Ausencia laboral: investigar los motivos más allá del COVID-19

Como sabes, una de las tareas más difíciles de abordar en el entorno de la gestión de personas, son los motivos de ausencia laboral. Hoy, la enfermedad por COVID es el motivo principal por el que la gente se ausenta del trabajo. Ya sea directa -positivo en coronavirus- o indirectamente – contacto con positivo, o cuidado de niños en edad escolar o familiares enfermos- lo cierto es que las bajas por estas razones han aumentado de forma considerable en los últimos meses. Pero, es importante investigar los motivos de la ausencia laboral, más allá del COVID-19.

Sin duda, es más importante que nunca, no añadir más estrés a una situación, de por sí compleja. En este sentido, la gestión óptima de la ausencia laboral es una de las principales bazas de la organización. Primero, para proporcionar al empleado el soporte “logístico” y profesional que necesita.

Y, segundo, para compensar las ausencias, reubicando los recursos en aquellas áreas donde más se necesiten. Es decir, evitar que se generen “vacíos” en los equipos que afecten al trabajo que se realicen o impacten sobre la satisfacción de los clientes. Esto se traduciría en:

• disminución del rendimiento
• descenso de la productividad
• niveles más bajos de competitividad …

Diferentes motivos de ausencias

La COVID-19 triplica en España las bajas laborales en un año, hasta 3M. Pero, siento decirte, que la COVID no es el único motivo por el que la gente se ausenta del trabajo. Sin ir más lejos, hace unas semanas fue el temporal de nieve que dejó prácticamente KO a algunas de las grandes ciudades españolas. Muchos empleados tuvieron que quedarse en casa porque no se podía circular por carreteras. Por lo tanto, no pudieron desplazarse a sus lugares de trabajo.

Y, ¡ojo! que a estas situaciones extraordinarias hay que sumar otros motivos más ordinarios . Ya sabes: vacaciones, gestiones administrativas, días libres que compensan las horas extras, la picaresca, etc. Por eso, creo que vale la pena dedicar unos minutos a explicar por qué es tan importante gestionar la ausencia laboral. Y determinar qué impacto positivo puede tener esta gestión eficiente sobre el negocio.

Gestión estratégica de la ausencia laboral

No solo hay que tener en cuenta los temas administrativos y burocráticos. Ya sabes:  proporcionar a todos la información precisa sobre los días libres pendientes de disfrutar. Detrás de esta gestión óptima de las ausencias laborales encontramos también una visión más estratégica. Una perspectiva que tiene que ver, como decía antes, por ejemplo, con la reestructuración de los equipos para redistribuir las cargas de trabajo, asegurando, en todo momento, la cobertura correcta del negocio .

Aprobar las solicitudes de ausencias, gestionar las bajas por enfermedad o evitar errores en la nómina, son elementos críticos, desde luego. Pero, en el apartado de la estrategia, hay que tener en cuenta, por ejemplo, la identificación de tendencias que ayuda a las organizaciones a descubrir situaciones de riesgo que podrían indicar, además, otro tipo de problemas internos relacionados con el personal.

En este sentido, la gestión eficiente de la ausencia laboral pasa, sí o sí, por la utilización de tecnología óptima. No solo para automatizar procesos. También, para obtener información precisa con la que apoyar la toma de decisiones inteligentes. O, lo que es lo mismo, un software de RRHH que incluye un módulo de gestión de ausencias.  El software ayudará a:

• identificar los principales motivos que originan la ausencia laboral
• qué efectos tiene o podría tener sobre el equipo y, en por tanto, sobre el negocio
• qué medidas correctivas se pueden tomar para neutralizar sus consecuencias
• reducir el nivel de ausencias

Lo primero: saber qué causa la ausencia laboral

Seguro que a ti se te ocurre muchos más, pero, para empezar, aquí tienes algunos motivos:

Enfermedad

La primera causa de ausencia laboral es la enfermedad. Hablamos de las personas no van a trabajar porque tienen un problema de salud. Problema que puede ser -eso sí- más o menos grave. En los tiempos que corren, la COVID-19 se ha convertido en un quebradero de cabeza. También para la gestión de RRHH.

En todo caso, cuando nos enfrentamos a una ausencia por enfermedad, hay que tratar de entender qué pasa. Por supuesto, sin invadir la intimidad de las personas, de qué enfermedad se trata o cuál es su alcance. Todo ello, permitirá, primero establecer el protocolo adecuado, si es COVID. Y si no es coronavirus, tener más información sobre la posible enfermedad. Con ello RRHH podrá determinar, por un lado, si la inestabilidad que puede mostrar un empleado en el trabajo tiene que ver o no, con un malestar provocado por sus problemas de salud. Y, por otro, ver si ese malestar tiene que ver más, con un ambiente laboral inadecuado.

