Para quienes trabajan en el entorno de los recursos humanos, no siempre es fácil adoptar tecnologías innovadoras. Se trata de profundizar en procesos y mentalidades arraigadas durante muchos años de actividad e involucrar a todos los miembros de la organización. Muy a menudo, no solo es el instrumento el que cambia, sino las formas en las que se gestionan los recursos humanos, en busca de modelos de gestión más estructurados y eficientes.
Pero la transformación digital es un hecho. Y, las empresas que quieran seguir siendo competitivas no pueden ignorarlo, aunque el cambio encuentre resistencia. Quién no ha oído el clásico «siempre lo hemos hecho así». Esto es lo que frena la innovación. Una de las tareas de recursos humanos es mostrar las las ventajas de una gestión que se apoya en la tecnología. La buena comunicación, la transparencia en los pros y los contras, la claridad en los objetivos que se espera de los empleados y las sesiones de formación para quienes más lo necesitan, pueden marcar la diferencia entre un proyecto abocado al fracaso y una iniciativa con resultados excelentes.
Pero ¿en qué aspectos del día a día puede realmente obtener ventajas un empleado si el área de Recursos Humanos elige un sistema de gestión innovador?
Información y documentos
Utilizando un software moderno de recursos humanos en la empresa, todos tienen acceso independiente a la información que les concierne o que necesitan. Además, cada empleado puede actualizar sus datos -personales, bancarios, etc.- sin tener que solicitar la intervención del área administrativa o de recursos humanos.
A través de un software HR es posible realizar un mejor seguimiento de la creación y distribución de documentos comerciales y/o corporativos. El uso de plantillas pre-establecidas, ahorra, además, mucho tiempo en la redacción del documento, ya sea una política de empresa o una carta de bienvenida, y aporta la tranquilidad de que se envía de forma segura a través del sistema y que lo recibe el destinatario correcto al que, a su vez se puede solicitar la firma electrónica.
Es fácil compartir información entre todas las personas interesadas a través de los portales del empleado en los que se pueden publicar noticias y documentos o trabajar juntos en proyectos específicos.
Notificaciones y plazos
Un sistema de gestión de personas permite avisar a todos a través de alertas automáticas y recordatorios cuando hay documentos o tareas a punto de vencer. De esta manera, nos garantizamos que no se pasa por alto nada importante.
Vacaciones y ausencias
Dado que cada empleado tiene acceso al autoservicio del sistema, todos pueden verificar de forma autónoma sus vacaciones pendientes o enviar una solicitud de ausencia o adjuntar un certificado de enfermedad. Después recibirá una alerta automática para notificarle si su solicitud ha sido aprobada o no por su manager.
Del mismo modo, simplifica la planificación de las vacaciones porque permite a todos consultar el calendario compartido, para ver si hay otras personas dentro del equipo que también están ausentes durante el mismo período.
Notas de gastos
¿Por qué obligar a los empleados que tienen que viajar a guardar y registrar todos los recibos para solicitar el reembolso de los gastos a la vuelta? Es un modelo anticuado en el que se pueden cometer fácilmente muchos errores -recibos que se pierden, resguardos que se olvidan, …- Para solucionar este problema solo hay que aprovechar la tecnología que tenemos al alcance de la mano, en nuestro propio smartphone.
Gracias a las características nativas de los teléfonos móviles, como la cámara y el micrófono, un innovador software de gestión de informes de gastos te permite registrar, más rápidamente las notas y documentos de gastos.
A través de la tecnología OCR basta con fotografiar el recibo para que el sistema registre automáticamente los artículos de gastos necesarios para compilar la nota.
De la misma manera, es posible utilizar el micrófono para determinar el gasto incurrido para que el software lo registre, mientras que un asistente de voz le pide al empleado más información si fuera necesario.
En definitiva, estos son solo algunos pocos ejemplos de la cantidad de ventajas que aporta un software de recursos humanos a los empleados. ¿Quieres compartir con nosotros algunas otras aportaciones que para ti sean relevantes?
Cristina Del Amo
Soy periodista, empresaria, emprendedora y madre. Licenciada en Ciencias de la Información por la Univ. Complutense de Madrid y Máster en Gestión Comercial y Marketing, por la Escuela de Negocios ESIC, mi trayectoria profesional está ligada al entorno de la comunicación, la gestión empresarial y los recursos humanos.
