Em todos os setores, as empresas enfrentam o desafio do aumento das taxas de ausência por doença.
Segundo dados recentes, em Portugal estima-se que as empresas estejam a enfrentar grandes taxas de absentismo, o que lhes pode custar até 1,4% do seu volume de negócios.
Isto, somado às dificuldades que algumas empresas experienciam para preencher vagas específicas, pode representar um verdadeiro desafio para as equipas de recursos humanos.
Neste contexto, a gestão eficaz do absentismo é mais importante do que nunca. Mas sejamos claros: não basta ter uma política de ausências genérica e universal.
Embora qualquer política de ausências deva abordar tanto as ausências planeadas (férias, licenças parentais, consultas médicas) como as não planeadas (doença, falecimentos, interrupções de viagem), as organizações líderes estão a adaptar as suas políticas de ausências à sua gente, à sua cultura e aos seus valores, e aqui explicamos porquê…
Também é verdade que o presenteísmo, muitas vezes impulsionado pelo medo da segurança no emprego ou pela falta de opções para licença médica, está em ascensão.
Políticas generalizadas sobre ausências podem ser prejudiciais
Em muitos casos, uma política de ausência generalizada pode ser prejudicial ao trabalho dos funcionários e à cultura da empresa como um todo. Porque?
- Falta de flexibilidade: Imagine um jovem pai a lidar com os cuidados dos filhos. Uma política rígida que não ofereça opções de trabalho remoto pode forçá-lo ao presenteísmo ou mesmo à perda do emprego. Adaptar a sua política para permitir horários flexíveis ou trabalho remoto pode beneficiar tanto o funcionário quanto o empregador.
- Moral e motivação baixas: novamente, uma política rígida pode contribuir para a insatisfação e desengajamento dos funcionários. A implementação de iniciativas como programas de bem-estar, oportunidades de desenvolvimento pessoal e eventos culturais no local de trabalho, juntamente com uma política de suporte a ausências, pode aumentar significativamente o moral e a produtividade.
Por que a sua organização precisa de uma gestão de ausências personalizada
Elaborar uma política de ausências personalizada vai além da simples oferta de flexibilidade. Afinal, a sua empresa é única e as pessoas têm necessidades únicas. Aqui está um aprofundamento do motivo pelo qual a política sobre ausências deve se adaptar à sua organização:
1. ALINHAMENTO COM A CULTURA DA EMPRESA
Imagine uma empresa que valoriza a inovação e a comunicação aberta. A política sobre ausências não se limitaria a listar os motivos aceitáveis para ausência e os detalhes sobre o que é necessário para os atestados médicos. Poderia, em vez disso, encorajar os funcionários a discutir abertamente os problemas de saúde com os seus gestores, promovendo confiança e compreensão. Ou poderia oferecer “dias de saúde mental” para comunicar aos funcionários que a sua saúde mental é tão importante quanto a saúde física.
Para as ausências não planeadas, poderia oferecer a possibilidade de trabalhar remotamente, se viável, permitindo que os funcionários contribuam mesmo em caso de doenças menores. Isso está alinhado com a cultura empresarial de colaboração e flexibilidade, permitindo aos funcionários fazer escolhas responsáveis minimizando a interrupção.
2. ADAPTADO A DADOS DEMOGRÁFICOS ESPECÍFICOS
É improvável que uma força de trabalho jovem e conhecedora de tecnologia prospere com uma política projetada para um ambiente estruturado de forma tradicional. Oferecer opções de trabalho remoto para ausências planejadas e não planejadas poderia trazer benefícios significativos para ambas as partes.
Pais jovens ou recém-pais que enfrentam dificuldades no cuidado dos filhos poderiam apreciar opções de programação mais flexíveis em comparação com funcionários sem tais necessidades. Adaptar as políticas a estes dados demográficos específicos demonstra a compreensão por parte da empresa das diversas necessidades dos seus funcionários, aumentando o moral e criando um ambiente de trabalho mais inclusivo.
3. CONSTRUIR CONFIANÇA E TRANSPARÊNCIA
Uma política de ausências genérica e cheia de termos técnicos, escondida no manual do funcionário, cria confusão e pode gerar desconfiança. Uma política personalizada comunicada claramente, no entanto, pode ser uma ferramenta poderosa de transparência.
