Imagino que não sou o único que ressente gastar tempo em tarefas manuais e repetitivas de Recursos Humanos. Atividades que não podem ser ignoradas, mas que também não estão realmente a acrescentar valor.
Não é apenas prejudicial para a minha sanidade pessoal, mas também para os negócios! Completar tarefas monótonas e repetitivas torna-se um pesadelo para muitos profissionais de Recursos Humanos; pois pode reduzir a produtividade da equipa de RH e por fim prejudicar a experiência geral dos colaboradores.
No entanto, não precisa ser assim, pois uma ferramenta de automação de RH pode ser a solução para esse problema.
Ao abraçar as transformações digitais e utilizar ferramentas de automatização, essas tarefas monótonas e repetitivas podem ser eliminadas para sempre.
Assim, sem mais delongas, apresentamos a nossa lista das dez principais ferramentas de automatização para Recursos Humanos que lhe permitem trabalhar de forma mais inteligente a fim de que possa gastar menos tempo em papelada e mais tempo no trabalho que deseja realizar.
GESTÃO DE AUSÊNCIAS
Provavelmente, uma das ferramentas de automatização mais populares para os Recursos Humanos é a gestão eficaz de ausências. Embora a responsabilidade de verificar, aprovar ou recusar pedidos de férias ou notificações de baixa por doença esteja a cargo do gestor direto, os processos manuais raramente são eficientes para o departamento de RH ou para qualquer outra pessoa envolvida.
As ferramentas de automatização não só ajudam a agilizar os pedidos e aprovações, mas também podem desencadear atividades relacionadas, como a verificação de notificações atrasadas.
GESTÃO DE FÉRIAS
Se está constantemente a recorrer à calculadora ou a uma folha de cálculo para determinar quantos dias de folga cada um dos seus colaboradores tem direito, definitivamente você tem um problema .
Um sistema de RH deve fazer os cálculos por si e manter as informações atualizadas, para que os colaboradores e os seus gestores diretos não tenham que perguntar constantemente ao RH sobre seus direitos às férias. Além disso, deve ajudar a tornar a gestão de ausências planeadas mais fácil e direta para todos. E, em linhas gerais, simplifica e agiliza todos os processos relativos a férias, licenças médicas ou qualquer outro tipo de ausência. Veja este exemplo do mundo real vindo da inovadora prática legal BPE Solicitors sobre o Cezanne HR:
“A capacidade de aceder ao Cezanne HR e verificar quem teve férias ou quantos dias de férias foram tirados em toda a organização é muito útil para o planeamento e o acompanhamento. Além disso, como escritório de advocacia, ajuda-nos com a logística. Os gestores diretos podem projetar e planear recursos e capacidades nas suas equipas, identificando quem está disponível para fazer o trabalho. Agora podemos prever melhor quando as pessoas vão tirar folga e planear as cargas de trabalho em conformidade.”
AVALIAÇÕES DE DESEMPENHO
Enviar e acompanhar os formulários de avaliação de desempenho pode ser uma grande dor de cabeça para o departamento de Recursos Humanos. Isso consome muito tempo e, uma vez que os dados são difíceis de coletar, raramente proporciona as informações que o RH precisa para implementar melhorias no desempenho da equipa.
Automatizar o fluxo de formulários para as pessoas certas no momento certo e reunir todas as informações em um software de RH libera tempo, fornece informações valiosas e incentiva a concentração em alcançar os objetivos de desempenho.
GESTÃO DE DOCUMENTAÇÃO DO FUNCIONÁRIO
O setor de Recursos Humanos é responsável por garantir que os colaboradores recebam uma série de documentos e emails importantes, desde ofertas de emprego até confirmações de promoções ou aumentos salariais. Todos esses documentos demandam tempo do departamento de Recursos Humanos para serem preparados e enviados. De acordo com pesquisas da IDC, isso pode chegar a até 30% do tempo dedicado.
Utilizar um sistema de Recursos Humanos que gera, envia e armazena automaticamente documentos e emails personalizados (usando os dados que você já possui) não só economiza tempo, mas também significa que você não precisa se preocupar com a organização dos arquivos!
Para dar um exemplo, Checklists para novos colaboradores podem ser valiosos durante o processo de onboarding. No entanto, se depende de abordagens manuais que envolvam processos desconectados, baseados em papel pode ser demorado e certamente causará problemas para gerenciar eficazmente – especialmente se estiver integrando um grande número de novos colaboradores!
Checklists automatizados podem tornar todo esse processo de Onboarding muito mais eficiente e simplificado tanto para o setor de Recursos Humanos quanto para os novos colaboradores. Ou seja, tanto o RH quanto os novos colaboradores conseguem perceber as vantagens dessa automação. Na Dairy Partners temos um exemplo muito claro de como as listas de verificação automatizadas incluídas no módulo Cezanne HR Onboarding ajudaram uma equipa de RH.
