En este período del año, el departamento de recursos humanos se encuentra particularmente bajo presión. Aunque, para ser honestos, en realidad, ¿hay algún momento en el que no sea así? Difícil su tarea de hacer malabarismos entre los diferentes aspectos estratégicos de su función y el continuo flujo de solicitudes y peticiones de managers y empleados.
La junta espera que se presente una planificación de sucesión que asegure un futuro exitoso para el negocio; al mismo tiempo, los managers llaman a la puerta pidiendo ayuda para abordar la relación con un colaborador complicado o para encarar la gestión de algunos desacuerdos dentro del equipo. Todo esto, sin contar con las exigencias de los empleados sobre salarios, vacaciones, etc.
La buena noticia -que nunca nos cansaremos de repetir- es que, con un buen software de gestión de recursos humanos, la mayoría de estas tareas se pueden delegar, ahorrando tiempo y proporcionando un servicio más eficiente para todos.
Veamos cómo:
Autoservicio
Las personas somos impacientes. Vivimos en una era en la que esperamos respuestas inmediatas. Los empleados están frustrados con la larga burocracia relacionada con la solicitud de vacaciones y todos los procesos manuales que deben completarse antes de recibir la aprobación de su manager. Les genera estrés tener que actualizar sus datos bancarios antes de la siguiente paga y no encuentran a ningún responsable de recursos humanos disponible. Estas son las razones por las que necesitamos que las funciones de autoservicio de los sistemas de recursos humanos acudan a nuestro rescate: gracias a las aplicaciones móviles, proporcionan acceso a todos los empleados estén donde estén y en cualquier momento, acelerando los procesos administrativos y brindando a todos las respuestas que buscan.
Selección
En una época en que la guerra por el talento es cada vez más feroz, es necesario que las empresas hagan que los procesos de selección sean rápidos y fáciles para no perder a los mejores candidatos. El software de recursos humanos con funcionalidades para la selección puede ayudar a llegar a más candidatos potenciales, a la vez que reduce los costes asociados a la búsqueda (por ejemplo, eliminando los costes de intermediación para una agencia). Además, puede ahorrar mucho tiempo porque le ayuda a filtrar los CV y a administrar la comunicación con los candidatos. Los procesos de selección deficientes pueden arruinar seriamente la reputación de la empresa. La automatización de parte del proceso garantiza que los candidatos tengan una buena impresión de la organización, incluso aunque no sean contratados.
Onboarding
Después de reclutar, la fase de incorporación a la compañía es crucial, para que los nuevos empleados comiencen con buen pie y las personas con talento permanezcan en la empresa. Algunas investigaciones muestran que el 37.5% de los candidatos cambian de parecer, después de haber aceptado la oferta, el primer día en la empresa, a menudo debido al mal seguimiento o a la falta de comunicación. Muchos empleados no saben qué esperar de su primer día en una nueva realidad y apreciarían un mayor contacto con los managers.
El módulo Onboarding de Cezanne HR permite configurar un portal de bienvenida donde el colaborador puede encontrar todos los documentos que debe completar, así como los perfiles de los colegas y sus contactos.
La funcionalidad de Onboarding también se puede utilizar para comunicarse entre los departamentos internos en las fases de integración en la empresa: por ejemplo, es útil crear un proceso que le recuerde a TI que establezca a tiempo todas las herramientas necesarias para el nuevo empleado (PC, buzón de correo…)
Informes
¿Cómo no podemos querer un sistema que permite acceder de inmediato a informes actualizados sobre los datos de recursos humanos más dispares (desde el personal de la empresa hasta los niveles de ausencia)? El software moderno de recursos humanos proporciona una cantidad increíble de información. ¿El consejo planea introducirse en un nuevo mercado y debe saber qué especializaciones o habilidades lingüísticas ya tiene en la fuerza laboral? ¡Pregunta al software de recursos humanos! ¿Un director de departamento está preocupado por los crecientes niveles de ausencia de su equipo y desea tener una idea clara de la magnitud del problema y los costes que implica para el negocio? ¡Siempre el software de recursos humanos!
Los sistemas de recursos humanos facilitan la extracción y el análisis de datos relevantes para que la dirección tenga la información necesaria para respaldar las estrategias comerciales.
Conveniencia
El advenimiento de la nube y el software como servicio han hecho que las tecnologías sofisticadas de Recursos Humanos estén ahora disponibles para todo tipo de empresas. Es fácil demostrar cómo un sistema de gestión de recursos humanos ahorra tiempo para todos, hace que los procesos sean más consistentes y eficientes y asegura que los plazos importantes no se olviden (final del período de prueba, plazo de formación obligatorio …). Además, con la llegada de GDPR, no se debe subestimar la importancia de contar con datos confiables y seguros. Ponga todo esto junto con la increíble reducción de los costes operativos y será evidente para todos la importancia de tener en la organización un sistema de gestión de recursos humanos.
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
