Hasta hace poco, los proveedores de software para la gestión de recursos humanos “vendían” sus soluciones destacando los beneficios que iban a reportar al propio departamento de recursos humanos. El mensaje a transmitir era que conseguirían terminar con las frustraciones derivadas de su excesiva dedicación a labores de gestión y liberarían al departamento para que pudiera concentrarse en los aspectos más estratégicos de su rol dentro de la empresa.
Pero las cosas han cambiado y la tecnología evidentemente, también. Ahora, la atención de los proveedores de software ya no se focaliza exclusivamente en mejorar la productividad del departamento de recursos humanos, sino que se centra en el desarrollo de sistemas que sean capaces de ayudar a todos los empleados a mejorar su propia productividad.
Por supuesto que los sistemas deben continuar siendo útiles para el departamento de recursos humanos pero, ahora el énfasis está puesto en crear sistemas accesibles y fáciles de usar para los empleados, que consigan comprometerles con la empresa -es lo que se conoce como engagement-, ayudarles a mejorar su rendimiento y, en definitiva, facilitarles su día a día. En los próximos años, estoy convencida –no solo lo digo yo sino expertos en la materia como John Bersin – de que los proveedores más avanzados desarrollarán soluciones que impulsarán la transformación del departamento de recursos humanos hasta convertirlo en un departamento de productividad.
Dicho esto, te avanzo cinco razones por las que creo que un software de recursos humanos puede ayudar al equipo a mejorar su productividad.
Permite a la gente gestionar sus propios datos
Lejos quedan los días en los que había que preocuparse porque los datos bancarios estuvieran actualizados a tiempo para percibir la siguiente nómina; o en los que era necesario esperar una semana para que el departamento de recursos humanos informara sobre cuántas vacaciones anuales le quedaban a uno por disfrutar y si su solicitud de días ya había sido aprobada o no.
Los sistemas de recursos humanos de última generación permiten al departamento de gestión de las personas establecer un férreo control de los datos y procesos, reduciendo el tiempo otrora perdido en hacer papeleos. De este modo, tanto los empleados como los managers pueden gestionar sus datos de manera fácil y sencilla para pasar a concentrarse en el trabajo diario.
Facilitan el acceso en movimiento a la información
El mundo laboral está cambiando drásticamente y la movilidad de los empleados es cada vez mayor. Trabajamos desde multitud de coordenadas geográficas extendidas a lo largo de varias latitudes horarias. Gracias a los avances tecnológicos podemos conectarnos a los sistemas empresariales (incluido el software de gestión de RR.HH.) desde cualquier lugar y en cualquier momento.
La disponibilidad de acceso a los citados sistemas desde tablets y smartphones es también cada vez mayor. Allí donde estemos, podemos disponer en cualquier momento de información procesada. Esto no se trata tan sólo de un asunto de conveniencia para la empresa sino que responde a las propias necesidades y demandas de los empleados de la llamada “Generación Y” o los famosos “milenials”, que han crecido en la era digital y esperan por ello acceder de manera instantánea y sin problemas a los datos que necesitan.
Lleva la gestión del rendimiento a otro nivel
El problema de los sistemas tradicionales de gestión del rendimiento basados en papel está en que llevan a que se olviden con rapidez tanto los objetivos empresariales establecidos durante la evaluación anual como los entusiastas planes para mejorar las capacidades de la plantilla, que se pierden en “el fondo de un cajón”.
El software de gestión del rendimiento hace todo mucho más dinámico y visible al habilitar un punto central de acceso a la información abierto tanto a administradores como a empleados, donde quedan registrados los objetivos a conseguir y las acciones consensuadas a emprender. Además facilitan a los gestores/encargados la revisión de los objetivos pautados para adaptarlos a nuevas situaciones e identificar y abordar las necesidades de desarrollo que estas traigan consigo tan pronto como aparezcan.
Pone la información al alcance de los empleados
Los empleados pueden llegar a perder un montón de tiempo intentando acceder al conocimiento empresarial, encontrando respuestas a cuestiones simples o localizando el documento que necesitan manejar. Los sistemas de recursos humanos ayudan a erradicar esos procesos frustrantes. Centralizando el acceso a la información pueden albergar protocolos y documentos importantes, facilitando a los empleados el acceso al nivel de detalle que requieran en el momento en que lo necesiten. Los modernos software de RR.HH. también avisan a los empleados cuando es necesario que hagan algo, como presentar un cambio horario o, en el caso de los managers, aprobar unas vacaciones, lo que también les capacita para dar un empujoncito a las labores de recursos humanos.
Termina con los silos
Las últimas soluciones de recursos humanos incorporan sus propias plataformas para crear redes sociales internas, que impulsan e incentivan la colaboración entre la gente y facilitan a los empleados una plataforma donde pueden difundir información, conocimientos y trabajar conjuntamente de manera sólida para sacar adelante los objetivos empresariales.
Disponer de un directorio online del personal y de un organigrama de la organización ayuda a todos a estar más conectados y hace más fácil escoger a la persona adecuada para cada tarea. Es una manera eficaz de romper las barreras entre departamentos y contribuir con ello a que todo el mundo trabaje en equipo para alcanzar las metas comunes.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
