Cómo puede ayudar recursos humanos a resolver el problema de la productividad

Los famosos entornos VUCA es lo que tienen. Esa volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad que imprimen a los negocios es, precisamente, lo que hace que, en muchas ocasiones los empleados se preocupen más por el futuro de sus trabajos, la seguridad o sus nuevos destinos que, por el resultado, la eficiencia o la consecución de objetivos.

Este “ruido de fondo” es realmente perturbador y consigue desviar la atención hacia otros puntos de interés diferentes a los que deberían ser claves. Sin embargo, siendo esto cierto, es importante señalar también que, los imputs externos no son los únicos responsables de esta pérdida de foco. Existen prácticas laborales y estilos de gestión que pueden impactar también de manera muy negativa en la productividad de los equipos, bien no impulsando la capacidad o habilidades personales, bien no incentivando o reconociendo los logros obtenidos, o bien, provocando una falta de interés por el trabajo que haga disminuir la motivación y el compromiso hasta niveles realmente preocupantes.

Pero, no podemos ni debemos caer en el pesimismo más absoluto. Por lo tanto, busquemos algunas prácticas que puedan contrarrestar los efectos de este “ruido de fondo” que tanto molesta y aliviar así, algunos problemas de productividad que tanto afectan a las empresas.

Abrir el debate sobre lo que realmente significa productividad

Realmente creo que lo primero que hay que hacer es reconocer que hay un problema. Algo que no siempre somos capaces de aceptar. Por tanto, reconocer, que tenemos un problema es parte de la solución. Un informe de CIPD publicado a principios de año explica que la mayoría de los empleadores (88%) tenía la sensación de que su productividad estaba en la media o, incluso, por encima de la media, a pesar de que el 40% de ellos no estaba midiendo la productividad de sus equipos.

En este momento, no es tan relevante qué métrica se utilice para medir la productividad. Puede ser una métrica definida por el equipo de profesionales más seniors o cualquier de las que proporcionan las múltiples aplicaciones gratuitas que puedes encontrar en el mercado. O si no tienes ninguna opción quizá un punto de partida interesante y muy útil es esta herramienta gratuita e interactiva que proporciona la ONS (Office for National Statistics) de Reino Unido. Desde luego, ninguna de ellas te proporcionará todas las respuestas que buscas, pero seguro que te dará un punto de referencia para iniciar una base sobre la que debatir con tus equipos, así como con otros responsables de alto nivel para alcanzar una visión compartida sobre la productividad.

Identificar dónde podría estar quedando corto

Hay muchos factores que pueden afectar positiva y negativamente a la productividad de una organización. Y, desde luego, RRHH no podrá solucionarlos todos. Sin embargo, hay algunas métricas que siempre se deben tener cerca porque ayudar a recursos humanos, con información relevante para que pueda impulsar iniciativas en esta línea.

¿Estás observando tasas de ausencia más altas que la media? ¿Está resultando difícil retener personal o cubrir vacantes? ¿Son inaceptables los niveles de calidad o los incidentes de salud y seguridad son demasiado altos? ¿Tus clientes (y empleados) son fanáticos o dejan comentarios negativos en las redes? ¿Sabes por qué los empleados se van, o qué les motiva a hacer un esfuerzo adicional? ¿La cultura corporativa fomenta la innovación y las ideas de mejora en toda la fuerza laboral, o las aplasta?

Por ejemplo, hay muchas pruebas que sugieren que las iniciativas de tipo kaizen, una metodología japonesa cuyo objetivo principal es la mejora continua, alienta a los empleados a proporcionar ideas para implementar pequeñas mejoras incrementales. Estas iniciativas, con el feedback posterior pueden tener un impacto significativo tanto en la productividad como en los niveles de participación de los empleados.

Mejorar la capacidad de gestión de personas

Últimamente parece que los managers más veteranos acaban teniendo la culpa de todo. Y, desde luego, esto no es así. Aunque, en honor a la verdad, sí podemos decir que muchos managers que han promocionado a nuevos puestos de más responsabilidad y relevancia gracias a su capacitación y experiencia técnicas no tienen un nivel tan alto en lo que a habilidades de liderazgo y gestión de personas se refiere.