Delineando claramente expectativas, procedimentos e suporte disponível, permite que os funcionários enfrentem situações com confiança. Torna a política facilmente acessível, revê-a e atualiza-a regularmente com base em feedback e comunica ativamente as mudanças.
4. ABORDAGEM PROATIVA AO BEM-ESTAR
Uma política verdadeiramente à medida não reage apenas às ausências; antecipa-as. Isto significa incorporar elementos que promovam o bem-estar dos colaboradores e reduzam as ausências não planeadas.
Considere a ideia de incentivar hábitos saudáveis através de programas ou incentivos e de promover um ambiente de trabalho positivo que dê prioridade ao descanso e à recuperação. Uma abordagem proativa não só beneficia o bem-estar individual, como também reduz os custos a longo prazo associados a doenças crónicas e ao presenteísmo.
O que precisa considerar ao Projetar e Aplicar a Política Sobre Ausências
- Obtenha feedback e consenso dos funcionários: a sua política é para as pessoas, assim como para a empresa. É ideal conduzir pesquisas, criar grupos de discussões e solicitar feedback durante o processo de elaboração. Compreenda as diferentes necessidades dos seus funcionários, os estilos de comunicação preferidos e as expectativas de flexibilidade. Isso garante que a sua política esteja em sintonia com eles.
- Mantenha-se conectado: um funcionário de férias por 4 semanas tem 1 possibilidade em 5 de não regressar ao trabalho. Encoraje uma comunicação aberta durante as ausências. Ofereça múltiplos canais para atualizações, check-ins e perguntas. Promova um sentido de conexão contínua e reduza a ansiedade tanto para o funcionário quanto para a equipa.
- Gerir a equipa com empatia: quando um funcionário está ausente, muitas vezes cabe à sua equipa compensar. Enquanto recursos humanos, ajude-os a apoiar delegando tarefas, redistribuindo as cargas de trabalho e fornecendo uma comunicação clara.
- Facilite o retorno ao trabalho com entrevistas de reingresso: conduza conversas confidenciais de regresso ao trabalho para discutir a ausência, quaisquer desafios enfrentados e os ajustes necessários. Isso promove a reintegração e garante que o funcionário se sinta apoiado e acolhido.
- Crie uma política de ausências “viva”: uma política de ausências não deve ser esculpida na pedra; trata-se sempre de encontrar o equilíbrio certo. Planeie revisões e feedback regulares. Não tenha medo de adaptar a sua política à medida que a sua cultura empresarial evolui ou que os dados revelem áreas de melhoria. Uma política estática rapidamente se tornará obsoleta e ineficaz.
Um bom Software de RH permite uma Gestão Eficiente das Ausências
Os softwares de RH com funcionalidades integradas de gestão de ausências representam um ponto de viragem quando se trata de criar e aplicar políticas de ausências personalizadas. Procure por funcionalidades de RH como:
- Self-service para os funcionários: permite que os funcionários solicitem e monitorem facilmente todos os tipos de licença (férias, dias de doença, etc.), poupando tempo e esforço.
- Cálculos automatizados de férias: calcula automaticamente o saldo e os direitos de férias com base em fatores como as horas trabalhadas e as políticas da empresa, garantindo precisão e equidade.
- Relatórios e análises aprofundados: relatórios e gráficos que facilitam a compreensão das tendências no uso de férias e a identificação de áreas para melhoria.
- Suporte para Vários Tipos de Ausências: mantém o registo de qualquer tipo de licença, desde consultas médicas a licenças de amamentação, e fornece relatórios personalizados para ajudar no planeamento de recursos.
- Ferramentas de Envolvimento da Marca: personaliza o sistema com a marca e o logótipo da tua empresa para torná-lo familiar e envolvente para os teus funcionários.
- Espaços de Trabalho Partilhados e Portais de RH: a utilização de um software de RH que inclua portais de RH e espaços de trabalho partilhados é uma excelente maneira de partilhar recursos e promover uma melhor saúde mental ou física.
Investir numa política de ausência flexível e personalizada, apoiada pela plataforma de software de RH certa, é um investimento no bem-estar dos teus funcionários, na tua cultura empresarial e, em última análise, nos teus lucros.
Lembre-se construir uma política que reflita suas necessidades e seus valores únicos é um processo contínuo. Abraça a adaptação, escuta ativamente seus funcionários e aproveita a tecnologia para criar um sistema de gestão de ausências que funcione para todos.
