Vision Direct apuesta firmemente por los RR.HH.

No es inusual que los equipos de RR.HH. dependan de procesos manuales obsoletos para mantener en funcionamiento una organización.

Vision Direct, proveedor líder europeo de servicios oftalmológicos desde hace más de 20 años, se encontraba en esa misma situación. Sin un sistema de RR.HH. que les ayudara a gestionar las necesidades de su plantilla, los procesos eran tan manuales que resultaba frustrante perder tanto tiempo. Como resultado, su equipo de RRHH estaba constantemente atendiendo solicitudes administrativas rutinarias, muchas veces en papel, y dependiendo de informes hechos en hojas de cálculo.

En 2018, Christine North se unió a la empresa como su nueva directora de RRHH. Nada más llegar, se dio cuenta de que una empresa del tamaño de Vision Direct no podía seguir creciendo sin el apoyo de un sistema de RRHH especializado.

Con tantas tareas manuales y administrativas que consumían el valioso tiempo de su equipo de RR.HH., sabía que una solución de RR.HH. podría ayudar a automatizar y perfeccionar todos sus procesos, permitiéndoles a ella y a su equipo centrarse en objetivos organizativos más estratégicos.

Nos sentamos a charlar con Christine para descubrir cómo la implementación del sistema Cezanne HR ha beneficiado tanto a la compañía como a su equipo de RRHH…

Hola Christine, háblanos un poco de ti

Soy la Directora de RRHH de Vision Direct y responsable de nuestras operaciones en el Reino Unido, Ámsterdam, España, Francia e Irlanda. Es una función bastante amplia y variada, pero también cuento con el apoyo de mi asistente de RRHH y del socio empresarial operativo de RRHH, que se ocupa de nuestras operaciones en el norte del Reino Unido y ayuda a nuestros homólogos europeos.

¿Qué módulos de Cezanne HR estáis usando?

Tenemos el módulo principal de Gestión de Personas (que incluye Formación y Desarrollo), el módulo de Gestión de Ausencias y Onboarding. También hemos añadido recientemente Insights, que estamos aprendiendo a utilizar.

¿Cuáles fueron los puntos de fricción originales que experimentaba la empresa y que le llevaron a elegir el sistema de Cezanne HR?

Cuando me incorporé en 2018, no teníamos ningún sistema de RRHH. El único software relacionado con nóminas que usábamos en ese momento era Sage, pero era demasiado engorroso y no era muy bueno. Había utilizado algún software de RRHH en mis trabajos anteriores, por lo que encontrar una solución que pudiera integrarse con el software de nóminas estaba en mis prioridades a la hora de seleccionar una solución u otra.

Estudiamos varias compañías a la hora de elegir nuestro software, pero Cezanne HR nos dio todo lo que queríamos para gestionar una gran plantilla europea. Que el sistema fuera modular y tuviera una buena integración con el sistema de nóminas PBS Accord también fueron factores importantes.

¿Cómo han ayudado los módulos elegidos a las operaciones diarias de tu equipo de RRHH?

Cezanne HR ha cambiado totalmente la forma de gestionar los RRHH en Vision Direct. Dejamos atrás las hojas de cálculo y la introducción manual de datos, donde no podíamos garantizar que los datos fueran correctos… ahora tenemos informes precisos al momento, datos precisos de los empleados, de los salarios… ¡todo! Realmente lo ha cambiado todo para nosotros.

Es sencillamente genial porque, por ejemplo, recibimos notificaciones automáticas cuando hay que hacer alguna gestión con nuestros empleados, lo que hace que todo sea mucho más eficiente. También utilizamos mucho el creador de formularios, que nos ha resultado muy útil a la hora de registrar los datos de los empleados con más precisión.

Desde un punto de vista cotidiano, poder consultar los registros y datos de los empleados con tanta facilidad ha supuesto una gran diferencia para nosotros. Los informes también nos han ayudado mucho. Podemos hacer informes para prácticamente cualquier cosa; hoy, por ejemplo, estoy haciendo un informe de las bajas de este mes, pero también podría hacer un informe de las bajas del mes pasado, de las bajas de los días anteriores… es fantástico el nivel de detalle al que podemos llegar. El software de Cezanne HR tiene un valor incalculable.

¿Cómo ha sido el soporte técnico del equipo de Cezanne HR?

