Todos sabemos o quão intenso é para os recursos humanos, a gestão administrativa de pessoal nas empresas. São inúmeras atividades que não podem ser negligenciadas, algumas com um alto grau de complexidade e outras que se não realizadas a tempo correm o risco de sanções administrativas. São tarefas que além de exigirem grande parte do tempo do RH para serem executadas, devem ser gerenciadas de forma estruturada e cuidadosa.
Uma vez que estes são aspetos com baixo valor agregado, é ideal automatizá-los o máximo possível e, usufruir de todas as ferramentas disponíveis para o fazer.
Vejamos alguns deles:
Prazos e Alertas Automáticos
Lembrar-se de todos os prazos é algo praticamente impossível. E, ao mesmo tempo, fixar esses prazos em ficheiros Excel ou calendários partilhados não é eficiente.
Por isso, um bom software de RH deve fornecer alertas e notificações para garantir que atividades e prazos importantes não sejam esquecidos, tais como formação de funcionários, distribuição de equipamentos, prazos contratuais…
Possuir workflows desenvolvidos de acordo com as regras do negócio e com as relações hierárquicas que envolvam automaticamente as pessoas interessadas nos processos, permite a economia de tempo e garante que as atividades principais não deixem de serem executadas.
Os processos devem ser configurados para diferentes grupos de colaboradores. Lembretes automáticos, da mesma forma, podem ser definidos para atividades importantes à medida que os prazos se aproximam.
Formação Obrigatória e Qualificações
É essencial que uma empresa garanta que todos os colaboradores realizem a formação necessária para o seu perfil profissional, bem como a formação prevista em matéria de segurança e prevenção. Trata-se de uma área em que é essencial cumprir prazos e ser capaz de demonstrar que atende todos os requisitos legais a fim de que sejam evitadas penalizações.
Um bom sistema de RH permite-lhe manter as certificações relacionadas à formação obrigatória, rastreadas e armazenadas num espaço seguro e acessível. Os lembretes e notificações, acima mencionados, permitem-lhe monitorar os relativos prazos.
Gestão EPI
No âmbito das medidas de segurança que as empresas devem implementar para a prevenção dos riscos laborais, o uso de Equipamentos de Proteção Individual é um aspeto prioritário, que deve ser gerido de acordo com a lei.
O software de RH permite-lhe acompanhar os dispositivos que devem ser entregues e a data em que esta tarefa deve ser concluída. O sistema mantém registo dos EPI atribuídos a cada colaborador e permite-lhe agendar e acompanhar a entrega, bem como gerir prazos.
Gestão de Documentos e Assinatura Eletrónica
Como distribuir documentos aos colaboradores de acordo com a privacidade e, ao mesmo tempo, certificar-se de que recebem, lêem e assinam? A assinatura electrónica e o rastreio de documentos são funcionalidades dos sistemas de informação de RH que o ajudam a garantir que todos recebam informações importantes, que sejam lidas e que permaneçam armazenadas num espaço centralizado, seguro e sempre disponível para consulta.
É possível carregar os documentos ou utilizar o sistema de geração de documentos integrado, distribuí-los e coletar confirmações de leitura e assinaturas eletrônicas
