Podemos fechar os olhos e esperar com confiança que a primavera nos traga algum alívio; mas a verdade é que todos estamos a lutar com a pandemia em curso e as empresas não estão excluídas. Entre infectados, contactos com pessoas sintomáticas, isolamentos e quarentenas, muitas organizações lutam para avançar com as atividades devido a carência de pessoal, e com isso os Recursos Humanos são inundados de burocracia e pedidos de colaboradores: a quem envio o certificado de doença? Tive que realizar um projeto com um colega, mas ele está ausente, o que fazemos? A escola avisou-me que está fechada, não posso trabalhar porque tenho que ficar com o meu filho…
Gerir estas dinâmicas sem as corretas ferramentas de suporte implica em uma grande perda de tempo além do risco de erros que afetam o desempenho do negócio.
Neste período mais do que nunca, ter um software de gestão de colaboradores com funcionalidades de administração de ausências torna-se fundamental.
Vamos ver juntos o porquê.
Acessibilidade
A informação deve circular, especialmente agora que muitos empregados podem estar em smart-working. Todos devem aceder aos dados com segurança, razão pela qual já não é possível gerir ausências e documentos relacionados através folhas de Excel ou e-mails com anexos.
Através de um software de gestão de ausências, terá visibilidade em calendários partilhados em que todas as ausências das equipas para cada dia serão mostradas, para que saiba sempre com que colaboradores contar num dia específico.
Self-Service
Ultimamente os pedidos de ausências de última hora têm aumentado: escolas fechadas, contactos positivos, … Se tivéssemos que gerir todos estes pedidos por e-mail e chamadas telefônicas para o escritório, o RH não conseguiria mais trabalhar. As funcionalidades de self-service da gestão de ausências vêm em nosso auxílio: cada colaborador pode aceder ao sistema em nuvem a qualquer momento e a partir de qualquer dispositivo (inclusive através de aplicações móveis) e registar a sua ausência. Os gestores e gerentes são notificados do pedido e podem aprová-lo em alguns cliques.
Controle
Uma vez que o pedido tenha sido enviado através do software de gestão de ausências, o trabalhador só deve aguardar a notificação de aprovação (ou rejeição) pelo seu gestor. Todo o fluxo é gerido pelo sistema, de modo que cada ator envolvido tem visibilidade completa ao processo. Desta forma, são drasticamente reduzidos os pedidos de intervenção no escritório de recursos humanos para pedidos em stand-by e respostas que nunca chegaram.
Velocidade
Endereçar os pedidos em um fluxo ao interno do software elimina o desperdício de tempo; graças às notificações automáticas, todos são imediatamente informados sobre o pedido e podem agir sobre o mesmo. Os aprovadores têm todas as informações na ponta dos dedos para tomar decisões rapidamente: calendário de equipa, tendências de ausência por departamento ou individual…
Todas as empresas podem beneficiar-se de um software para a gestão de férias e ausências, contacte-nos se quiser saber mais.
