenas o custo do software, implementação e manutenção, mas também o seu tempo.

 

Existe uma maneira fácil de calcular o ROI para um sistema de RH?

Embora calculadoras simples de ROI de software de RH on-line possam ser uma referência útil, elas raramente resistem ao escrutínio de gerentes seniores com experiência financeira. Eles estão mais do que cientes de que não há duas empresas que gerenciam seus dados de RH da mesma forma ou seguem os mesmos processos de RH.

Uma empresa pode fazer economias drásticas de custos com a automação de um processo complexo de cálculo e aprovação de ausências; outra com uma abordagem muito mais direta pode ver uma melhoria mínima.

Uma organização que está mudando de planilhas do Excel para software de RH pela primeira vez obterá um conjunto diferente de benefícios de outra que está a substituir um sistema de RH mais antigo por opções mais econômicas e fáceis de configurar na nuvem.

Para que sua justificativa de custo seja confiável, você precisará construir um caso de negócios que possa defender.

Por onde devo começar?

Alguém, em algum lugar da sua organização, terá pedido a aprovação de um projeto de TI no passado. Seu primeiro passo é falar com o departamento financeiro ou de TI e ver como eles abordaram isso. Um documento existente pode fornecer uma base para você começar.

A próxima questão é decidir o que incluir. Você não precisa definir todos os processos de RH e as economias de custo associadas; essa não é uma opção realista e raramente necessária. Em vez disso, concentre-se nas áreas onde você sabe que um novo sistema de RH terá o maior impacto – e onde pode demonstrar uma ligação clara com a economia financeira. Por exemplo, elas podem estar relacionadas a:

1. Economizar tempo

Tempo custa dinheiro, portanto, olhar para onde um sistema de RH reduzirá significativamente as despesas administrativas em toda a empresa proporcionará benefícios financeiros claros.

2. Processos ineficientes

Timesheets incompletos ou atrasados podem significar que os clientes não estão sendo cobrados corretamente ou banco de horas não gerido corretamente levando ao pagamento de horas extras desnecessárias? Existe o perigo de perder prazos importantes em relação à renovação de contrato ou não cumprir a LGPD ou a legislação trabalhista? Se os processos inadequados estão custando dinheiro ou colocando a empresa em risco, inclua-os em seu caso de negócios.

3. Oportunidades perdidas

Um sistema de RH aceleraria o tempo que você leva para contratar novos funcionários, para que você possa colocá-los a bordo e produtivos mais rapidamente; ou liberar a equipe interna de TI de cuidar de um sistema legacy antigo, permitindo que eles dediquem seu tempo a um trabalho mais produtivo. Se você puder associar um valor financeiro a esses benefícios, inclua-os.

Determine  seu ROI

Após identificar os principais benefícios financeiros de seu projeto, a etapa sucessora é reunir os dados de que precisa. Por exemplo, para estimar um ROI com base na economia de tempo, os principais elementos provavelmente serão:

Economia potencial (lucro líquido)

• Custo anual médio por funcionário: dividido por grupos-chave de funcionários, como RH, gerentes e funcionários. Isso deve incluir todos os custos, não apenas o salário anual. Se você não tiver esses números em mãos, um multiplicador geralmente usado é 1,5 x salário.
• Número de funcionários em cada grupo: para que você possa calcular a economia geral de custos.
• Ganho de produtividade anual por grupo: o tempo estimado economizado em seus principais processos de RH como uma porcentagem. Isso dependerá das suas circunstâncias, no entanto, a título indicativo, você pode observar os seguintes intervalos:
  1. Equipas de RH: os profissionais de RH geralmente se beneficiam de uma redução nas despesas administrativas de 30% a 60% ou talvez até mais. A OpenGI, uma empresa FinTech líder, estimou que a implementação de apenas três módulos de software de Cezanne HR reduziu a sobrecarga administrativa de RH em 80%.
  2. Gerentes: notificações proativas, processos de aprovação simples e acesso instantâneo a relatórios precisos podem facilmente economizar aos gerentes uma média de uma hora por dia – ou cerca de 13% de seu tempo. Dependendo de quais processos você deseja automatizar com seu software de RH, pode ser capaz de calcular uma economia entre 10% e 15%.
  3. Funcionários: embora os funcionários individualmente possam não economizar muito tempo – talvez apenas 1% ou 2% – o impacto cumulativo pode ser significativo. Provavelmente, você precisará fazer um levantamento, mas pode hipotetizar aproximadamente uma média de cinco a dez minutos por semana para processos gerais de RH, como verificação de férias, registo de licença médica ou acesso a recibos de pagamento. A adoção de Timesheets online pode aumentar isso para quase uma hora por semana.

