¿Cómo desarrollar un plan efectivo para mejorar el desempeño?

No perder de vista los datos relacionados con el desempeño de los empleados es fundamental. No solo porque la compañía necesita que todos aporten lo mejor de sí mismos -la contribución de cada uno es esencial- sino porque, ignorar cualquier problema relacionado con el desempeño no beneficia a nadie. Tampoco a los empleados, aunque a veces, lo parezca.

El problema, sin embargo, es que a menudo las personas salen de una entrevista de evaluación con la sensación de haber hecho todo mal, y muy confusas, además, sobre lo que podrían hacer para cambiar y mejorar la situación.

Un plan de mejora del desempeño claro permite definir unos objetivos concretos y ser transparentes acerca de los cambios que se esperan en términos de aptitud o habilidades, además de especificar el tiempo establecido para alcanzar dichas metas.

Illustration of performance improvement plan

Entonces, ¿qué debes tener en cuenta al diseñar un plan de desempeño que empuje a las personas hacia el compromiso y el éxito?

Explicar claramente lo que se entiende por «buen desempeño»

Si la gente no sabe lo que significa «bueno», será más difícil -por no decir imposible- conseguirlo. La descripción del trabajo podría ser confusa y no indicar claramente los límites de sus responsabilidades. De la misma manera, se podrían identificar muchas habilidades, pero poca capacidad para priorizar las actividades a realizar. A esto hay que añadir, además, que, en las organizaciones de hoy en día, los roles cambian muy rápidamente, lo que hace que sea aún más difícil entender a qué se debe prestar más atención. El secreto detrás de un buen plan de desarrollo de desempeño es que tenga claros los objetivos y las prioridades y, desde luego, que se revisen periódicamente. Cada colaborador debe comprender claramente en qué debe centrarse, cuáles son los resultados que deben alcanzar y qué acciones y comportamientos valora la gestión.

Acotar una línea de tiempo

Definir ciertos marcos de tiempo ayudará a las personas a mantenerse enfocadas y evitará que muchas acciones permanezcan durante semanas en la bandeja de “pendientes”. Trata de ser realista: si hay que poner en marcha actividades de formación, capacitación o desarrollo, en aspectos significativos, desde luego, no se podrán ver los resultados del progreso de la noche a la mañana. Por lo tanto, es importante trabajar con el equipo para definir un programa de actividades y acordar una escala de tiempo con la que todos estén satisfechos y que, a ser posible, no coloque a nadie bajo un nivel de presión insoportable, pero que garantice el desarrollo de las actividades lo más rápido posible.  Hay que establecer un calendario para fijar controles regulares e informales de manera que se pueda evaluar el progreso y resolver cualquier problema. Y, por supuesto, fijar una fecha final para la última revisión formal del proyecto.

Incluir formación relevante

A menudo, la falta de las habilidades necesarias es la principal causa de un desempeño deficiente o por debajo de las expectativas. Hay veces que alguien se coloca en una posición en la que debe desempeñar un rol para el que no está lo suficientemente preparado, bien porque sus habilidades han quedado obsoletas o bien porque se ha visto superado por los avances tecnológicos. Si la causa de un desempeño deficiente es la carencia de habilidades es justo proporcionar la capacitación necesaria que ayude a cerrar la brecha. También podríamos pensar en hacer que la capacitación sea parte del plan de desarrollo del desempeño, pero, eso sí, habrá que asegurarse de que cualquier actividad acordada, realmente se realiza ya que muchas veces nos encontramos con que se prometen iniciativas de formación que nunca se llevan a la práctica por falta de presupuesto, presiones del trabajo del día a día u otras prioridades que van surgiendo y acaban relegando los planes de formación.

Ofrecer apoyo

A nadie le gusta que le digan que tiene que hacer más. Para algunos, estos comentarios pueden ser un verdadero shock, y pueden causar resentimiento y pérdida de compromiso. Al diseñar un plan de desarrollo del desempeño, es importante asegurarse de que las personas involucradas sepan que tú estás trabajando para que ellas puedan alcanzar el éxito. Haz sentir siempre a los empleados la presencia de Recursos Humanos y de los managers para que sepan que están ahí para ofrecer apoyo y escuchar. Involucra a las personas en lugar de imponer algo desde arriba: si los empleados se sienten parte del proceso, estarán más implicados, más comprometidos y más dispuestos a tener éxito.

Preparar los siguientes pasos

Si se preparó correctamente, tu plan de desempeño debería haber sido exitoso y proporcionar los resultados deseados. Sin embargo, si esto no sucede, debes tener claro cuáles serán los próximos pasos. ¿Cuál es el problema específico? ¿Es apropiado involucrar a alguien más? ¿Qué se espera de cada miembro del equipo?

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