Por que as empresas costumam relutar em investir em tecnologia especializada em RH?
Embora o custo do software de RH tenha caído drasticamente nos últimos anos, muitas empresas estão a resistir às mudanças tecnológicas e, em vez disso, preferem planilhas e arquivos de papel ou softwares internos desatualizados. Isso pode ser frustrante para aqueles que trabalham em RH ou para aqueles que assumem funções de RH, que são forçados a usar meios obsoletos de coleta de dados de funcionários, o que geralmente é demorado e diminui drasticamente a produtividade.
Este artigo o ajudará a apoiar a introdução de um software de RH, apresentando três imperativos de negócios a fim de demonstrar que ele seria um acréscimo essencial à sua empresa.
Conformidade com GDPR
Com a nova legislação sobre proteção de dados, é fundamental manter o controle das informações pessoais de seus funcionários e mantê-las seguras. O Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR) já está em andamento, trazendo consigo requisitos como direitos mais amplos sobre a privacidade dos dados e mais ênfase na segurança e transparência dos dados. O não cumprimento da nova legislação terá graves implicações financeiras para o seu negócio, com penalidades de até € 20 milhões ou 4% do -lucro anual – o que for maior.
Então, como é que um sistema integrado de RH na nuvem, como o Cezanne HR, pode ajudar na conformidade com o GDPR?
- Melhor segurança do que arquivos de papel ou folhas do Excel: onde os dados de RH da sua empresa são mantidos – e quem tem acesso a eles? Arquivos e folhas em papel são notoriamente difíceis de controlar e proteger. Os melhores sistemas SaaS de RH são desenvolvidos com a segurança embutida, para que possam proteger melhor seus dados, o que significa que você terá menos probabilidade de não cumprir a nova legislação GDPR e, assim, reduzir o risco de ser penalizado financeiramente.
- Mais fácil de estar preciso: de acordo com o GDPR, você é mais responsável pelas informações pessoais de seus funcionários do que antes e deve garantir que seus dados pessoais estejam atualizados. No entanto, isso torna-se difícil quando seus funcionários não podem ver seus próprios detalhes. Com um software de RH moderno, os funcionários podem manter-se atualizados com suas próprias informações enquanto você permanece no controle.
- Resposta mais rápida às solicitações de acesso dos funcionários: você também está em uma posição melhor para responder às solicitações de dados de funcionários, outro aspecto da transparência de dados que o GDPR está a defender.
Saiba mais sobre conformidade com o GDPR aqui.
Melhor eficiência empresarial
Ao propor um orçamento, deve deixar claro que o software de RH baseado na nuvem é um investimento, não uma despesa e que beneficia a todos, não apenas o RH. Ao automatizar muitos dos processos diários de RH, seu software irá liberar tempo, para que os funcionários e seus gerentes tenham mais tempo para concentrar-se nos aspectos mais importantes de seu trabalho.
- Maior eficiência: gerir folhas de Excel e inserir dados manualmente pode exigir muito tempo e esforço e provavelmente não será a tarefa favorita. Processos manuais baseados em papel consomem horas do tempo do RH. Em vez de perder tempo (e consequentemenete, dinheiro) aprovando solicitações de férias, registrando doenças e garantindo que os dados dos funcionários sejam precisos, os gerentes podem concentrar-se nos aspectos fundamentais e estratégicos de seu trabalho.
- Redução de erros: o erro humano causa imprecisões nos dados e pode ser frustrante quando as folhas são distribuídas pelo escritório e ninguém sabe se estão lidando com a versão mais recente. Usar software de RH significa que os dados são cadastrados dentro de um sistema, garantindo assim que todos estejam sempre a trabalhar com os dados mais atualizados e com isso reduzindo consideravelmente o risco de erros, como por exemplo, com a folha de pagamento.
Gestão mais eficiente das informações
Concentrar todos os dados dos funcionários em um sistema centralizado não só beneficia sua empresa, economizando tempo e dinheiro, como também torna mais fácil gerenciar informações pessoais dos funcionários e tendências. Isso pode ter um impacto extremamente positivo na eficiência da empresa e facilitará a tomada de decisões sobre seus funcionários baseada na informação atualizada. Por exemplo:
- Houve uma propensão de faltas em um determinado final de semana e houve um motivo para isso?
- Qual é o nosso nível de horas extras e estamos a compensar folgas de forma adequada?
- Temos um número maior do que o esperado de funcionários saindo da empresa?
- Todos os recém-saídos foram do mesmo departamento sob o mesmo gerente?
- Os funcionários que participaram de um curso de treinamento específico estão tendo um desempenho melhor do que aqueles que não participaram?
- Quantos funcionários não cumpriram suas metas de desempenho no ano passado, e sabemos por quê?
Usar o software de RH para identificar tendências permite que sua empresa alcance a solução de um problema rapidamente e dessa forma pode melhorar muito a produtividade.
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