Implantamos el sistema por etapas; primero lo pusimos en marcha en Londres, antes de implantarlo en nuestros equipos de operaciones en nuestro almacén de York, y después en Ámsterdam y España. Nuestro consultor de implementación fue de gran ayuda para poder llegar tan lejos, pero cuando llegó el momento de implementarlo con nuestro equipo de atención al cliente, descubrimos que tenían necesidades mucho más complejas que requerían una ayuda más experta.

En ese momento, Peter y Silvia [Jefe de Soporte al Cliente y Jefe de Éxito del Cliente de Cezanne HR respectivamente] intervinieron para ayudar con la implementación del equipo de atención al cliente, y fue extremadamente bien. En general, el apoyo que hemos recibido del equipo de Cezanne HR ha hecho que desde entonces hayamos ido viento en popa.

¿Se han resuelto vuestros problemas iniciales?

Sí, completamente. Los procesos dispares en los que confiábamos antes han sido sustituidos por el enfoque más integrado y cohesionado que aporta el sistema Cezanne HR. Cezanne HR son nuestros datos, nuestro maestro – lo usamos para prácticamente todo y ha revolucionado toda la gestión de RRHH de la empresa.

¿Hay alguna función que te resulte especialmente útil?

Me encantan las notificaciones. Hemos configurado un gran número de notificaciones para diversas cosas, y no sólo para Recursos Humanos. Por ejemplo, las hemos configurado para que nuestros gestores completen las revisiones de los periodos de prueba, para avisar al departamento de TI de las bajas y para otras tareas administrativas cotidianas de RRHH. También creo que el creador de formularios y las funcionalidades de informes son brillantes. Sin duda, son algunas de las características más fuertes del sistema Cezanne HR, bajo mi punto de vista.

Otra área que considero brillante son los espacios de trabajo. Mi HR Business Partner de Operaciones ha creado un espacio de trabajo para los managers que contiene todos los documentos e información de apoyo que puedan necesitar. Cosas como plantillas de cartas disciplinarias, orientación sobre cómo tratar las quejas… todas las cosas que los directores pueden necesitar pero que no necesariamente manejan en sus operaciones diarias habituales. Esto significa que los directivos no tienen que dirigirse a RRHH para preguntar cómo hacer las cosas o dónde encontrarlas; todo está en el espacio de trabajo y ha demostrado ser una forma estupenda de compartir información.

Tenemos varios para las distintas áreas de la empresa, y en ellos guardamos todos los manuales de la empresa, la información sobre prestaciones y la información corporativa para que nuestros empleados tengan un recurso de fácil acceso a la información de la organización.

También es muy útil para la incorporación de nuestros empleados. Podemos crear portales de autoconsulta en los que nuestros nuevos empleados pueden acceder a los manuales de personal, los documentos de la política de la empresa y la información sobre la compañía, lo que hace que el proceso de incorporación sea mucho más eficiente para todos.

Ah, y una última cosa que se me ocurre, las plantillas de correo electrónico y la funcionalidad de seguimiento de carga de documentos es algo que utilizamos todo el tiempo. Es genial cuando tenemos que firmar documentos importantes o enviar grandes volúmenes de correos electrónicos formales: sólo tienes que elegir la plantilla que necesitas y ¡listo!

¿Qué acogida ha tenido el sistema entre sus empleados?

Lo mejor que puedo decir es que ahora todo el mundo sabe instintivamente dónde está cada cosa y utiliza regularmente el sistema sin que nadie se lo pida. Para los jefes, también ha sido muy positivo poder ver el historial laboral de su equipo y acceder a sus datos laborales.

Nuestros empleados siempre lo utilizan para actualizar sus expedientes personales, registrar sus ausencias, etc. Ha sido estupendo para nosotros y ha ayudado enormemente a Recursos Humanos. Tampoco hemos tenido que solicitar a ninguno de nuestros empleados que utilice el sistema, ya que es muy sencillo y directo. Además, no hemos tenido que dar mucha formación para utilizar el sistema, nuestros empleados se han metido de lleno en él.

¿Recomendarías Cezanne HR a otros?

Definitivamente, ¡ya lo he hecho! Hace todo lo que queremos, es muy fácil de usar. Lo recomiendo de todo corazón.

Christine North, directora de RR.HH.