5 listas de tareas esenciales que puedes automatizar con Cezanne HR

Si trabajas en el área de Recursos Humanos, te habrás dado cuenta de la lista interminable de tareas que debes completar durante una jornada laboral. Una lista que no solo incluye acciones concretas, sino un determinado timming en el que deben encajarse cada una de ellas. Es decir, hay que tener muy en cuenta el marco de tiempo correcto para gestionar de manera eficiente todos aquellos aspectos relacionados con la vida laboral de los colaboradores. Sin duda, estamos ante una tarea tan estratégica como agotadora, incluso, para los profesionales más experimentados.

¿Recordaste avisar al responsable de TI de que el nuevo fichaje necesita tener listo su PC? Hay un comercial a punto de finalizar su período de prueba, ¿has recibido la evaluación del responsable de ventas? Con un ritmo tan frenético y tanta actividad en un solo día, es bastane más fácil de lo que te imaginas que se olviden email importantes, que se pierdan documentos o que algunos colaboradores puedan encontrarse con problemas inesperados.

Estoy segura de que estás al tanto de todos los aspectos que tienen que ver con tu trabajo, por lo que, seguramente, ya tengas preparada una lista de tareas estandarizada para utilizar cada vez que se te presente alguna incidencia de este tipo. Ahora bien, la cuestión importante es asegurarse de que todas las personas implicadas tienen esa lista a su alcance.

Esta es la razón principal por la que te recomiendo el nuevo módulo de Cezanne HR Onboarding y Vida Laboral que, sin duda, puede ayudarte -y mucho- a gestionar todos los procesos relacionados con las nuevas incorporaciones y con las tareas derivadas de los mismos.

El sistema te permite crear todas las listas que necesites, incluyendo en cada una diferentes actividades asociadas, participantes, fechas límite, etc. Al iniciar un nuevo proceso en el sistema. Automáticamente se inician las notificaciones adecuadas, de forma que todos tienen claro qué tarea es la que deben completar sin tener que pensar en ello. Gracias a la gestión centralizada, proporciona una visión inmediata del estado de cada tarea y cada uno de los participantes recibe alertas personalizadas a modo recordatorio, lo que reduce los descuidos en todas las áreas de la organización.

Hemos identificado 5 listas de tareas que Cezanne HR puede ayudarte a automatizar.

Onboarding

Disponer de un proceso óptimo de incorporación para los nuevos talentos es fundamental para el éxito del negocio, pero sabemos que implica, a su vez, un número infinito de actividades administrativas y de gestión que deben tenerse muy en cuenta. Crear una lista de elementos que puedan utilizarse para cada empleado nuevo, garantiza que el proceso se lleva a cabo de una manera eficiente. Esta lista puede incluir, desde disponer de todos los datos necesarios del nuevo empleado, incluso antes de su llegada efectiva a la compañía -datos que se pueden enviar directamente a los responsables de tramitar la nómina-, hasta la organización de su formación o la comprobación de que dispone de todo el equipo y material necesario para el desempeño de su actividad.

Pero, hay otros elementos relacionados con la incorporación de nuevos talentos que no deben pasarse por alto: son todos aquellos aspectos relacionados con la cultura corporativa, y que llevan a incluir en la lista tareas que te permitan recordar que debes compartir con el recién llegado, la política y visión de la compañía, que debes organizar un recorrido por la compañía con su responsable o que podrías organizar un almuerzo con todos los compañeros durante la primera semana. Le hará sentirse bienvenido y, desde luego, mucho menos perdido.

Offboarding

Gestionar la salida de quienes se marchan de la compañía también es tarea de Recursos Humanos. En este caso, la lista de tareas pre-establecida también es de gran utilidad: cerrar la cuenta de correo electrónico, restablecer los dispositivos que ha estado utilizando, verificar todos los aspectos burocráticos relacionados con su marcha, … todo esto permite asegurarnos de que el proceso se lleva a cabo de un modo eficiente y lineal para todas las personas que estén involucradas en el mismo.

