Porque você precisa de um sistema de RH quando deve agir rapidamente

Em vários momentos neste ano os líderes de negócios e os RHs foram chamados para tomar decisões extraordinariamente rápidas sobre a equipa. No início da pandemia, muitas empresas tiveram que implementar rapidamente políticas de trabalho em casa em tempo integral pela primeira vez. Então, com o término do lockdown, as empresas tiveram que encontrar rapidamente soluções operacionais seguras para COVID-19.
O setor de RH há muito tempo promove a agilidade – mas a escala de agilidade que tem sido essencial nos últimos 5 meses é algo para o qual poucos estavam preparados.

O ritmo que as empresas precisarão manter em suas tomadas de decisões e processos de RH não vai diminuir. Se alguém em uma organização (que trabalhou no local) , for atingido pelo COVID-19, um processo de RH para lidar com a situação de forma rápida e completa será essencial. Se precisamos gerir excesso de pessoal em curto prazo, as empresas precisarão de dados da equipa prontos para tomar as melhores decisões possíveis. E se ocorrer o oposto, em que uma empresa precisa crescer rapidamente o recrutamento e a integração bem organizados constituirão um benefício.
O Cezanne HR ajuda as empresas a gerenciarem rapidamente todos esses cenários, tornando as informações e processos claros e prontamente disponíveis.

Cenário Um: Um funcionário que trabalha de forma presencial adoece com COVID-19

Todas as empresas com funcionários que trabalham de forma presencial precisam de um plano de ação para saber o que fariam no caso de um funcionário adoecer com COVID-19.

•  Como você alertaria seus colegas de trabalho que entraram em contato com o funcionário enfemo?
•  Se seu escritório precisa ser fechado, como comunica a mensagem a todos?
•  Como você organizará as questões necessárias referente a limpeza e desinfestação do local?
• Como você registrará a ausência do funcionário e certificará quando ele estará ao trabalho?

 O Cezanne HR possui a solução para estas questões. Considerando que as empresas sem um sistema de RH seriam retardadas por planilhas, comunicações do Outlook, etc., as empresas com Cezanne HR poderão:

1.  Consultar as checklists prontamente disponíveis (pré-preparadas pela equipa de RH) para entender quais etapas precisam ser executadas no caso de um diagnóstico COVID-19 de um funcionário no local. As checklist do Cezanne HR podem ser usadas para gerenciar processos e notificar as pessoas quando elas precisam concluir tarefas definidas. Por exemplo, se a limpeza precisa ser organizada, isso poderá ser incluído na checklist.
2.  Descubra rapidamente quem esteve no local com o funcionário doente. Isso pode ser feito usando os recursos de marcação de entrada / saída, eventos de calendário para interceptar todos os participantes ao evento por exemplo.
3.  Avise aos membros da equipa se necessário sobre a situação. Por meio do Cezanne HR, um modelo de e-mail pode ser usado para notificar várias pessoas ao mesmo tempo com todos os detalhes relevantes.
4.  Use o módulo Gestão de Ausências para manter um registro das ausências relacionadas ao COVID-19 e use notificações para avisar quando um funcionário pode estar pronto para retornar ao trabalho.

Cenário dois: a empresa precisa tomar decisões rápidas sobre redundância para manter-se à tona

A queda econômica do COVID-19, infelizmente, torna as redundâncias inevitáveis – as estatísticas mais recentes mostram que as redundâncias em Portugal e tantos outros países da Europa estão aumentando. Recentemente, surgiram várias manchetes sobre redundâncias e, para empresas que estão enfrentando decisões difíceis semelhantes sobre o número de funcionários, as principais perguntas são:

•  Existe um valor definido de economia que precisamos alcançar como resultado da gestão de redundância do pessoal?
•  Como podemos saber se nossas escolhas nos permitirão atingir essa meta financeira?
• Nossas decisões estão levando em consideração futuros pipelines de talentos?
•  Existem outras opções, como, por exemplo, oferecer horas reduzidas?

Responder a essas perguntas requer insights específicos da equipa, e as empresas precisarão de informações precisas e prontamente disponíveis. O Cezanne HR pode ajudar a resolver essas dúvidas rapidamente para que as empresas possam tomar as melhores decisões com base em corretas e atualizadas informações.