Custo de investimento

• Custo anual do software de RH: incluindo taxas de subscrição, armazenamento de dados e suporte.
• Custos de configuração do primeiro ano: como importação de dados, serviços de personalização ou configuração, gerenciamento de projeto e custos de treinamento. Você também precisará levar em consideração o custo do seu próprio tempo como um item separado.
• Custos contínuos: para cobrir quaisquer despesas adicionais que porventura tenha que pagar, como configuração adicional ou personalização pelo fornecedor mais o tempo necessário à sua equipe para manutenção contínua.
• Período de retorno do investimento: o número de anos que você espera usar a solução. Em Everything you need to know about ROI, TCO, NPV, and Payback, a Nucleus Research recomenda usar um período de retorno do investimento de três anos, embora, para software de RH, um período de cinco anos seja provavelmente mais comum. Isso suaviza os custos adicionais associados à implementação, resultando em um valor mais realista.

Se a implementação de um novo sistema de RH permitir que você faça economias de custo diretas ou indiretas, como por exemplo, em função de custos de subscrição, ou de manutenção mais baixos, ou a redução das despesas gerais de TI, são razões que devem ser consideradas em seus cálculos.

Assim que tiver esses números, pode incluí-los no cálculo do ROI. A Nucleus Research oferece uma calculadora gratuita de ROI que deveria considerar todos os elementos necessários.

Além do fundamental

Mesmo que o dinheiro seja o elemento fundamental na construção do seu business case, ainda é importante apresentar os benefícios de um novo sistema de RH no contexto dos objetivos gerais da organização. Gerentes de negócios experientes estarão de olho na produtividade e no desempenho e reconhecerão a importância de gerenciar pessoas com eficácia. Eles estarão cientes dos custos potenciais do não cumprimento de legislações importantes, como a LGPD, e que uma tecnologia eficaz e acessível é o motor de um negócio ágil e produtivo.

Dicas importantes para garantir a credibilidade do ROI

• Trabalhe com dados reais: sempre que possível, use informações de primeira mão e cenários reconhecíveis para manter as partes interessadas ao seu lado. Se você usar fontes de terceiros, certifique-se de que sejam confiáveis e imparciais.
• Seja prático: concentre-se em atividades facilmente mensuráveis, como o tempo que leva para validar e aprovar uma solicitação de férias, processar folha de pagamento, assinar Timesheetsou consolidar dados para relatórios de gestão; ou em economias financeiras, por exemplo, menores custos de manutenção ou atualização, menos despesas gerais internas de TI etc.
• Seja real: evite o uso de cenários extremos ou reivindicações não comprovadas.
• Ignore os ”Soft Benefits”: descreva os benefícios não financeiros separadamente.
• Divida os números: mostrar os detalhes de seus cálculos permite uma discussão mais informada sobre os prós e os contras das diferentes abordagens.
• Inclua variáveis: incluir um cenário de pior e melhor caso, quando apropriado. É importante demonstrar que você reconhece que o ROI é um exercício de modelagem.
• Evite cálculos de ROI simplistas: calculadoras simples não resistem ao escrutínio financeiro.
• Inclua todos os custos relevantes: lembre-se de contabilizar os “custos ocultos”, como o tempo que você precisa reservar para gerenciar o projeto ou limpar os dados.
• Especifique o período de retorno do investimento: lembre-se de dizer se está usando três ou cinco anos e qual é a sua justificativa.
• Fale sobre risco: os responsáveis do orçamento buscarão garantias de que o investimento será seguro. Isso é particularmente importante se você depende do fornecedor para personalizar ou configurar o produto para si. Vale a pena mapear o que pode dar errado e qual, se houver, risco financeiro está associado ao fracasso ou atraso.