Pueden tener, por ejemplo, dificultades para establecer objetivos y delegar de una manera efectiva. O tal vez microgestionen a su gente, creando dependencia en lugar de empoderar a los empleados. Es posible que no hayan tenido la oportunidad de aprender cómo proporcionar comentarios de buena calidad o cómo entrenar a su gente para que sean más capaces y autosuficientes. RR.HH. puede lograr mucho para el negocio simplemente apoyando a los managers con consejos o capacitación que les ayude a dirigir mejor a sus equipos y sacar lo mejor de su gente.

Priorizar la gestión del desempeño

Si hay un problema de productividad, una conversación de rendimiento es la mejor manera de abordarlo. Eso no significa depender de la evaluación anual, momento en el cual se olvidaron los problemas relacionados con el trabajo realizado. Se trata de tener visitas periódicas, incluso informales, con los empleados y un diálogo continuo sobre cómo va el trabajo, cómo se sienten las personas acerca de sus roles y qué ayuda y apoyo necesitan para cumplir sus objetivos.

Las conversaciones sobre el desempeño también son una excelente manera de identificar lo que se interpone en el camino para que las personas sean más productivas. ¿Se están involucrando en demasiadas reuniones, por ejemplo, o se están extendiendo mucho con varios proyectos diferentes? ¿Los colegas no cooperan o tienen problemas para negociar políticas internas?

Si los managers saben cuál es el problema, pueden ayudar a desbloquearlos y apoyar a las personas para que puedan hacer su mejor trabajo. RR.HH. debe ayudar a los managers a ver la conexión entre la productividad y la buena gestión del desempeño y alentarles para que le den más prioridad.

Invertir en formación y desarrollo

No se puede esperar que las personas hagan un gran trabajo si no están equipadas con las habilidades y el conocimiento que necesitan. Cuando los presupuestos son ajustados, las iniciativas de capacitación y desarrollo son, casi siempre, las primeras en sentir la presión. Pero este es un enfoque miope. Si los empleados carecen de capacitación, no serán tan productivos en sus roles como podrían serlo, porque perderán tiempo y recursos, abordarán las tareas de la manera incorrecta o no entenderán los aspectos sutiles pero críticos del trabajo en cuestión.

RR.HH. debe luchar activamente por defender el presupuesto para la formación, para poder garantizar que las personas tengan las habilidades que necesitan para hacer el trabajo que la empresa necesita que hagan. Con los cambios de gran alcance en el mundo del trabajo a la vuelta de la esquina, sin mencionar el impacto que la Inteligencia Artificial ya está teniendo en algunos empleos, también es importante asegurarse de que los empleados tengan la capacidad de mejorar sus habilidades para lo que la empresa necesitará mañana.

Digitalizar HR

Una administración paralizada y entumecida es uno de los mayores obstáculos con los que pueden encontrarse tanto managers como empleados. Pierden el tiempo tratando de negociar los sistemas manuales, o se enfrentan a un software desactualizado que hace que las tareas simples sean torpes y frustrantes. Los empleados no pueden encontrar respuestas directas a preguntas simples o averiguar quién en el negocio es la persona adecuada para ayudarles con un problema. Los managers carecen de la información que necesitan para hacer las llamadas de recursos adecuadas o intervenir para resolver un problema antes de que se convierta en un inconveniente realmente importante.

Desafortunadamente, muchos de los procesos que requieren mucho tiempo de los empleados tienen que estar asociados con los recursos humanos. Los profesionales de estas áreas pueden hacer mucho para liberar tiempo y mejorar la productividad de los empleados al asegurarse de que no solo están utilizando un software de recursos humanos actualizado, sino que también están explotando la gran cantidad de datos que estos sistemas pueden generar para respaldar el rendimiento y el compromiso.  En este sentido, las soluciones de gestión de recursos humanos en la nube más innovadoras y modernas, disponibles por pocos euros empleado/mes facilitarán que la digitalización de los procesos HR tengan un impacto inmediato sobre el resultado final.