1.  Usando a pesquisa de histórico de remuneração (uma das muitas pesquisas disponíveis do Cezanne HR) para procurar remunerações e benefícios, podemos extrair os salários atuais e anteriores dos funcionários. Esse relatório pode ser baixado como um arquivo Excel para que vários cálculos possam ser feitos a fim de garantir que quaisquer decisões de redundância resultem na economia de custos necessária.
2.  O módulo de “Carreira e Sucessão” do Cezanne HR inclui uma função de pool de talentos. Ao realizar uma pesquisa em pools de talentos específicos, os RHs e os líderes de negócios podem compreender como o talento se estende pela organização, garantindo que as decisões sobre afastamentos não deixem reduzidas áreas críticas.
3.  A função de pesquisa também pode ser usada para entender a distribuição do horário de trabalho de uma empresa. Os RHs e líderes de negócios podem descobrir áreas da organização onde um horário de trabalho reduzido pode reter mais funcionários.

Cenário três: a demanda de negócios aumentou rapidamente e uma nova equipa precisa ser imediatamente integrada

Para algumas empresas, o COVID-19 criou um aumento inesperado nas vendas. Mas as empresas podem falhar seja por  defeito como por excesso de demanda,  por isso é fundamental para uma empresa ser capaz de contratar rapidamente quando necessário.

• Se você tivesse que contratar novos funcionários em curto prazo, mantendo os custos mínimos, como você faria?
• Como irá alargar as ofertas de emprego e receber de forma imediata a documentação necessária dos novos empregados?
• Seus processos de integração são fáceis de seguir e gerenciar?
• O que você pode fazer para receber de imediato os novos funcionários e integrá-los à equipa?

O Cezanne HR pode ajudar as empresas no gerenciamento do recrutamento e integração inesperados. ‘Inesperado’ não precisa significar ‘despreparado’. Ter um software de RH instalado para facilitar o processo permite que as empresas obtenham o máximo de suas novas contratações no menor tempo possível.

1. O módulo de recrutamento do Cezanne HR é uma forma econômica e rápida para as empresas gerenciarem as iniciativas de recrutamento. Ele permite que o RH crie vagas e formulários de candidatura a empregos, e envie as vagas para os painéis de empregos. O módulo de Recrutamento do Cezanne HR pode ser integrado ao site da empresa para que os formulários de inscrição e as vagas também possam ser postados. O módulo torna muito mais fácil a qualificação e comunicação com os candidatos, a fim de que o RH não perca tanto tempo analisando inscrições inadequadas. À medida que os candidatos começam a inscrever-se, o módulo ajudará a manter o controle das entrevistas e, depois que uma oferta for feita, permitirá que o RH transfira os detalhes do candidato bem-sucedido para o módulo principal de Cezanne RH.
2.  Assim que uma vaga for oferecida a um candidato, a empresa sem dúvida deseja que ele inicie o mais rápido possível. Fazer uma oferta e enviar contratos é um processo rápido com o RH da Cezanne. Usando o processo de rastreamento de documentos, um iniciante pode receber toda a documentação eletronicamente por meio de links compartilhados e, em seguida, assinar documentos eletrônicos conforme necessário. Qualquer documentação que o novo contratado precise fornecer pode ser adicionada por eles ao seu registo de Cezanne HR, com uma notificação que será enviada ao RH para avisar que a emissão foi realizada; ou o RH pode adicionar documentos ao arquivo do novo funcionário.
3. Uma das armadilhas comuns da integração rápida é não definir um processo, incluindo os responsáveis de cada setor. A funcionalidade de checklist do Cezanne HR no módulo Onboarding permite que o RH crie uma lista de tarefas abrangente, envolvendo tudo o que precisa ser feito para integrar um novo funcionário. Permite ainda que o RH atribua essas tarefas às pessoas certas, envie notificações a quem deve cumprir as tarefas e certifique-se de quando foram finalizadas. O uso dessas checklist ajuda a manter a integração dentro do prazo e de forma justa.
4.  Se você precisa que um novo funcionário se atualize rapidamente, é fundamental fazer com que ele sinta-se parte da equipa o mais cedo possível. Se a equipa estiver trabalhando em casa, será ainda mais importante ter as ferramentas digitais justas para facilitar as apresentações da equipa. O módulo de integração do Cezanne HR permite que as empresas enviem aos novos contratados um e-mail de boas-vindas com um link para um portal de integração. Esse portal, entre outras funções, é usado para inteirar o novo funcionário sobre informações da empresa, sua equipa e o que ele precisa fazer antes do primeiro dia, além de incluir também mensagens de vídeo.

Os cenários acima são apenas três das muitas situações em que as empresas podem encontrar-se nos próximos meses. Ser capaz de visualizar, comunicar-se, aumentar e reduzir a equipa sem dúvida estará na agenda de muitos – e quando surge uma necessidade a curto prazo, um sistema de RH como o Cezanne HR é uma ferramenta crucial para agir com rapidez e precisão. Descubra como o Cezanne HR pode ajudar sua empresa agendando uma demonstração gratuita e sem compromisso do sistema.