Como garante de la imagen corporativa, me imagino que querrás que los exempleados miren a tu empresa con afecto y gratitud para evitar una mala reputación en la comunidad de talentos. En Cezanne HR puedes configurar plantillas para listas de tareas que reflejen circunstancias específicas, como por ejemplo, iniciar una notificación que recuerde a un responsable que es el último día de un colaborador que lleva muchos años en la compañía para que puedas hablar con él u organizar alguna despedida especial.

Regresar al trabajo

Las listas de tareas automatizadas pueden ser útiles cuando un empleado vuelve a trabajar después de un período prolongado de ausencia. Tal vez hayan estado fuera del circuito por un tiempo, por lo que programar una reunión de regreso al trabajo con su manager, una actualización de la capacitación en seguridad y protección de datos, y quizás un par de sesiones de contacto con Recursos Humanos puede ser una forma efectiva de integrarse de nuevo en la empresa.

Si se han producido grandes cambios desde que se fueron o hay algunos nuevos elementos que deben tenerse en cuenta, estas listas de verificación pueden ser increíblemente útiles, incluso como marcos para adaptarse a cada situación.

Por ejemplo, podrías pensar en una lista estandarizada para adaptar el espacio de trabajo a la vuelta de un colaborador con discapacidades: adaptar el escritorio o su silla, mover su puesto a un espacio más accesible o instalar, incluso, una rampa si fuera necesario.

Reubicación en nuevas instalaciones

Tanto si se trata de un traslado de Madrid a Barcelona o de Barcelona a París, la reasignación de un empleado a un lugar diferente, requiere de una extraordinaria planificación para que todo el proceso concluya con éxito.

Si te olvidas de una sola tarea crítica, todo el proceso puede fracasar o se puede ralentizar drásticamente, lo que podría ocasionar un gran dolor de cabeza a todos. Reservar el alojamiento del empleado, establecer contacto con la oficina en el extranjero, reservar vuelos y organizar el traslado de sus pertenencias son solo algunas de las acciones que deben tenerse en cuenta.

Muchas compañías utilizarán ayuda externa para trasladar empleados al extranjero, pero aún así vale la pena tener tu propia lista de tareas, para que puedas verificar nuevamente que todo se ha cubierto y, también, para  mantener a los demás al tanto.

Trabajar desde casa

Cada vez más empresas reconocen los beneficios del trabajo a distancia, tanto a tiempo completo como a tiempo parcial. Si bien en la superficie, o sea, aparentemente, la transición de trabajar en la oficina a trabajar desde casa es sencilla y directa, sabrás, por experiencia, que detrás hay mucho más de lo que parece. Afortunadamente, las listas de verificación automatizadas pueden ayudarte a conseguir que este proceso sea más manejable.

Dado que como empleador, tus obligaciones con la salud y la seguridad de los empleados se extienden a su entorno de trabajo, cuanto el trabajo se realiza desde casa, esta suele ser el primer tema a considerar. Las notificaciones pueden activarse para garantizar que Facilities o IT, por ejemplo, evalúen el entorno de trabajo en el domicilio para asegurarse de que sea adecuado, y que quienes trabajan desde su casa tengan todo el equipo necesario para hacer su tarea. Esto podría incluir la configuración de ordenadores portátiles, teléfonos o impresoras, determinar sus necesidades de WIFI, y configurar los servicios adecuados (pueden requerir acceso VPN para garantizar una conexión segura, por ejemplo).

Obviamente, es importante no olvidarse tampoco  de ellos solo porque no están presentes en la oficina. Programar citas con Recursos Humanos o con su manager durante las primeras semanas o meses, puede ayudar a que la transición se desarrolle sin problemas y también a identificar desde el principio, cualquier problema que pueda estar gestiándose.ç

Con el nuevo módulo Onboarding y Vida Laboral integrado en Cezanne HR es muy fácil reunir tantas listas de tareas como necesites y adaptarlas a las necesidades específicas de tu empresa. Te proporciona un enfoque sistemático, estandarizado y automatizado para la gestión de actividades clave y te brinda una visión general y muy útil de la distribución y el estado de las tareas, lo que hace que la lista interminable de tareas, esa de la que hablaba al principio, sea mucho más manejable.

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