El otro día en un evento de networking estuve charlando con un responsable de Recursos Humanos de una empresa que tiene empleados en España y también en otros países europeos. Me comentó que había invertido mucho tiempo y demasiada energía en seleccionar una nueva solución de gestión de personas y que tomar la decisión final le había llevado varios meses.
El proveedor que, inicialmente habían seleccionado, venía precedido de una buena reputación y ofrecía, además, un portfolio de soluciones muy completo para gestionar diferentes procesos del ámbito de los recursos humanos. Estábamos realmente interesados -me contaba- en trabajar con él. Sin embargo, cuando vino a mostrarnos la solución sobre el terreno, es decir, aplicado a nuestra propia realidad, nos dimos cuenta de que varios elementos clave de la suite, eran de terceros y no propios. Y nos dimos cuenta, precisamente, porque la integración era todavía un proceso inacabado. El resultado entonces fue -me comentaba este profesional- que nos tuvimos que replantear la decisión porque vimos que no íbamos a obtener los beneficios que esperábamos conseguir con la solución.
Teniendo en cuenta que, muy pocos, o casi ningún proveedor de software HR en la nube ofrece todas las soluciones necesarias para gestionar el ciclo completo de gestión de personas en profundidad, iniciamos una discusión sobre qué procesos deberían gestionarse a través de un único sistema HR y cuáles podrían ser gestionados con soluciones de terceros, siempre y cuando sea -eso si- a través de una integración impecable.
Su opinión era que cualquier sistema que deba ser utilizado por toda la organización debería incluir todo lo necesario en el mismo aplicativo. Mientras que aquellos que solo utilice el entorno de Recursos Humanos (como nómina o selección) podría ser independiente. También apuntó otras ocasiones en las que se podrían utilizar soluciones de terceros. Por ejemplo, hablaba de la gestión de los gastos. Lo ideal sería que este tipo de herramientas, también formaran parte del núcleo central del aplicativo HR pero, al no ser un elemento tan estratégico como la gestión del desempeño o las ausencias, podrían ser soluciones diferentes, pero integradas.
La lógica explica que los sistemas que se utilizan regularmente y que tienen un mínimo de “puntos de contacto” con los procesos gestionados con otras aplicaciones se pueden abordar por los empleados con relativa facilidad, especialmente si el equipo de TI elimina parte de la complicación implementando el inicio de sesión único.
Por lo tanto, si bien es verdad que valoramos positivamente las ventajas de tener el sistema de control de gastos como parte de la suite HR, lo cierto es que aparte de “conocer” al empleado y a quien debe solicitar la petición de firma, poco más hay en común con el sistema central de Recursos Humanos. La integración con el software de nómina, CRM o PSA es, sin duda, más valiosa.
Por el contrario, gestionar horas de trabajo independientemente del sistema que controla los horarios de los empleados, las vacaciones, los permisos solicitados o el tiempo reservado para la formación, implicaría una sobrecarga de trabajo adicional, a menos que la integración entre los dos sistemas fuera perfecta.
En fin, quizá todas estas reflexiones te ayuden si estás buscando un software HR para tu organización. Si es así, creo que merece la pena dedicar unos minutos a revisar tus requisitos y analizar dónde puede ser útil la integración y qué procesos se deben gestionar desde el aplicativo central de Recursos Humanos. Después, ya sabes, hay que asegurarse de que la integración funciona perfectamente, que el punto de unión de las aplicaciones es, prácticamente imperceptible para el usuario y, cómo no, que el sistema resultante, te ofrece todo lo que, en realidad, necesitas.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