“Antes de termos o Cezanne HR, nosso processo de onboarding era baseado em checklist, uma após a outra, uma após a outra, … e as pessoas se esqueciam de preencher os checklists então o processo de onboarding era bastante desorganizado. O módulo Onboarding agilizou e simplificou todas as ações relacionadas com novos colaboradores e o feedback dos recém-contratados tem sido muito positivo. Isso proporciona uma ótima primeira impressão da empresa.”
VAGAS
Se alguma vez publicou ofertas de emprego na Internet, sabe como é difícil mantê-las atualizadas nos portais de empregos. Até mesmo publicar vagas no seu próprio site pode não ser tão simples.
Os sistemas de recrutamento modernos são projetados para ajudar. Você escreve a descrição do cargo e informa ao software quando e onde publicá-la. O software garantirá que as vagas sejam publicadas – e removidas – nas datas que especificar.
Muitos sistemas de recrutamento já possuem conexões para os principais portais de empregos, e a conexão com o seu site também deve ser relativamente simples.
SELEÇÃO DE CANDIDATOS
Analisar manualmente candidaturas a empregos e avançar com os candidatos através do processo de seleção pode ser incrivelmente demorado e frustrante. Atrasos em qualquer parte do processo não são boas notícias.
Ferramentas de automação para Recursos Humanos podem fazer muito para ajudar, desde eliminar candidatos que não cumpram os seus critérios essenciais, até envolver os gestores de linha na análise de currículos e desencadear os emails relevantes para os candidatos.
LEMBRETES
Todas as empresas têm atividades das quais precisam estar atentas, como o fim de um período de experiência, ou visto, ou o certificado ou atualização de formação obrigatória.
Claro, as ferramentas de automação para RH não podem garantir que as pessoas envolvidas realmente façam o que é necessário. No entanto, podem disparar um lembrete, assinalar a atividade na lista de tarefas – e alertar os RH para que possam dar um empurrãozinho, se necessário.
COLABORAÇÃO ENTRE FUNCIONÁRIOS
Manter os funcionários em contacto uns com os outros e a par do que está a acontecer em toda a empresa é uma forma testada e comprovada de melhorar o envolvimento, o que pode levar a uma maior retenção e níveis mais elevados de desempenho.
Alguns dos sistemas modernos de RH oferecem funcionalidades semelhantes a fóruns, onde os funcionários podem ser incentivados a publicar notícias, fazer perguntas e partilhar experiências. Adicione a isso notificações automáticas por email e instantaneamente terá uma forma de garantir que todos estejam atualizados com as últimas notícias, sem que tenha de fazer absolutamente nada.
RELATÓRIO
Se os dados de RH estão fragmentados em diferentes sistemas ou folhas de cálculo por toda a empresa, a criação de relatórios eficazes nunca será fácil. Ao reunir todas essas informações num único sistema de RH, projetado para ajudar a analisar e interpretar os dados de RH, a elaboração de relatórios torna-se muito mais simples.
Em vez de passar dias ou semanas a atualizar e compilar informações de várias folhas de cálculo, terá painéis gráficos ao alcance dos seus dedos. E, em vez de ter que interromper tudo para criar relatórios sob medida para os gestores, eles poderão fazer as suas próprias consultas.
ORGANOGRAMAS
Os organogramas são ferramentas valiosas para a integração e o planeamento de pessoal, mas uma verdadeira dor de cabeça para manter atualizados.
Um sistema de RH deve ser capaz de utilizar os dados que já possui para criar organogramas dinâmicos “sob demanda”, para que os funcionários possam ver facilmente onde eles e todos os demais se enquadram. Alguns sistemas vão ainda mais longe ao mapear outros dados, como dados demográficos ou absentismo, para facilitar o RH identificar problemas específicos numa determinada parte do negócio.
Confira o que o Onyx Insight diz sobre os organogramas automatizados que eles implementaram graças ao Cezanne HR.
“Agora que nosso organograma é feito através do Cezanne HR, ele está sempre ativo, atualizado e disponível em ‘tempo real’. Agora temos uma imagem mais precisa da nossa força de trabalho e não precisamos atualizar constantemente uma planilha. Quaisquer alterações que fizermos nas informações existentes dos funcionários no sistema [Cezanne HR] são coletadas e aplicadas ao organograma, que é atualizado automaticamente.”
Eis a nossa lista de ferramentas digitais. Portanto da próxima vez que se sentir sobrecarregado com a administração de RH, por que não entrar em contacto? Teremos todo o gosto em mostrar como pode libertar-se das atividades mais tediosas e demoradas. Nós, da Cezanne HR o ajudaremos a se concentrar no que você realmente deseja fazer.
