Os primeiros meses do ano não são exatamente os mais inspiradores, pois não? A maioria de nós já terá esquecido dos bons propósitos para o novo ano (ginásio 3 vezes por semana, alimentação saudável…), ainda estamos no coração do inverno, mas já se pode ver a primavera florescendo.
Talvez não seja de se estranhar, portanto, que o início do ano seja tradicionalmente um momento em que todos começamos a pensar em apresentar um pedido de férias e voar para climas mais ensolarados, sempre que possível, é claro. No entanto, nem tudo é sol e rosas no escritório quando os pedidos de férias anuais começam a chegar…
Férias anuais, clima de tensão?
As férias anuais são a única coisa que praticamente todos os colaboradores apreciam verdadeiramente, mas também podem ser a principal causa de nervosismo no local de trabalho. Por exemplo, officebroker.com inquiriu 500 trabalhadores sobre os seus direitos de férias e descobriu que 1 em cada 20 havia reservado estrategicamente as férias simplesmente para irritar um colega de trabalho.
Além disso, 13% dos colaboradores revelaram que nunca partilhariam as suas intenções de férias com receio de que os colegas reservassem ao mesmo tempo. Por fim, 1 em cada 10 funcionários disse que reservar férias foi a principal causa de conflito na sua organização.
O tema das férias anuais está mais quente do que nunca. Com um alívio progressivo das restrições impostas pela COVID e também por grande parte do mundo a reabrir aos visitantes, as pessoas estão a apressar-se para reservar as preciosas férias que foram perdidas nos últimos anos.
Tudo isto tem o potencial de levar a uma tempestade perfeita de conflitos baseados em férias com os quais os gestores podem ter dificuldade em lidar. Com tantos de nós a tentar fazer uma pausa, talvez não seja possível agradar a todos quando se trata de aprovar pedidos; isto pode levar a controvérsia e desarmonia entre os funcionários.
Então, como gestor de RH, o que se pode fazer para ajudar a organização a lidar com pedidos de férias de forma justa este ano, além de garantir que sempre haja colaboradores suficientes para fazer o negócio funcionar?
Tenha uma política clara sobre pedidos de férias
Em primeiro lugar, certifique-se de que tudo está claro sobre o procedimento correto para reservar férias anuais. Se todos estiverem bem informados sobre a quantidade de férias a que têm direito e tiverem conhecimento dos períodos em que não possam, ou não devam aproveitá-la (por exemplo, períodos de pico ou durante os encerramentos das empresas), é menos provável que surjam problemas.
Não esqueça de destacar para o seu pessoal as regras sobre quantas pessoas podem estar ausentes da equipa em qualquer momento, se há funcionários específicos cujas férias podem não entrar em conflito, ou se alguns funcionários têm prioridade sobre outras. Se todos souberem a situação com antecedência, é muito mais provável que a aceitem se não puderem tirar férias exatamente quando quiserem.
Certifique-se de que a política anual de férias seja facilmente acessível, de preferência no seu sistema de RH, para que todos saibam onde encontrá-la e que fique claro que há um procedimento para aprovação e rejeição dos pedidos de férias.
Planeie com bastante antecedência
Gerir as férias anuais é uma tarefa que muitas vezes causa enormes angústias aos gestores. Fazer malabarismos com exigências contraditórias e garantir que há sempre pessoas suficientes a operar pode ser um pesadelo logístico. Felizmente, um bom software de RH pode reduzir consideravelmente os problemas.
As soluções de software mais atualizadas para a gestão de ausências oferecem visualizações em tempo real do calendário e da agenda, para que os gestores possam ver exatamente quem está ausente , não só na sua própria equipa, mas também em outros departamentos, se necessário.
Ter um sistema que inclua equipas atualizadas e diários dos colegas torna mais fácil para os gestores identificarem os pontos críticos e para os colaboradores verificarem quando os colegas estão fora (ou reservaram outras atividades). Isto significa que podem planear as suas ausências para minimizar o impacto negativo no negócio e reduzir a possibilidade de reclamações entre pessoas.
Os sistemas de RH também podem tornar mais fácil para os gestores ficarem de olho nos saldos de férias, para garantir que os membros da equipa não deixem o uso de suas férias anuais restantes para a última hora.
Encoraje as pessoas a reservar com antecedência
Se sabe que pode ser difícil atribuir todas as férias necessárias, encoraje as pessoas a apresentarem os seus pedidos com antecedência. Não é bom enterrar a cabeça na areia e esperar que ninguém peça férias nos períodos mais movimentados, especialmente durante o verão ou nas pausas festivas. Se todos sabem que precisam de planear com antecedência, não podem lamentar-se caso o seu período favorito tenha sido ocupado.
Os seus colaboradores também devem estar cientes de que não há garantias de que os seus pedidos de férias serão sempre acomodados. É essencial que uma vez que um empregado tenha apresentado um pedido de férias, haja um sistema de recursos humanos que permita ao seu gestor aprová-lo ou negá-lo em tempo útil para que o empregado possa confirmar reservas ou reorganizar os seus planos se necessário.
Forneça uma razão clara para a rejeição
Se um pedido de férias for recusado, certifique-se de que os gestores saibam que precisam fornecer uma explicação clara e respaldada por políticas para a sua decisão.
A maioria das pessoas compreenderá que nem todos podem estar fora de serviço ao mesmo tempo e que deve haver pessoas suficientes presentes para responder aos pedidos dos clientes e gerir o negócio.
Seja firme, mas correto
Em caso de litígios, certifique-se de tratar os colaboradores de forma justa e igual. É muito fácil o ressentimento se infiltrar se as pessoas sentem que os colegas, por exemplo, aqueles que têm filhos, têm prioridade durante as férias escolares.
Finalmente, lembre aos gerentes de serem humanos! Haverá sempre circunstâncias excecionais, como por exemplo se um empregado precisa viajar para o estrangeiro para um casamento familiar ou se tem a oportunidade de uma viagem inesquecível.
Certifique-se de que as pessoas possam ver que entende que suas férias são importantes, e faça o possível para entrar em acordo com os gestores a fim de fazer um malabarismo e obter cobertura extra para preencher a sua ausência. Mesmo que ainda tenhas de dizer não no final, as pessoas vão apreciar o facto de teres tentado ajudar.
