Os profissionais de RH estão bem cientes do valor que um bom programa de onboarding pode trazer a uma organização.
Quando é bem feito, o onboarding pode servir de ponto de partida para uma carreira bem-sucedida e duradoura. Não só os novos empregados irão se beneficiar de uma introdução gratificante, mas a organização também colherá as recompensas de ter um indivíduo envolvido e motivado desde o início. É uma vitória para todos!
No entanto, esses primeiros dias e semanas cruciais também podem ser exaustivos e stressantes para os novos funcionários. E parece que os esforços envolvidos na gestão de onboarding de muitas organizações só aumentam os conflitos ao invés de os dissiparem…
Muitos colaboradores acham a sua experiência de inserção na empresa stressante. É um dado preocupante. Embora os sentimentos de nervosismo no início de uma nova função sejam completamente normais, o stress pode ser uma emoção extremamente prejudicial para novas contratações: especialmente se considerarmos que esses primeiros dias e as primeiras semanas são um ponto crítico na carreira de um novo funcionário.
Por exemplo, de acordo com um estudo do Grupo Aberdeen, os executivos seniores dizem que 86% dos novos colaboradores decidem se vão permanecer a longo prazo numa empresa nos primeiros seis meses.
Se a emoção predominante de novas contratações é uma sensação de stress ou de sobrecarga, é muito improvável que permaneçam na empresa a longo prazo. Faz sentido, então, que o RH faça todos os esforços para tornar os seus programas de onboarding fáceis e divertidos para novas contratações e acima de tudo eficaz.
O que o RH pode fazer para tornar o onboarding menos stressante para novas contratações?
Existem algumas coisas simples, mas fundamentais, que o RH pode fazer para reduzir o stress nos processos de onboarding. Estes incluem:
CERTIFIQUE-SE DE QUE O SEU NEGÓCIO ESTÁ PRONTO PARA NOVAS ADMISSÕES
Os primeiros dias e semanas de uma nova função serão vistos, para as suas novas contratações, como um momento para brilhar. Estarão ansiosos para começar, causar uma boa impressão e provar que farão bem o trabalho para o qual foram contratados.
No entanto, não poderão fazê-lo se não tiverem equipamento, acesso ou espaço de que necessitam. No caso de se encontrarem com as mãos cruzadas ou não conseguirem completar as suas tarefas porque não têm acesso a apps, ou ao equipamento certo, isso aumentará a sua frustração. Ansiedade e stress tomarão conta da situação.
Como profissional de RH, deve garantir que antes da chegada dos novos colaboradores, os equipamentos, o software ou acesso a TI e (quando aplicável) os espaços de trabalho estejam configurados e prontos a ser utilizados.
O seu software de RH com certeza será de valiosa ajuda. Se ele vem com uma funcionalidade específica para a gestão de atividades de onboarding, é uma boa ideia configurar diferentes “modelos de atividade” de onboarding. Desta forma pode escolher o que melhor funciona para cada novo colaborador: por exemplo, notificando automaticamente o gestor de instalações para organizar o acesso, escrivaninhas e outros equipamentos; ou mesmo para notificar a equipa de TI caso seja necessário software especializado ou gestor de tempo, no caso de por exemplo, o negócio for internacional e for necessário um Registo de Trabalho específico.
MANTENHA AS LINHAS DE COMUNICAÇÃO ABERTAS
O período entre a aceitação da oferta e o início do trabalho é um momento incrivelmente delicado e nervoso para uma nova contratação. É por isso que é importante incentivar os responsáveis por seleção da sua organização a comunicarem regularmente com os novos colaboradores, mesmo antes de se juntarem. É importante confirmar com eles, a sua função, as suas atividades, e como será a sua primeira semana de trabalho. Isto irá ajudá-los a prepararem-se para o primeiro dia. E os ajudará a saber o que se espera deles.
Além disso, a sua equipa de RH poderia:
Enviar informações aos novos funcionários sobre onde precisam estar no primeiro dia, incluindo o endereço, horário, departamento e a pessoa a quem devem apresentar-se.
Indicar quem será a pessoa de contacto se, por qualquer razão, se atrasarem no primeiro dia.
No caso de uma função for remota, certificar-se de que todos saibam que tipo de tecnologia ou equipamento a organização irá fornecer, quando e onde a entrega será feita. E, quem irá cuidar da configuração.
OBTENHA TODOS OS DOCUMENTOS NECESSÁRIOS COM ANTECEDÊNCIA
Com novas contratações ocupadas a aprender a nova função, atolar-se em enormes volumes de documentos iniciais ou bombardeá-los com e-mails só irá aumentar o seu stress.
Tente completar toda a documentação inicial antes de chegarem. Isto irá ajudá-los a concentrarem-se exclusivamente na adaptação da nova função e ao trabalho que farão. Pode considerar a utilização de uma solução de software RH com capacidades de onboarding que possa ajudar a tornar a administração essencial muito mais manejável e menos stressante tanto para as suas novas contratações como para sua equipa de RH que normalmente já é muito sobrecarregada.
OFEREÇA FORMAÇÃO
Ter um programa de inserção bem projetado que inclua um elemento de formação pode ajudar os novos contratados a sentirem-se mais confiantes na sua função. Se não conseguir oferecer formação específica, considere implementar um sistema de mentoria. Isto também pode ajudar a reduzir os níveis de stress das suas novas contratações se encontrarem algo difícil ou ficarem bloqueados a certos aspetos da sua função. Além disso, pode ajudar os seus colaboradores a estabelecer uma nova relação profissional de imediato e permitir-lhes aprender como as coisas funcionam na sua nova empresa de forma muito mais eficiente.
EFETUAR CHECK-IN REGULARMENTE
Se não sabem qual é a impressão que a empresa ou os seus gestores têm deles nas primeiras semanas, é possível que os novos colaboradores se sintam ansiosos.
Os check-ups regulares com os gestores ajudam a evitar isto. Permite também definir claramente as prioridades iniciais a curto prazo e os objetivos a longo prazo. E ajuda a construir uma relação mais forte no início entre gestores e funcionários. É também uma oportunidade para eles levantarem quaisquer dificuldades que possam encontrar ou para pedirem qualquer apoio que desejem para melhorar o seu desempenho profissional.
TORNE O ONBOARDING MOTIVACIONAL, INSPIRADOR E DIVERTIDO
Finalmente, o processo de onboarding da sua empresa deve ser uma viagem estimulante e motivadora para os novos colaboradores. Afinal, embora a perspetiva de começar um novo emprego possa parecer assustadora, também pode ser uma experiência emocionante! Então, por que não aproveitar os sentimentos mais positivos de entusiasmo, excitação e motivação e mantê-los o máximo possível?
As pequenas coisas que pode fazer para criar um programa de onboarding mais desafiante incluem:
- Encoraje os gestores a agendar um almoço de boas-vindas ou evento social fora do trabalho. Isto ajudará os novos colaboradores a conhecerem-se e a interagirem com os seus novos colegas num ambiente mais descontraído.
- Utilize o seu software RH, criando um portal de onboarding personalizado à sua medida e á sua função. Pode também incluir um vídeo de boas-vindas personalizado da sua nova equipa.
- Destaque os valores, proposta de valor e cultura dos colaboradores da sua organização. Isto não só ajudará a criar um envolvimento vital com novos colaboradores, como também demonstrará que a experiência dos colaboradores é algo que a empresa leva muito a sério
- Crie um kit de boas-vindas com alguns gadgets da marca.