Por ejemplo, una persona que se ausenta al más mínimo indicio de resfriado podría estar tratando de aprovechar la oportunidad para no ir a trabajar. Encontrarse mal podría ser solo una excusa. Este es el caso típico de ausencia de corta duración. En muchas ocasiones se trata, como digo, de una excusa para disfrutar de un día de descanso extra sin gastar días de vacaciones. Y sin tener que declarar abiertamente que lo que quiere es tomarse 24 horas de relax y desconectar del trabajo. O, podría ser un indicativo sobre el estado anímico del empleado: falta de compromiso, falta de motivación, falta de integración en el equipo, etc.

Cuidado de terceros

Por otro lado, cada vez son más frecuentas las ausencias relacionadas con la atención de personas a cargo. Es decir, con los recortes actuales en políticas de bienestar social muchos empleados caen en la dinámica de mentir en su trabajo. Quizá porque necesitan algún tiempo extra para cuidar de familiares dependientes, ya sean niños o ancianos, que no pueden valerse por sí mismos.

Es más común de lo que pensamos recurrir a la mentira para abordar estas situaciones. Piensa, por ejemplo, en los trabajadores que tienen niños en edad escolar y que aún son pequeños para quedarse solos. Si se ponen malos, o son los abuelos los que se encargan, o la niñera. Y, si ambas opciones fallan o son inviables, son los padres los que deben ausentarse del trabajo para hacerse cargo. Lo mismo sucede en el caso de los padres o cualquier otro pariente mayor, que comienzan a ser más dependientes. Necesitan que alguien les acompañe para una visita médica, para la limpieza de la casa o para hacer la compra.

La COVID ha acentuado esta necesidad de tener que cuidar de enfermos o niños pequeños. La buena noticia es que las empresas, por regla general, han flexibilizado sus políticas de “acompañamiento”. Por eso, ya no es necesario mentir cuando alguien precisa de algunas horas, o algún día libre para quedarse al cuidado de un familiar. Ahora bien, que se hayan establecido modelos más flexibles, implica también, que se necesiten herramientas con funcionalidades específicas que permitan dar soporte a esa flexibilidad. Es decir, un software de RRHH que automatice los procesos asociados con la gestión de la ausencia laboral. Pero también, que lleve un control óptimo sobre todo lo relacionado con esas ausencias.

Síndrome del lunes

Otra de las causas de ausencia laboral -muy comunes, por cierto- que se pueden enumerar es lo que se conoce como el “Síndrome del Lunes”. Hablamos de las ausencias de quienes pasaron un fin de semana divertido o una noche de fiesta. Al día siguiente, tienen que recuperarse de la resaca, del cansancio, de no dormir… Es cierto que las medidas de distanciamiento social, las restricciones y los toques de queda han hecho inviable alargar las noches de diversión. Pero, el síndrome del lunes no solo ataca a los trasnochadores. Es un síndrome silencioso muy relacionado, por ejemplo, también, con la estacionalidad. La oscuridad y el frío del invierno afecta al ritmo de trabajo de algunas personas. O la astenia primaveral. O el efecto post-vacacional en verano. Todo ello hace que, muchas veces tengamos la tentación de “huir” del trabajo, sin razón aparente.

Está claro que todos tenemos derecho a disfrutar de nuestras vacaciones y de los días libres como queramos. También está claro que ninguno de nosotros estamos exentos de padecer alguno de estos «trastornos» estacionales que afectan a nuestro estado de ánimo. Sin embargo, estas pequeñas “escapadas” se encuentran en un gran problema cuando de ser un hecho aislado y se encuentran en la norma.

De hecho, está comprobado que los lunes son los días en los que más gente se ausenta. Es difícil encontrar el ánimo y la motivación necesaria para volver el lunes al trabajo después de una semana laboral estresante. Más ahora que hay que sumar otras situaciones personales, igualmente estresantes.

Problemas en el trabajo

El último motivo y quizá el más importante para tener en cuenta en Recursos Humanos, es el de la falta de motivación. Es clave porque detrás de multitud de excusas banales, se puede esconder realmente un problema laboral serio:

• Conflictos con otros compañeros del equipo o con sus Directivos
• Evaluación del desempeño deficiente que le ha hecho perder la motivación y el entusiasmo,
• Falta de las habilidades o los conocimientos necesarios etc .

Todas estas situaciones claramente merman el ánimo y el compromiso de los empleados. Cada vez encontrarán menos motivos para trabajar y más razones para tomarse un tiempo extra fuera o dentro de la oficina.

Definitivamente no es fácil identificar todas estas dinámicas, pero es importante trabajar en ello. Un software para la gestión de ausencias será, sin duda, el mejor aliado posible. También puedes descargar esta guía sobre cómo resolver los 5 grandes desafíos en la gestión de ausencias .