Por qué RRHH debe poner atención a la gestión de ausencias desde el principio del año

Desde luego que hay muchas clases de ausencias. Pero está claro que las relacionadas con la gestión de las vacaciones presenta grandes desafíos para este año complejo. RRHH hará bien si se plantea un liderazgo más proactivo en este sentido. Lo digo porque, a las ausencias por enfermedad, más elevadas que en ejercicios anteriores, hay que sumar las relacionadas con los ERTE o las vacaciones que deberán ser más flexibles que nunca. Es decir, empresa y empleado se tendrán que poner de acuerdo, pero esta vez, no solo respetando las pautas recogidas en el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores , en los pactos alcanzados entre Sindicatos y Patronal o en los Convenios Colectivos o, por supuesto en el artículo 40.2 de la Constitución .

A este marco regulatorio habrá que sumar, como digo, una dosis extra de flexibilidad extra para hacer que empresa y empleado practiquen el famoso “gana-gana”. Un enfoque justo de la gestión de ausencias y vacaciones es realmente importante en esta situación compleja que vivimos. Si alguna de los dos partes percibe la sensación de injusticia o de falta de empatía, se podría generar un problema grave para unos y otros.

Cambios en la gestión de vacaciones

Ninguna empresa puede imponer a sus empleados que cojan vacaciones durante el estado de alarma. Se incumpliría la exigencia del mutuo acuerdo y la de la comunicar con dos meses de antelación. No obstante, lo que sí hemos visto en los últimos meses -parece ser que seguiremos en la misma línea durante todo 2021- es que empresas y empleados han alcanzado acuerdos específicos. De esta manera, se ha evitado, en muchos casos, tener que recurrir a los famosos ERTE que suponen una merma considerable en los ingresos de los empleados. También implican la pérdida de días de vacaciones. O sea que, la empresa no puede obligar a nadie a disfrutar de sus vacaciones en un período concreto. Pero sí puede sugerir a sus empleados -insisto, bajo el paraguas del win to win- que cojan algunos días de vacaciones en fechas concretas.

Un software de gestión de ausenciaste ayudará a gestionar estos cambios, simplificará el ajuste de las plantillas para que no se produzcan vacíos en ningún equipo y recalculará los días de vacaciones pendientes de cada empleado. Esta automatización de las tareas relacionadas con la gestión de ausencias facilitará, además de una visión completa y, en tiempo real, sobre el estado de situación de cada empleado. También, sobre el estado de situación de cada área o departamento. Cezanne HR, además, facilita el envío de las solicitudes de ausencia, ya sea por vacaciones o por cualquier otro motivo, y la aprobación o el rechazo de las solicitudes por parte de los responsables correspondientes. Con el incremento de las solicitudes este año, el software de gestión de ausencias implica, no solo una mayor agilidad y eficiencia, sino un ahorro de tiempo incalculable.

Mantener la equidad

Equilibrar las solicitudes de ausencia de todos los miembros del equipo y ser justo será más importante que nunca en 2021. RR.HH. deberá trabajar con los managers para comprender cómo han vivido los empleados este último año: algunas personas pueden haber estado ausentes durante mucho tiempo, ya sea por enfermedad, por duelo o por vacaciones. Otros pueden que hayan tenido que trabajar horas extras y quizás no hayan podido disfrutar de todas las vacaciones que les correspondan. RRHH deberá ayudar a los jefes de equipo a gestionar cualquier solicitud de ausencia que sea conflictiva en un entorno tan delicado. Es la manera de asegurar de que todos cuenten con el apoyo que necesitan y así disfrutar del tiempo de descanso óptimo.

El primer paso para mantener la imparcialidad con las solicitudes es tener disponibles todos los datos relacionados con las ausencias. Un software de gestión de ausencias simplifica a RRHH la tarea de configurar y diseñar informes de ausencia y compartirlos con la empresa cuando sea necesario. Por lo tanto, si surgiera una disputa entre dos empleados que solicitan un permiso al mismo tiempo, el software de gestión de ausencias proporcionará toda la información necesaria para resolver el conflicto. Los calendarios de ausencias que incluyen Cezanne HR facilitan, además, la visualización completa de las ausencias de todos los equipos. Al utilizar diferentes filtros para comparar las fechas, por ejemplo, agiliza y simplifica el proceso.

Tener en cuenta el próximo invierno

Lo cierto es que vivimos en un entorno más VUCA que nunca. Incierto, vulnerable, cambiante, … No sabemos aún qué nivel de restricciones viviremos en este 2021 recién estrenado. Pero, a juzgar por lo que hemos visto hasta ahora, hay que estar preparados para lo que venga. En este sentido, y con tanta incertidumbre respecto al COVID-19 o a la esperanzadora vacuna, a los confinamientos por zonas sanitarias, los toques de queda y demás limitaciones, lo cierto es que las empresas deben tener en cuenta muchas cosas respecto a la gestión de sus empleados. En el contexto de las ausencias y vacaciones, también. Obviamente, no es una excepción por lo que se deberán planificar con tiempo, pero también con suficiente flexibilidad, los períodos en los que los empleados podrán disponer de sus vacaciones anuales.

Los responsables de RR.HH. y los managers y jefes de equipo pueden adoptar un enfoque proactivo para promover el bienestar de los empleados, animándoles a solicitar sus vacaciones y hacer todo lo posible para aprobarlas, también con celeridad. Las empresas deberán ser justas, como decía antes. Pero, parte de esa equidad podría ser que el empleador asumiera el descenso de la productividad -siempre que la organización sea capaz de asumir esa circunstancia- durante la temporada alta de las vacaciones. Eso permitiría que mucha gente pudiera descansar al mismo tiempo.

Recompensar las horas extras con tiempo libre (TOIL)

Si tu organización ya ofrece tiempo libre para recompensar las horas extras (TOIL), mi pregunta es ¿te resulta fácil de gestionar? Y si esto no forma parte aún de la cultura corporativa, ¿es algo que los líderes de tu empresa podrían considerar -aunque sea temporalmente- para reconocer a los empleados que han dedicado al trabajo muchas horas durante el último año?

Un software de gestión de ausencias elimina el papeleo y la complicación de la gestión de TOIL. Los empleados pueden registrar fácilmente las horas a compensar en el sistema y luego solicitar la devolución del tiempo cuando sea necesario. Cezanne HR ayuda también a los empleados a que no pierdan los días libres que tienen a punto de vencer. En cualquier caso, para saber más sobre cómo Cezanne HR puede ayudarte con la gestión de ausencias, consulta

Para obtener más información sobre cómo Cezanne HR puede ayudar al área de RRHH con la gestión de ausencias, contacta con nosotros.

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